ANÁLISIS DEL DOCUMENTO DE RECOMENDACIONES DEL SEPBLAC, SOBRE MEDIDAS DE CONTROL INTERNO (V)
Con fecha 4 de abril de 2013, el
SEPBLAC publicó un documento de recomendaciones sobre medidas de control
interno PBC/FT que había confeccionado en base a la experiencia acumulada
durante años procedente de su labor de supervisión, de la evaluación de los procedimientos
de prevención remitidos al Servicio Ejecutivo por los sujetos obligados, y del
análisis de las comunicaciones sospechosas recibidas. Este documento tiene por
objeto facilitar a los sujetos obligados el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el artículo 26 de la
Ley 10/2010.
En esa fecha el documento se
remitió con un oficio del Director del SEPBLAC a un grupo importante de sujetos
obligados, fundamentalmente bancos, cajas de ahorros y cooperativas de crédito,
es decir, entidades que tienen
autorización del Banco de España para captar recursos del público.
A estos concretos sujetos
obligados, el Director del Servicio Ejecutivo les hacía también algunos
requerimientos que habían de ser cumplimentados en una fecha determinada.
Tras esta primera difusión, el Servicio Ejecutivo ha decidido dar a
conocer este documento al resto de los
sujetos obligados, y antes de publicarlo
en la página Web del SEPBLAC lo está haciendo llegar a distintas Asociaciones
profesionales.
Este documento sobre medidas de
control interno de PBC/FT, tendrá validez para todos los sujetos obligados, y
no sólo para los que lo hayan recibido directamente del Servicio Ejecutivo.
Todos los sujetos obligados
deberán atender las recomendaciones del
mismo, aunque sólo deberán cumplir con los requerimientos que posteriormente indicaré, aquellos sujetos
obligados que sí recibieron de forma directa este documento.
Existen, por tanto, dos grupos de
sujetos obligados en relación con este documento:
- Los que recibieron directamente del SEPBLAC el documento y los requerimientos que le acompañaban mediante dos oficios con Registro de Salida.
- El resto de sujetos obligados que no han recibido directamente del SEPBLAC este documento.
A los primeros, los identificaré como
GRUPO A. Éstos han de cumplir en una
fecha determinada, con el documento de recomendaciones y con los requerimientos
que lo acompañaban.
A los segundos los identificaré como
GRUPO B. Éstos no tienen que
cumplir los requerimientos del SEPBLAC, pero
deberán adaptar su sistema de control interno a las recomendaciones del
documento, puesto que serán evaluados y supervisados con los criterios que
aparecen en el mismo.
OBLIGACIONES COMUNES AL GRUPO A Y AL GRUPO B
Realizar un análisis de la situación en que se encuentran sus
sistemas y procedimientos en materia de PBC/FT, en relación con todos los
principios generales y recomendaciones sobre medidas de control interno que se
incluyen en el documento.
El GRUPO A, deberá hacer este análisis de situación antes del 31 de
mayo de 2013, aunque previsiblemente el plazo quedará ampliado hasta el 1 de septiembre de 2013.
El GRUPO B, deberá ir efectuando el análisis de situación de forma
ordenada, que quedar así justificado ante
el SEPBLAC en caso necesario.
OBLIGACIONES QUE SÓLO HAN SIDO IMPUESTAS HASTA EL MOMENTO AL GRUPO A
- Informe de análisis de distancia al estándar. Este informe ha de remitirse al SEPBLAC
- Ficha de Autoevaluación del sistema de PBC/FT. La ficha ha de remitirse al SEPBLAC
- Base de datos de operaciones de examen especial, que deberá estar creada para el 1 de septiembre de 2013, si se amplía el plazo como previsiblemente se espera.
- Primer informe-resumen del contenido de la base de datos para el primer semestre de 2013. La fecha para este informe será también el 1 de septiembre de 2013, como consecuencia lógica de la ampliación del plazo de los requerimientos.
La base de datos, y el
informe-resumen de su contenido de cada semestre, estarán en todo momento a
disposición del SEPBLAC
PLAN DE TRABAJO PARA EL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES
La obligación común:
Para poder cumplir de forma
práctica con la obligación común que tienen todos los sujetos obligados de realizar
un análisis de la situación en que se encuentran sus sistemas y procedimientos
en materia de PBC/FT, en relación con todos los principios generales y
recomendaciones sobre medidas de control interno que se incluyen en el
documento de recomendaciones del SEPBLAC, han de establecer varios procesos:
- Construcción del modelo estándar
- Informe en el que se describa y evalúe la exposición al riesgo de BC/FT, en relación con la actividad desarrollada por el sujeto obligado. Este informe deberá quedar a disposición del SEPBLAC
- Comparación con el modelo estándar
- Plan de ajuste al estándar
En los temas anteriores he
ofrecido un adelanto sobre el interés operativo que tienen, tanto la
construcción del modelo estándar, como la comparación con el modelo estándar.
En los siguientes temas desarrollaremos de forma práctica los distintos procesos.
Las obligaciones específicas del GRUPO A
INFORME DE ANÁLISIS DE DISTANCIA AL ESTÁNDAR
Este informe lo han de realizar
obligatoriamente los sujetos obligados pertenecientes al GRUPO A.
Según el SEPBLAC, es una forma de
garantizar la aplicación efectiva de las recomendaciones contenidas en el
documento sobre medidas de control interno de PBC/FT, una vez hayan efectuado
el análisis de situación.
Aunque este informe no sea obligatorio
para los sujetos obligados del GRUPO B,
aconsejo que éstos también lo confeccionen en la fase de comparación con
el modelo estándar, puesto que es un buen documento de trabajo para la autoevaluación.
No olvidemos que el documento de recomendaciones obliga a todos los sujetos a un proceso
continuo de acercamiento al modelo estándar.
El objetivo de este informe es
presentar en un documento, la distancia que existe en la fecha en que se
confeccione, entre el modelo estándar que cada sujeto obligado ha tenido que
construir previamente para evaluar su exposición al riesgo de BC/FT, y la
situación real en la que se encuentran sus sistemas y procedimientos.
FICHA DE AUTOEVALUACIÓN DEL SISTEMA DE PBC/FT
Esta ficha constituye un anexo a
las conclusiones del informe de análisis de distancia al estándar, que los
sujetos obligados del GRUPO A deberán remitir al SEPBLAC junto con el informe.
Es un documento que estandariza
las valoraciones de los distintos apartados que debe contener el informe de
análisis de distancia al estándar, en cuatro grandes Grupos de materias:
- Gobernanza
- Diligencia Debida
- Detección, Análisis y Comunicación
- Revisiones
Esta estandarización de
valoraciones se realiza mediante los tres colores de un semáforo:
- Verde, cuando el cumplimiento es satisfactorio y no hay necesidad de medidas adicionales significativas.
- Amarillo, cuando existe un grado de avance sustantivo en el proceso de implantación de las medidas tomadas en el Plan de ajuste al estándar.
- Rojo, cuando resulta necesaria la implantación de mejoras relevantes.
La Ficha de Autoevaluación
constituye un buen barómetro para el Organismo Supervisor, puesto que así
conoce con un golpe de vista los aspectos del sistema de prevención del
blanqueo de capitales y financiación del terrorismo que más le interesan. Por ello, los sujetos obligados del GRUPO A han de utilizar el esquema del
SEPBLAC para llenar de contenido cada uno de los apartados de la Ficha.
Tanto la Ficha de Autoevaluación,
como el esquema que facilita la cumplimentación de los apartados y sub-apartados
de la misma, aunque no aparecen como anexo en el documento de recomendaciones
del SEPBLAC, pueden servir también de ayuda a los sujetos obligados del GRUPO
B, en su trabajo de revisión de su sistema de prevención del blanqueo de
capitales y financiación del terrorismo, por lo que se incluyen en este
documento para conocimiento general.
BASE DE DATOS DE OPERACIONES DE EXAMEN ESPECIAL
Esta base de datos se configura
como una herramienta de gestión y de información para los sujetos obligados, que deberá estar permanentemente actualizada y
a disposición del SEPBLAC, por lo que le ha de ser remitida cuando éste la
requiera.
Tiene por objeto el adecuado registro
de aquellas operaciones sobre las que cada sujeto obligado haga un análisis
especial. Contendrá, por tanto, todas aquellas operaciones que hayan sido
analizadas de forma especial, conforme se establece en el Artículo 17 de la Ley
10/2010, hayan sido comunicadas o no
al SEPBLAC en base al Artículo 18.
Para cada una de las operaciones,
se registrarán los elementos básicos de la misma (clase de operación, importe,
fecha de establecimiento de la relación con el cliente, nacionalidad del mismo,
sector de actividad, origen y/o destino de los fondos, elementos de riesgo que
haya hecho saltar la alarma, etc.), incluyendo en la propia base de datos la
explicación motivada de las razones que hayan justificado la decisión tomada
respecto (comunicación al SEPBLAC, seguimiento, o archivo).
Cuando la base de datos tenga que
ser remitida al SEPBLAC, deberá enviarse
con el contenido y formato determinados
por el Servicio Ejecutivo, para lo que éste ha creado una ficha al efecto con
los campos, su descripción, y las observaciones necesarias para cada uno de
ellos. La remisión ha de hacerse mediante
un fichero Access.
Esta base de datos deberán
crearla todos los sujetos obligados, porque así se establece en el apartado
3.9.l del documento de recomendaciones del SEPBLAC, pero los tiempos que
obligan a su implantación son diferentes para los sujetos obligados del GRUPO
A, y para los sujetos obligados del GRUPO B. Para los primeros deberá estar
creada para el 1 de septiembre de 2013, si se amplía el plazo de los requerimientos
como parece que sucederá.
Los sujetos obligados del GRUPO
A, deberán elaborar un informe resumen de periodicidad semestral, que han de
presentar a su Dirección General, sobre la información contenida en la base de
datos, en el que han de tenerse en cuenta cuestiones tales como las distintas
tipologías de operativa, con los indicios, nacionalidades de los
intervinientes, países de procedencia y destino de los fondos, zonas
geográficas, posibles debilidades del sistema de prevención que se hayan puesto
de manifiesto en los análisis y medidas adoptadas al respecto, etc.
Fabián Zambrano Viedma
Responsable del Servicio de Información de los Sujetos
Obligados
ANEXOS:
- Documento de recomendaciones sobre las medidas de control interno de PBC/FT
- Ficha de autoevaluación del sistema de prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo
- Temas a considerar a la hora de cumplimentar la ficha de autoevaluación del sistema de prevención de BC/FT
- Contenido y formato de los campos de la Base de datos de operaciones objeto de examen especial (art. 17 de la Ley 10/2010)