Blog del SISO

Le doy la bienvenida al Blog del SISO, editado por el SERVICIO DE INFORMACIÓN DE LOS SUJETOS OBLIGADOS de ASNEF


Fabián Zambrano Viedma
Responsable del Servicio

C/ Velázquez, 64-66, 2ª planta
28001 Madrid
e-mail: asnef@asnef.com
Teléfono: 91.781.44.00
Fax: 91.431.46.48

viernes, 29 de octubre de 2010

EL ÓRGANO DE CONTROL INTERNO Y EL REPRESENTANTE ANTE EL SEPBLAC (I)




NOTA INTRODUCTORIA:


Las ideas expresadas en este artículo y en los siguientes que tratarán del “Órgano de Control Interno y del Representante ante el SEPBLAC”, pretenden definir un Modelo operativo para el cumplimiento de la normativa española de prevención del blanqueo de capitales, en base a lo establecido en la Ley 10/2010.

Los Modelos son simples ejercicios teóricos que, para que funcionen, deben ser adaptados a la propia realidad, pero también es cierto que pueden ayudarnos a estructurar de una forma eficiente el problema que pretendemos resolver.

Cualquier adaptación de un modelo debe hacerse, en lo posible, con asesoramiento especializado, que ayude a acoplar las piezas útiles y a eliminar las innecesarias.



EL ÓRGANO DE CONTROL INTERNO Y EL REPRESENTANTE ANTE EL SEPBLAC (I)


“2. Los sujetos obligados designarán como representante ante el Servicio Ejecutivo de la Comisión a una persona que ejerza cargo de administración o dirección de la sociedad. En el caso de empresarios o profesionales individuales será representante ante el Servicio Ejecutivo de la Comisión el titular de la actividad. Con las excepciones que se determinen reglamentariamente, la propuesta de nombramiento del representante, acompañada de una descripción detallada de su trayectoria profesional, será comunicada al Servicio Ejecutivo de la Comisión que, de forma razonada, podrá formular reparos u observaciones. El representante ante el Servicio Ejecutivo de la Comisión será responsable del cumplimiento de las obligaciones de información establecidas en la presente Ley, para lo que tendrá acceso sin limitación alguna a cualquier información obrante en el sujeto obligado.

Los sujetos obligados establecerán un órgano adecuado de control interno responsable de la aplicación de las políticas y procedimientos a que se refiere el apartado 1. El órgano de control interno, que contará, en su caso, con representación de las distintas áreas de negocio del sujeto obligado, se reunirá, levantando acta expresa de los acuerdos adoptados, con la periodicidad que se determine en el procedimiento de control interno. Reglamentariamente se podrán determinar las categorías de sujetos obligados para las que no resulte preceptiva la constitución de un órgano de control interno, siendo las funciones de éste ejercidas en tales supuestos por el representante ante el Servicio Ejecutivo de la Comisión.

Para el ejercicio de sus funciones el representante ante el Servicio Ejecutivo de la Comisión y el órgano de control interno deberán contar con los recursos materiales, humanos y técnicos necesarios. Reglamentariamente se determinará para determinadas categorías de sujetos obligados la exigencia de constitución de unidades técnicas para el tratamiento y análisis de la información.

Los órganos de prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo operarán, en todo caso, con separación funcional del departamento o unidad de auditoría interna del sujeto obligado.”

(Art. 26.2 de la Ley 10/2010)



NUEVA ESTRUCTURA OPERATIVA


La nueva Ley determina, como norma general, el que los Sujetos Obligados establezcan la siguiente estructura operativa para la prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo:

  1. Un órgano adecuado de control interno (OCI), responsable de la aplicación de las políticas y procedimientos en materia de diligencia debida, información, conservación de documentos, control interno, evaluación y gestión de riesgos, garantía del cumplimiento de las disposiciones pertinentes y comunicación, con objeto de prevenir e impedir operaciones relacionadas con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo. Igualmente el OCI será responsable del cumplimiento de la política expresa de admisión de clientes.
  2. Un representante ante el SEPBLAC, que será el responsable del cumplimiento de las obligaciones de información establecidas en la Ley, a saber: examen especial, comunicación por indicio, abstención de ejecución, comunicación sistemática y colaboración.

Sólo existen tres excepciones a esta norma general:

  • Empresarios o profesionales individuales: En estos supuestos, el titular de la actividad será el representante ante el SEPBLAC y al mismo tiempo el responsable de las políticas y procedimientos exigidos por la nueva Ley.
  • Las categorías de sujetos obligados a los que reglamentariamente se les exonere de la obligación de constituir un órgano de control interno: En estos supuestos, las funciones del órgano de control interno serán ejercidas por el Representante ante el SEPBLAC.
  • Las profesiones colegiadas sujetas a la presente Ley, para las que se acuerde la constitución de órganos centralizados de prevención (OCP): Estos sujetos obligados se regirán por un procedimiento específico, según se indica en el artículo 27.

 
FUNCIONAMIENTO DE LA NUEVA ESTRUCTURA OPERATIVA EN LA NORMA GENERAL


Para operar en la forma especificada en el Art. 26 de la Ley, los sujetos obligados sometidos a la norma general, entre los que están las entidades financieras, han de planificar una nueva estructura de “compliance AML” en la que deberá estar involucrada toda la empresa.


Esta estructura global deberá estar dotada de:

  • una normativa (PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA)
  • un equipo de control que impulse el cumplimiento de la normativa (PLANIFICACIÓN TÁCTICA)
  • contar con los recursos humanos y materiales necesarios. (PLANIFICACIÓN LOGÍSTICA)

INTRODUCCIÓN A LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA:


El funcionamiento de la nueva estructura ha de basarse en un documento estratégico que la Ley denomina: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, que deberá tener el siguiente contenido:

  • Políticas y procedimientos adecuados en materia de diligencia debida, información, conservación de documentos, control interno, evaluación y gestión de riesgos, garantía del cumplimiento de las disposiciones pertinentes y comunicación.
  • Política expresa de admisión de clientes.

Responsable de la Planificación Estratégica:


El responsable de la aprobación por escrito y de la aplicación del MANUAL DE PROCEDIMIENTOS será cada Sujeto obligado, o lo que es lo mismo, él o los máximos responsables directivos de cada Sujeto Obligado.


Delegación en la práctica de la Planificación Estratégica:


Aunque, según la Ley, la confección del MANUAL DE PROCEDIMIENTOS es responsabilidad de cada Sujeto Obligado, en la práctica los máximos responsables directivos de cada Sujeto Obligado delegarán esta función, y lo harán en el Órgano de Control Interno (OCI), por la siguiente razón:

Si el Órgano de Control Interno (OCI) es directamente responsable de la aplicación de las políticas y procedimientos de prevención del blanqueo (es decir, es el responsable de la Planificación Táctica), se deduce que cumpliría mucho más eficientemente su cometido táctico si se le responsabilizara también de la Planificación Estratégica, por delegación de la Alta Dirección.



INTRODUCCIÓN A LA PLANIFICACIÓN TÁCTICA:


El Órgano de Control Interno (OCI), es, según el Art. 26 de la Ley 10/2010, el responsable de la aplicación de las siguientes políticas y procedimientos, con las excepciones que se determinen reglamentariamente:

  • Aplicación de las políticas y procedimientos en materia de diligencia debida AML.
  • Aplicación de las políticas de información AML.
  • Aplicación de las políticas de conservación de documentos AML
  • Aplicación de las políticas de control interno en la materia de prevención AML
  • Aplicación de las políticas de evaluación y gestión de riesgos AML
  • Aplicación de las políticas que garanticen el cumplimiento de las disposiciones de la normativa AML y las de comunicación del Capítulo III de la Ley 10/2010.
  • Aplicación de las políticas de comunicación (difusión) del Manual de Procedimiento, internamente y a las sucursales y filiares con participación mayoritaria situadas en terceros países.

 
INTRODUCCIÓN A LA PLANIFICACIÓN LOGÍSTICA:


La PLANIFICACIÓN LOGÍSTICA es responsabilidad directa de la Alta Dirección, aunque por las razones prácticas indicadas anteriormente en el caso de la planificación estratégica, considero que aquella debería delegarse también en el OCI.

Entenderemos por LOGÍSTICA los medios humanos y tecnológicos que va a requerir la estructura de prevención del blanqueo y de financiación del terrorismo exigida por la nueva Ley, a saber:

  • RECURSOS HUMANOS:
    • Todo el personal que trabaje en los Departamentos que estén afectados por el Manual de Procedimientos de prevención del blanqueo.
    • Todo el personal que trabaje en el Departamento de prevención del blanqueo.

Departamentos afectados por el Manual de Procedimientos:


Dentro de cada Área de Negocio afectada por el Manual de Procedimientos, el equipo humano de prevención del blanqueo será el mismo que integra esa Área en su vertiente productiva. De ahí la obligación de su formación general y específica en esta materia.


El Director de cada Área de Negocio afectada, por deducción lógica, será también en su Área, el máximo responsable del cumplimiento de la normativa de prevención del blanqueo, y debería ser, por tanto, el Representante de su Área en el OCI. (Miembro titular en el OCI).

Con todo, en las entidades complejas el Director del Área se podría apoyar en un subordinado de su Área, especializado en “compliance AML”, que sería el delegado del primero en el Órgano de Control Interno (OCI). (Miembro delegado en el OCI)


Departamento de Prevención AML:


El Equipo humano del Departamento de prevención del blanqueo, donde lo haya (y que se denomina Unidad Técnica para el Tratamiento y Análisis de la Información), estará bajo el control de su Director, que es también el Representante ante el SEPBLAC.


  • RECURSOS MATERIALES
    • Medios materiales y técnicos necesarios para el cumplimiento de la Ley en cada Área de negocio afectada por el Manual de Procedimientos, más (+)
    • Medios materiales y técnicos necesarios para el cumplimiento de las obligaciones de Información del Departamento de Prevención del Blanqueo, más (+)
    • Medios materiales y técnicos para asegurar el control, por el Órgano de Control Interno, de la estructura de prevención del blanqueo de las distintas Áreas de negocio.


Consideraciones finales a esta introducción:


Tal como he indicado y por razones prácticas, el Órgano de Control Interno, responsable de la Planificación Táctica, debería ser también el Responsable de las planificaciones Estratégica y Lógística, por delegación de la Alta Dirección.

El Órgano de Control Interno (OCI), debería estar compuesto por los Directores Generales de las distintas áreas de negocio afectadas por el Manual de Procedimientos.

En las entidades con un cierto grado de complejidad, el OCI Titular estaría apoyado por un Equipo de Trabajo transversal (OCI Delegado), que estaría constituido por los profesionales de cada Área a los que su Director General les hubiera delegado esta responsabilidad.

Este Equipo Delegado, sería el encargado de preparar los borradores de los documentos relativos a la PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA, TÁCTICA y LOGÍSTICA en materia de prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo, que serán aprobados posteriormente por el OCI Titular y elevados por éste a la Alta Dirección bajo la forma resumida de Manual de Procedimientos.

En la elaboración de los borradores indicados ha de colaborar necesariamente el Responsable ante el SEPBLAC, que presidiría el OCI Delegado.

El Responsable ante el SEPBLAC sería Miembro de pleno derecho del OCI Titular, que estaría presidido por el Miembro que ostente el cargo más relevante dentro del organigrama de la empresa.

Como trataré de justificar en las publicaciones que seguirán a ésta, considero que la estructura de “compliance” dentro de la empresa debe simplificarse para que resulte efectiva. No debería delegarse en otras estructuras preexistentes, como por ejemplo la jurídica, porque entonces desviaremos la actividad jurídica de sus funciones de asesoramiento legal, y la convertiremos en un filtro ralentizador de la actividad productiva, por razones de simple supervivencia de los que asumen esta responsabiliad. Tampoco soy partidario de crear estructuras de “compliance” internas para cada nueva normativa que aparezca, a excepción de las que sean obligatorias legalmente (vg.: el responsable ante el SEPBLAC), porque las mismas distorsionan la estructura operativa básica de producción y comercialización, y son percibidas por ésta como elementos perturbadores de la productividad.

La estructura de “compliance” debe imbuirse directamente en la estructura productiva y comercial, sin intermediación alguna, y sus “reglas de funcionamiento” pasarán entonces a formar parte de las reglas normales de producción y comercialización.

Bajo mi criterio, la estructura OCI que propongo para la prevención del blanqueo de capitales, sería la estructura ideal para el control interno de toda la normativa de “compliance”, entre la que se encuentra la prevención del blanqueo de capitales.

Cuando el cumplimiento lo asume directamente quien debe llevarlo a la práctica en su actividad operativa, se convierte de forma natural en regla propia de producción y comercialización y deja de percibirse como regla externa que limita la actividad.

Para que el OCI pueda cumplir perfectamente sus objetivos, sólo necesita valerse del asesoramiento interno y/o externo especializado que le ayude a comprender la norma y sus reglas de funcionamiento; será entonces cuando el propio OCI se encargue de interiorizar esa norma y convertirla en regla productiva dentro de la Organización, con la consiguiente efectividad “compliance” y reducción de costes de estructura.



Función del Departamento de Prevención del Blanqueo en esta Fase de Trabajo:


Legalmente, el Responsable ante el SEPBLAC sólo tiene la responsabilidad de las Obligaciones de Información establecidas en el Capítulo III de la Ley, y por consiguiente, tanto él, como su Departamento, no son directamente responsables, ni de la Planificación Estratégica, ni de la Planificación Táctica, ni, por supuesto, de la Planificación Logística.

Afirmado lo anterior, recuerdo lo que indiqué en otro punto de este escrito:

  1. El Representante ante el SEBLAC debe ser Miembro de pleno derecho del OCI.
  2. El Representante ante el SEPBLAC, como Miembro del OCI y especialista en la materia, debería presidir el OCI Delegado cuando se reúna para tratar sobre prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.
Al margen de esta implicación en el OCI del Representante ante el SEPBLAC, en las empresas a las que se le exija la constitución de un Órgano de Control Interno, su misión fundamental debería limitarse al cumplimiento de las obligaciones legales establecidas en el Capítulo III de la Ley 10/2010, excepto en los casos en los que no exista OCI, en los que legalmente ha de responsabilizarse también de las funciones de éste.

Bajo mi criterio, para que el Representante ante el SEPBLAC, pueda cumplir eficazmente su función legal y su función de apoyo, debería depender directamente de un Alto directivo que esté muy cercano a la Presidencia Ejecutiva o Dirección General, como por ejemplo el Secretario General de la empresa. Esta dependencia directa incrementaría su independencia operativa y ofrecería a la Alta Dirección información muy valiosa del estado de cumplimiento AML dentro de la empresa.


Fabián Zambrano Viedma
Responsable del SISO