El seguimiento continuo de la relación de negocios, constituye la
cuarta medida normal de diligencia debida, y está regulada en el Artículo 6 de
la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la
financiación del terrorismo, y dice así:
“Los sujetos obligados aplicarán medidas de seguimiento continuo a la
relación de negocios, incluido el escrutinio de las operaciones efectuadas a lo
largo de dicha relación a fin de garantizar que coincidan con el conocimiento
que tenga el sujeto obligado del cliente y de su perfil empresarial y de
riesgo, incluido el origen de los fondos y garantizar que los documentos, datos
e información de que se disponga estén actualizados.”
PLANTEAMIENTO OPERATIVO
Aunque las “medidas normales de
diligencia debida” proceden de la legislación AML, para este planteamiento
operativo partimos de la hipótesis convencionalmente aceptada, de que estos
criterios son los que van a ser utilizados
dentro de la empresa para lograr la máxima calidad de la INFORMACIÓN KYC.
Dentro de las medidas normales de
diligencia debida, el “seguimiento continuo de la relación de negocios” forma parte
de CONOCIMIENTO ACTIVO DE CLIENTE; es
decir, de cómo el cliente se comporta dentro de la empresa.
La INFORMACIÓN ACTIVA KYC la obtiene la empresa a través de la PLATAFORMA DE MONITOREO DE OPERACIONES,
que como sabemos, es una herramienta
operativa compuesta por un REPOSITORIO
CENTRALIZADO DE INFORMACIÓN ACTIVA, al que estarán conectadas diversas
aplicaciones informáticas capaces de generar alertas, para cada área o departamento que pretenda trabajar con
la INFORMACIÓN ACTIVA KYC.
A esas aplicaciones informáticas
especializadas las definimos en un
trabajo anterior como FILTROS DE CONTROL.
Cada Filtro de Control tendrá definidos sus FACTORES DE RIESGO o ESTUDIO específicos.
INFORMACIÓN KYC (PASIVA + ACTIVA):
La INFORMACIÓN KYC es el
conocimiento que la empresa tiene de sus clientes a partir de los datos
verificados que estos entregan para el establecimiento de la relación de
negocios y los que la empresa obtiene de
los propios clientes y de fuentes internas y externas, en el momento en que aparecen factores de riesgo. Y
de los datos generados durante las transacciones operacionales de estos mismos
clientes.
La calidad de la INFORMACIÓN KYC
se obtiene:
- Aplicando un programa de DUE DILIGENCE que permita la segmentación de los clientes en función de los riesgos, para lo que la empresa tiene que definir previamente una política de aceptación y control de los clientes.
- Estableciendo unos mecanismos proactivos de monitorización de operaciones, capaces de descubrir actividades sospechosas.
- Instaurando en la empresa un sistema de formación adecuado, que permita a su personal efectuar controles manuales en sus puestos de trabajo.
Aunque la FORMACIÓN resulta esencial para que los empleados puedan hacer el seguimiento
continuo de la relación de negocios, puesto que el seguimiento manual es
casi más importante que el automático, en este trabajo me centraré en la automatización tecnológica, dejando
para otro momento el tema específico de
la FORMACIÓN, que será objeto de un
monográfico posterior.
SEGUIMIENTO CONTINUO AUTOMATIZADO DE LA RELACIÓN DE NEGOCIOS
El seguimiento continuo de la
relación de negocios se puede estudiar desde la POLÍTICA GLOBAL DE ACEPTACIÓN
DE CLIENTES EN LA EMPRESA, en donde se han de tener en cuenta al mismo tiempo todos
los riesgos, o desde la POLÍTICA ESPECÍFICA DE ACEPTACIÓN DE CLIENTES para cada grupo de riesgos, ya sean éstos económicos,
de cumplimiento, o reputacionales.
En este trabajo voy a dar unas
pinceladas sobre la POLÍTICA GLOBAL, para seguidamente centrarme en la parcela de cumplimiento relativa a la prevención del blanqueo de capitales y de
la financiación del terrorismo.
LA POLÍTICA GLOBAL DE ACEPTACIÓN DE CLIENTES
La política global de aceptación y
control de los clientes ha de tener cuenta todos los riesgos de la empresa:
económicos, reputacionales, y de cumplimiento legal o administrativo.
Su concreción operativa se
realiza integrando en el sistema de control cada uno de los riesgos:
- Los de cumplimiento de determinadas obligaciones legales, como el blanqueo de capitales, la prevención del fraude, Basilea II, Banco de España, etc.
- Y los que resultan de la valoración de los intereses económicos o políticos de la propia empresa, como son el análisis de riesgos de solvencia, los derivados de los problemas de producción y ventas, o los riesgos reputacionales, entre otros.
Cualquiera que sea la política
global de aceptación de clientes, siempre resulta aconsejable trabajar con un REPOSITORIO
CENTRALIZADO DE INFORMACIÓN (ACTIVA+PASIVA), al que la empresa irá acoplando los filtros de control necesarios para cada uno
de los enfoques o parcelas de interés.
El REPOSITORIO CENTRALIZADO DE
INFORMACIÓN, en estos trabajos divulgativos
lo he dividido dos, por razones didácticas: El REPOSITORIO CENTRALIZADO DE
INFORMACIÓN PASIVA, y el REPOSITORIO CENTRALIZADO DE INFORMACIÓN ACTIVA.
Cada uno de estos dos
REPOSITORIOS CENTRALIZADOS DE INFORMACIÓN, acompañados de sus correspondientes
FILTROS DE CONTROL, darían lugar a:
- La PLATAFORMA CENTRALIZADA DE IDENTIFICACIÓN, que fue objeto de un trabajo anterior.
- La PLATAFORMA DE MONITOREO DE OPERACIONES, que será objeto especial de este trabajo.
EL REPOSITORIO CENTRALIZADO DE INFORMACIÓN
Con la centralización de la
INFORMACIÓN KYC (Conoce a tu Cliente), se evita que cada área o departamento vaya por libre, y duplique
de esta manera la información de los clientes en repositorios particulares e
inconexos.
Los dos compartimentos o botes de
información que componen el REPOSITORIO CENTRALIZADO DE INFORMACIÓN KYC,
deberán estar interconectados para que
funcionen de forma coordinada.
- El REPOSITORIO CENTRALIZADO DE INFORMACIÓN PASIVA (BOTE UNO), contendrá los datos relativos a la identificación formal, identificación del titular real y el conocimiento que tiene la empresa sobre el propósito e índole de la relación de negocios.
- El REPOSITORIO CENTRALIZADO DE INFORMACIÓN ACTIVA (BOTE DOS), contendrá los datos de las operaciones de los clientes, relacionadas con los negocios, productos y operaciones previamente contratadas.
Cada área o departamento de la
empresa operará en ambos REPOSITORIOS con sus
herramientas especializadas (FILTROS
DE CONTROL), que producirán alertas, y éstas, a su vez generarán investigaciones
especializadas que mejorarán progresivamente la INFORMACIÓN KYC.
La INFORMACIÓN PASIVA la obtiene
la empresa a través del “front office”,
que es el que está en relación directa
con los clientes,
- Verificando la identidad de los mismos para evitar el fraude en la identificación.
- Obteniendo los documentos justificativos de su solvencia.
- Obteniendo los datos sobre el propósito e índole de la relación de negocios que los clientes pretenden establecer con la empresa, vg.: solicitudes y contratos.
- Ampliando aquella información que les pueda ser solicitada por las áreas o departamentos en los que se originen alertas, para lo que contactarán con los clientes afectados.
La INFORMACIÓN ACTIVA la obtiene
la empresa a través de los movimientos transaccionales de los clientes en las
plataformas tecnológicas existentes para esta finalidad, ya estén operadas por
ellos mismos o por el “front office” de la empresa.
LA PLATAFORMA TECNOLÓGICA CENTRALIZADA DE INFORMACIÓN KYC
Entendemos como PLATAFORMA
TECNOLÓGICA CENTRALIZADA DE INFORMACIÓN KYC, al REPOSITORIO CENTRALIZADO DE
INFORMACIÓN KYC + los FILTROS DE CONTROL.
Puesto que trabajamos con dos
botes o compartimentos de información dentro del REPOSITORIO DE INFORMACIÓN
CENTRALIZADA KYC, la PLATAFORMA TECNOLÓGICA CENTRALIZADA KYC, por razones
didácticas podría ser analizada en dos
partes:
- Una PLATAFORMA CENTRALIZADA DE IDENTIFICACIÓN, que estará formada por el REPOSITORIO CENTRALIZADO DE INFORMACIÓN PASIVA + LOS FILTROS DE CONTROL PARA LA INFORMACIÓN PASIVA.
- Una PLATAFORMA DE MONITOREO DE OPERACIONES, que estará formada por el REPOSITORIO CENTRALIZADO DE INFORMACIÓN ACTIVA + LOS FILTROS DE CONTROL PARA LA INFORMACIÓN ACTIVA.
Los FILTROS DE CONTROL son
herramientas tecnológicas creadas por la empresa, o compradas en el mercado, o contratadas externamente, que permiten obtener
de forma automática determinadas alertas sobre la INFORMACIÓN KYC. Cada
tipo de alerta tendrá que ver con el
trabajo especializado de las áreas de negocio y/o los departamentos de los que
dependen los correspondientes filtros de control.
Normalmente los FILTROS DE
CONTROL trabajan de forma simultánea con ambos REPOSITORIOS, por lo que formarán
parte al mismo tiempo, de la PLATAFORMA CENTRALIZADA DE IDENTIFICACIÓN y de la
PLATAFORMA DE MONITOREO DE OPERACIONES.
EJEMPLO EXPLICATICO DEL FUNCIONAMIENTO DE LA PLATAFORMA TECNOLÓGICA
CENTRALIZADA DE INFORMACIÓN KYC
Analicemos el siguiente ejemplo,
en el que se verán afectadas simultáneamente tres áreas o departamentos, a
partir de la información cedida al REPOSITORIO KYC por el “front office” a
través de la PLATAFORMA DE CONTRATACIÓN.
Si tenemos en cuenta que la
calidad de la información de los clientes debe basarse en las medidas normales
de diligencia debida establecidas en la Ley 10/2010, el REPOSITORIO
CENTRALIZADO DE INFORMACIÓN deberá estar
dotado de un primer filtro de control, que tiene que ver con la seguridad de la
identificación formal, y que será manual y/o tecnológico.
Tras la identificación formal el SISTEMA
pasará el filtro de sanciones, imprescindible para poder
operar con los clientes.
Estos dos filtros preliminares permitirán
la entrada de la información de clientes al REPOSITORIO CENTRALIZADO DE
INFORMACIÓN PASIVA, donde de forma automática
será tratada con los siguientes
FILTROS DE CONTROL especializados:
- El filtro del departamento de análisis de riesgos económicos, que es un programa de “scoring”, y que será el que determine si la operación está conforme con los riesgos económicos que está dispuesta a asumir la empresa, en relación con el propósito e índole de la relación de negocios que quiere establecer el cliente.
- El filtro del departamento de prevención del fraude, que será el que determine si el cliente o la operación superan los factores de riesgo de fraude previamente definidos en la plataforma tecnológica especializada que constituye el filtro.
- El filtro del departamento de prevención del blanqueo, que será otra plataforma tecnológica especializada, que segmentará a los clientes según los factores de riesgo previamente definidos en base a la política de riesgos de blanqueo de la empresa.
Cualquiera de los tres filtros
del REPOSITORIO puede producir alertas que serán derivadas a los departamentos
especializados para su investigación. Los resultados de estas investigaciones
se cederán al REPOSITORIO CENTRALIZADO DE INFORMACIÓN PASIVA para la mejora de
la calidad de los datos.
Una vez que la empresa tiene en
su REPOSITORIO la INFORMACIÓN PASIVA
KYC, autorizará al cliente a operar con los productos que tiene contratados,
controlando este movimiento a través de la PLATAFORMA DE MONITOREO DE
OPERACIONES.
En la PLATAFORMA DE MONITOREO DE
OPERACIONES funcionarán de forma automática los siguientes filtros de control:
- El filtro específico de monitoreo de operaciones correspondiente al departamento de análisis de riesgos, que tendrá definidos aquellos factores de riesgo relacionados con la solvencia, alertando sobre nuevas operaciones que superen el límite de la capacidad financiera del cliente o lo modifiquen. Para ello, este filtro de control o plataforma tecnológica irá analizando la capacidad de solvencia del cliente, mediante información interna y aquella otra información externa que sea accesible para la empresa, como por ejemplo, información positiva, información negativa, Cirbe, etc.
- El filtro de monitoreo de operaciones del departamento de prevención del fraude, que confrontará cada nueva operación del cliente con los datos ACTIVOS y PASIVOS existentes en los repositorios centralizados, para así actualizarlos con la nueva información, y confrontarlos con los de fraude existentes en el propio FILTRO o plataforma tecnológica especializada.
- El filtro de monitoreo de operaciones del departamento de prevención del blanqueo de capitales, que confrontará cada operación en base a los factores de riesgo de blanqueo y de financiación del terrorismo previamente definidos en el filtro o plataforma tecnológica especializada. Las alertas en este caso se producirán cuando la PLATAFORMA AML detecte desviaciones graves de los datos que conforman el perfil de los clientes o la naturaleza de las empresas, o cuando los clientes contratan productos de riesgo AML u operan de forma arriesgada en cuanto al destino u origen de los fondos que mueven, o cuando sin causa justificada modifican el volumen y/o valor de las operaciones.
CONCRECIÓN DEL MODELO EN LA PREVENCIÓN DEL BLANQUEO DE CAPITALES
Según el Artículo 6 de la Ley
10/2010, el “seguimiento continuo de la
relación de negocios”, consiste en el escrutinio de las operaciones
efectuadas por cada cliente a lo largo de su relación de negocios para:
- Garantizar que coinciden con el conocimiento que se tiene de su perfil personal, empresarial y de riesgo. Este objetivo se consigue interrelacionando operativamente la PLATAFORMA CENTRALIZADA DE IDENTIFICACIÓN y la PLATAFORMA DE MONITOREO DE OPERACIONES, mediante el FILTRO DE CONTROL AML del que hablaremos posteriormente,
- Conocer el origen de los fondos. Este objetivo se consigue con las investigaciones derivadas de las alertas generadas por el FILTRO DE CONTROL AML en la PLATAFORMA DE MONITOREO DE OPERACIONES.
- Garantizar que los documentos, datos e información pasiva estén actualizados. Este objetivo se consigue resolviendo las incongruencias detectadas por el FILTRO DE CONTROL AML, tras contrastar automáticamente la información existente en el REPOSITORIO CENTRALIZADO DE INFORMACIÓN PASIVA, con la generada con el monitoreo de operaciones.
EL REPOSITORIO CENTRALIZADO DE INFORMACIÓN (pasiva + activa) Y LA
PREVENCIÓN DEL BLANQUEO
Las medidas normales de
diligencia debida establecidas en la Ley 10/2010, permitirán a la empresa crear
para cada cliente un perfil personal, empresarial y de riesgo, que quedará archivado en el REPOSITORIO CENTRALIZADO DE INFORMACIÓN PASIVA, y que contendrá los
siguientes datos:
- Los de la identificación formal que aparecen en los documentos fehacientes de identificación que el cliente ha utilizado en el momento de establecer las relaciones de negocio con la empresa. Una copia de los mismos estará archivada en soporte óptico, magnético o electrónico en cumplimiento del Artículo 25 de la Ley 10/2010.
- La justificación documental de que el cliente, en la fecha de su aceptación, no estaba en las listas de sanciones.
- Aquellos datos y justificantes documentales que el cliente haya utilizado para informar a la empresa sobre el propósito e índole de su relación de negocios, vg.: Solicitudes, contratos, y justificantes documentales.
- Aquellas ampliaciones de información obtenidas por la empresa, tras la aparición de alguna situación de riesgo.
Las distintas operaciones efectuadas
por el cliente se archivarán en el REPOSITORIO CENTRALIZADO DE INFORMACIÓN
ACTIVA.
EL FILTRO DE CONTROL AML:
- Justificación legal de la necesidad de tecnificación AML
- Comentarios sobre la justificación legal de esta necesidad
1.- JUSTIFICACIÓN
LEGAL DE LA NECESIDAD DE TECNIFICACIÓN AML
Para el ejercicio de sus funciones, el Representante ante el Servicio
Ejecutivo de la Comisión y el órgano de control interno deberán contar con los
recursos materiales, humanos y técnicos
necesarios. (Artículo 26.2, parágrafo 3, de la Ley 10/2010).
Al establecer las medidas de control interno a que se refiere el
Artículo 26, los sujetos obligados concretarán el modo en que se dará
cumplimiento a este deber de examen especial, que incluirá la elaboración y
difusión entre sus directivos, empleados y agentes de una relación de
operaciones susceptibles de estar relacionadas con el blanqueo de capitales o
la financiación del terrorismo, la periódica revisión de tal relación y la utilización de aplicaciones informáticas
apropiadas, teniendo en cuenta el tipo de operaciones, sector de negocio,
ámbito geográfico y volumen de la información. (Artículo 17, parágrafo 2)
La comunicación por indicio se efectuará por los sujetos obligados en
el soporte y con el formato que
determine el Servicio Ejecutivo de la Comisión. (Artículo 18.3)
La comunicación sistemática de operaciones se efectuará por los sujetos
obligados en el soporte y con el formato
que determine el Servicio Ejecutivo de la Comisión. (Artículo 20.2)
Los sujetos obligados establecerán, en el marco de las medidas de
control interno a que se refiere el artículo 26, sistemas que les permitan responder de forma completa y diligente a
las solicitudes de información que les curse la Comisión de Prevención del
Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias, sus órganos de apoyo u otras
autoridades legales competentes sobre si mantienen o han mantenido a lo largo
de los diez años anteriores relaciones de negocios con determinadas personas
físicas o jurídicas y sobre la naturaleza de dichas relaciones. (Artículo 21.2)
Los sujetos obligados, con las excepciones que se determinen
reglamentariamente, almacenarán las copias de los documentos de identificación
a que se refiere el artículo 3.2 en soportes
ópticos, magnéticos o electrónicos que garanticen su integridad, la
correcta lectura de los datos, la imposibilidad de manipulación y su adecuada
conservación y localización.
En todo caso, el sistema de
archivo de los sujetos obligados deberá asegurar la adecuada gestión y
disponibilidad de la documentación, tanto a efectos de control interno, como de
atención en tiempo y forma a los requerimientos de las Autoridades.
(Artículo 25.2)
La información obtenida como resultado de la obligación de declaración
deberá remitirse al Servicio Ejecutivo de la Comisión mediante la utilización
de medios electrónicos, informáticos o
telemáticos con uso del soporte informático normalizado que determine el
Servicio Ejecutivo de la Comisión. (Artículo 36, parágrafo 1)
Constituye infracción grave, el incumplimiento de la obligación de
dotar al representante ante el Servicio Ejecutivo de la Comisión y al órgano de
control interno de los recursos materiales, humanos y técnicos necesarios para el ejercicio de sus funciones.
(Artículo 52, letra o)
2.- COMENTARIOS
A ESTA JUSTIFICACIÓN LEGAL
Para el debido cumplimiento de la
Ley 10/2010, se establece en varios de sus artículos la necesidad de contar con
herramientas tecnológicas, teniendo en
cuenta el tipo de operaciones, el sector de negocio, el ámbito geográfico y el
volumen de información que se tiene que manejar, pudiendo constituir una
infracción grave el hecho de que la “empresa-sujeto obligado”, no se dote internamente
de los recursos técnicos necesarios para esta finalidad.
Para determinar este mínimo tecnológico
podría ser de utilidad que cada sector de actividad intercambiase información a través de la Comisión AML, teniendo en
cuenta el tipo de operaciones de riesgo que debe afrontar, el ámbito geográfico
de su actividad, y el volumen de información que debe manejar.
En cualquier caso, la mayor parte
de los sujetos obligados necesitarán utilizar alguna herramienta tecnológica
generalista o especializada, por mínima que sea, para poder cumplir con la Ley.
Aquellas empresas que comenzaron
primero en la prevención AML, como son las bancarias, están constatando año a
año un incremento en sus costes en tecnificación AML, hasta que se completen
los sistemas.
Por esta razón, creo que los costes
AML deben ser rentabilizados convenientemente por las empresas desde el inicio
de la tecnificación, puesto que muchas de las herramientas utilizadas sirven
también para mejorar la información sobre clientes, y por tanto inciden en la
mejora de la productividad de las empresas.
En relación con la distribución
de los costes, resulta conveniente saber
diferenciar aquellos que corresponden específicamente al OCIC y al Departamento
de Prevención del Blanqueo, de los que deben repercutirse entre toda la
empresa, porque intervienen en la mejora de la calidad de la cartera de
clientes, aunque esta mejora sea consecuencia de la legislación AML.
Gran parte de los costes
tecnológicos referidos al cumplimiento de la DILIGENCIA DEBIDA (Capítulo II de
la Ley 10/2010), corresponden al funcionamiento general de la empresa, puesto
que tienen como objeto mejorar la calidad de la cartera de clientes y el
control de las operaciones que efectúan esos mismos clientes.
En el MODELO AML
sobre el que estamos trabajando, la construcción de los REPOSITORIOS DE
INFORMACIÓN KYC, debe ser también considerada como un coste general de la
empresa.
Entre los FILTROS DE CONTROL
habrá que diferenciar aquellos que
trabajan para la calidad de la INFORMACIÓN KYC, de aquellos otros que trabajan
para un área o departamento específicos. Los costes de los primeros deben
repercutirse entre toda la empresa, y los de los segundos los asumirá el área o
departamento que trabaja la INFORMACIÓN KYC mediante su respectiva herramienta
tecnológica.
Bajo este criterio, si nos
centramos en el área de prevención del blanqueo de capitales el resultado sería
el siguiente:
- Los costes de los FILTROS DE CONTROL que permiten la identificación formal de los clientes y el acceso a listas, de sanciones o PRP, deberían repercutirse entre toda la empresa, puesto que estos datos complementan la INFORMACIÓN KYC.
- Los costes de los FILTROS DE CONTROL que tienen que ver con la segmentación de los clientes en grupos de riesgo AML, o con el monitoreo de las operaciones para que produzcan alertas AML, deberán repercutirse al Departamento de Prevención del Blanqueo.
EL MONITOREO DE OPERACIONES Y LA SUPERVISIÓN, EN LA PREVENCIÓN DEL
BLANQUEO
El monitoreo de actividades, junto con la supervisión, constituyen el
quinto elemento de control interno especificado en el informe COSO, que ya
analizamos en las fichas relativas al FRAUDE INTERNO.
Según he indicado en trabajos
anteriores, los criterios COSO imbuyen
el contenido de las Directivas y de la propia Ley 10/2010, por lo que esta materia
es una más dentro del control interno.
En la prevención del blanqueo de
capitales y la financiación del terrorismo, la responsabilidad del monitoreo de actividades recae
directamente en el Departamento de Prevención del Blanqueo, pero la supervisión tendría dos responsables, Auditoría
Interna por las razones que seguidamente expondré, y el EXPERTO EXTERNO en la
parte de supervisión explicitada en el Artículo 28 de la Ley 10/2010.
La Auditoría interna, bajo mi
criterio, ha de tener a su cargo la supervisión general del funcionamiento de
la estructura anti-blanqueo de la empresa, mientras que el EXAMINADOR EXTERNO
exigido por el Artículo 28, sólo tendrá a su cargo la supervisión de que las
medidas de control interno sean conformes con las disposiciones legales.
El Departamento de Prevención del
Blanqueo tendrá a su cargo el FILTRO DE
CONTROL AML. Esta plataforma tecnológica
será la que establezca la segmentación de los clientes en base a los factores de riesgo
AML previamente definidos por la empresa, y monitoreará las operaciones de los
clientes para confrontarlas con los perfiles de riesgo de operaciones y
clientes.
PASOS ORGANIZATIVOS PARA LA TECNIFICACIÓN AML
Paso primero:
Creación de la PLATAFORMA TECNOLÓGICA PARA ASEGURAR LA
IDENTIFICACIÓN FORMAL
Según hemos estudiado en fichas
anteriores, el primer filtro AML lo constituye la identificación formal de los
clientes y de aquellos otros que solicitan establecer con la empresa relaciones
de negocio, lo que se consigue a través de la VERIFICACIÓN DE LA IDENTIDAD a
partir de documentos fehacientes.
En muchos casos esta VERIFICACIÓN
DE LA IDENTIDAD la podrá hacer el “front office” de la empresa mediante un buen
programa formativo, al que se debe acompañar con unas mínimas herramientas de
verificación de las características de seguridad de los documentos
identificativos.
Pero en otros casos en los que la
empresa no tiene la presencia directa
del cliente o del solicitante de la relación de negocio, resultará conveniente
establecer alguna plataforma tecnológica que permita a la empresa efectuar a
distancia esa VERIFICACIÓN DE LA IDENTIDAD.
Como ejemplo de esta tecnología,
está la PLATAFORMA ID-CONFIRMA desarrollada por la Asociación a través de la
empresa Soluciones Confirma Asnef-Signe, S.L.
Paso segundo:
El OCIC tiene que involucrar a
toda la empresa en la responsabilidad de la prevención y detección del blanqueo
de capitales y la financiación del terrorismo.
Para ello establecerá dentro de la empresa el adecuado ENTORNO o AMBIENTE de control AML, que conseguirá poniendo en
práctica las medidas de control interno establecidas en el Capítulo IV de la
Ley 10/2010.
Este ambiente de control tendrá
su anclaje documental en las
políticas y procedimientos adecuados en materia de diligencia debida,
información, conservación de documentos, control interno, evaluación y gestión
de riesgos, garantía del cumplimiento de las disposiciones pertinentes y
comunicación, y en la política expresa de admisión de clientes, establecidas en
el Artículo 26 y que deberán constar por escrito.
Paso tercero:
Sobre la base de estas políticas,
el OCIC, auxiliado por el Departamento de Prevención del Blanqueo, iniciará un
proceso de evaluación de los riesgos AML, con el objetivo de confeccionar el
MAPA GENERAL DE RIESGOS AML, tal como analizamos en la ficha anterior.
Paso cuarto:
Una vez establecido el MAPA GENERAL
DE RIESGOS AML, que estará constituido por los factores de riesgo operacional identificados
internamente en cada departamento o área de negocios, y los factores de riesgo aconsejados
por los organismos nacionales e internacionales, el OCIC, auxiliado por el
Departamento de Prevención del Blanqueo, procederán al diseño e implementación dentro
de cada área o departamento afectados, de aquellas actividades de control anti-blanqueo
que se consideren adecuadas, y que
podrán ser tanto organizativas como tecnológicas. Una de las actividades más
importantes a diseñar e implementar por el OCIC tendrá que ver con la FORMACIÓN del Artículo 29.
Los factores de riesgo AML son los datos imprescindibles para poder
definir la automatización tecnológica AML
Paso quinto:
Creación de la PLATAFORMA DE COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN
Simultáneamente al PASO TERCERO, la
empresa ha de poner en funcionamiento un sistema tecnológico que permita la COMUNICACIÓN de los directivos y empleados
con el OCIC y con el Departamento de Prevención del Blanqueo, para hacerles llegar las operaciones de que tuvieran conocimiento estos
directivos y empleados, y respecto de las cuales estimasen que concurren
indicios o certeza de estar relacionadas con el blanqueo de capitales o con la
financiación del terrorismo. Este canal podría servir también para que el
Departamento de Prevención del Blanqueo pueda informar a los directivos y
empleados del curso dado a sus comunicaciones, según se establece en el
Artículo 18. 4 de la Ley 10/2010.
Igualmente este canal de COMUNICACIÓN podría tener instaurados
los mecanismos de confidencialidad necesarios para permitir hacer llegar a la
Alta Dirección, las informaciones
anónimas de directivos y empleados sobre incumplimientos relativos a las políticas AML, y especialmente la política
expresa de admisión de clientes, establecidas en base al Artículo 26.
La PLATADORMA TECNOLÓGICA, además
de servir para la COMUNICACIÓN, podría
utilizarse también como PLATAFROMA DE INFORMACIÓN sobre las políticas de
transparencia de la empresa, y podría ser utilizada por el OCIC y el
Departamento de Prevención del Blanqueo como canal de INFORMACIÓN AML de directivos y empleados.
El canal de INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN estará dotado de las medidas necesarias que permitan mantener la
confidencialidad sobre la identidad de los empleados, directivos o agentes que realicen
las comunicaciones a los órganos de control interno, tal como se establece en
el Artículo 30 de la Ley 10/2010.
Podría ser la misma herramienta
tecnológica que se utiliza para esta misma finalidad en el control del FRAUDE
INTERNO, siempre que permita discriminar en el envío de las comunicaciones, y
que cumpla con las garantías de confidencialidad y seguridad.
Paso sexto:
DISEÑO Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO DEL FILTRO DE CONTROL AML
Ya he indicado anteriormente, que
el Departamento de Prevención del
Blanqueo tendrá a su cargo el FILTRO DE CONTROL AML, o plataforma
tecnológica especializada en la
segmentación de los clientes.
Esta segmentación se llevaría a
cabo a partir de los factores de riesgo AML previamente definidos en base a la
política de riesgos.
Seguidamente voy a esquematizar
los elementos básicos que debe contener esta PLATAFORMA TECNOLÓGICA, que podrá
ser diseñada por la empresa, comprada en el mercado, o contratada externamente
a una empresa especializada en prevención del blanqueo de capitales, para su
uso mediante la fórmula “outsourcing” o subcontratación.
Atendiendo a las dificultades del
tipo de operaciones, del sector de negocio, del ámbito geográfico y del volumen
de información que se tiene que manejar, cada empresa decidirá la mayor o menor
complejidad de esta herramienta.
Normalmente estas herramientas se
ofrecen en el mercado mediante una estructura modular, por lo que las entidades
pueden adquirir o contratar la totalidad o alguno de los módulos, teniendo en
cuenta sus necesidades y su compatibilidad con otras herramientas internas ya
existentes.
MÓDULOS:
- CONSULTA A LISTAS
- ESTRATIFICACIÓN DE CLIENTES Y OPERACIONES
- MONITORIZACIÓN DE OPERACIONES
- COMUNICACIÓN DE OPERACIONES
- GESTIÓN Y CUSTODIA DE EXPEDIENTES DE INVESTIGACIÓN
MODULO DE CONSULTA A LISTAS
Este módulo será un aplicativo
que facilite y automatice las consultas a las Listas de Sancionados y Listas
PRPs, las primeras necesarias para
validar los datos de identificación frente a la obligación de abstención de
ejecución del Artículo 19 de la Ley 10/2010, y las segundas por la obligación
de imponer medidas reforzadas de diligencia debida a las personas con
responsabilidad pública del Artículo 14.
El módulo ha de contener algún software de normalización que permita
optimizar y acotar las búsquedas para reducir de forma significativa la
detección de falsos positivos.
Permitirá incorporar el resultado
de la consulta al EXPEDIENTE DE
IDENTIFICACIÓN que contiene, dentro del REPOSITORIO CENTRALIZADO DE
INFORMACIÓN PASIVA, toda la información
electrónica-documental relativa al procedimiento de identificación de los
clientes.
Este MÓDULO deberá también
permitir de forma periódica el filtrado del REPOSITORIO CENTRALIZADO DE
INFORMACIÓN PASIVA por las listas de sanciones.
En el mercado existe una gran
oferta de este MÓDULO, a través de
empresas especializadas en prevención AML o de consultoras.
La Asociación también tiene este
módulo comercializado a través de la empresa Soluciones Confirma Asnef-Signe,
S.L.
MÓDULO DE ESTRATIFICACIÓN DE CLIENTES Y OPERACIONES
Este MÓDULO es un aplicativo que
permite la clasificación automática de los clientes y operaciones en base a los factores de riesgo AML, por lo
que en el mismo se han de poder definir:
- Las políticas de admisión de clientes, o descripción de los tipos de clientes que podrían presentar un riesgo superior al riesgo promedio, en función de los factores que determine el sujeto obligado de acuerdo con los estándares internacionales aplicables a cada caso.
- El MAPA GENERAL DE RIESGO AML, previamente definido para cada tipo de operaciones y volumen de actividad que pueden ser contratadas por los clientes en la empresa.
Este módulo permitirá
estratificar a los clientes en función del riesgo, dentro del REPOSITORIO
CENTRALIZADO DE INFORMACIÓN PASIVA, en clientes
de riesgo alto, medio y bajo, lo que dará lugar a determinadas alertas que
obligarán a:
- La aplicación de MEDIDAS REFORZADAS DE DILIGENCIA DEBIDA, a los clientes clasificados como de riesgo alto, además de las MEDIDAS NORMALES DE DILIGENCIA DEBIDA.
- La aplicación sólo de las MEDIDAS NORMALES DE DILIGENCIA DEBIDA, a los clientes de riesgo medio.
- La aplicación de las MEDIDAS SIMPLIFICADAS DE DILIGENCIA DEBIDA, a los clientes de riesgo bajo.
Con este MÓDULO se controla la
DILIGENCIA DEBIDA, (DUE DILIGENCE), sobre la INFORMACIÓN PASIVA KYC.
Cada sujeto obligado, en base a
su sector de actividad, tendrá sus propios factores de riesgo de clientes y
operaciones, aunque la propia Ley 10/2010 ya establece algunos sectores de
actividad como de alto riesgo, como sucede con la banca privada, los servicios
de envío de dinero, y las operaciones de cambio de moneda.
Igualmente la Ley considera como
de alto riesgo,
- Las relaciones de negocio y operaciones no presenciales.
- La corresponsalía bancaria transfronteriza.
- Las Personas con Responsabilidad Pública.
También la Ley 10/2010, autoriza
a los sujetos obligados a no aplicar determinadas medidas normales de
diligencia debida a aquellos clientes y operaciones que sean considerados de
riesgo bajo por la empresa. En el Artículo 9 se relacionan algunos clientes a
los que se les puede aplicar medidas simplificadas de diligencia debida, y en
el Artículo 10, algunos productos y operaciones a los que también se les puede
aplicar medidas simplificadas de diligencia debida.
En las aplicaciones informáticas
más avanzadas que se comercializan en el Mercado, este MÓDULO funciona de forma
conjunta con el siguiente MÓDULO DE MONITORIZACIÓN DE OPERACIONES.
MÓDULO DE MONITORIZACIÓN DE OPERACIONES
Es un aplicativo cuya función
principal es la de rastrear y detectar actividades sospechosas de blanqueo de
capitales y de financiación del terrorismo dentro de las operaciones que
realizan los clientes, y de confrontar el funcionamiento operacional con el
perfil de riesgo de los clientes, generando las correspondientes alertas.
Con este MÓDULO se controla la
DILIGENCIA DEBIDA, (DUE DILIGENCE), sobre la INFORMACIÓN ACTIVA KYC.
El MÓDULO DE ESTRATIFICACIÓN y el
MÓDULO DE MONITORIZACIÓN constituyen el núcleo central del FILTRO DE CONTROL
AML, y por tanto, la PLATAFORMA TECNOLÓGICA más costosa de crear y mantener.
El MÓDULO DE MONITORIZACIÓN DE
OPERACIONES funciona en base a sus propios factores de riesgo operacional, pero
al confrontar esta información con el perfil de los clientes, puede modificar
la estratificación de los mismos, convirtiendo a clientes de riesgo normal y de
bajo riesgo, en clientes de alto riesgo, a los que se le aplicarían de forma automática
las MEDIDAS REFORZADAS DE DILIGENCIA DEBIDA.
Estos dos módulos conforman la
plataforma tecnológica más robusta y cara de la tecnificación AML. Las grandes
empresas financieras suelen tener diseñadas sus propias herramientas para esta
finalidad, o han comprado las soluciones que ya existen en el mercado
directamente de las empresas tecnológicas nacionales o extranjeras que las
comercializan en España.
Nuestra empresa tecnológica
Soluciones Confirma Asnef-Signe S.L., podría poner a disposición de distintos
sectores de actividad PLATAFORMAS TECNOLÓGICAS con estos dos módulos, que
podrían ser utilizadas de forma independiente mediante la fórmula “outsourcing”
o subcontratación por los sujetos obligados correspondiente a cada uno de los
sectores, siempre que hubiese un grupo suficiente de empresas, medias o
pequeñas, que quisieran ser usuarias de las mismas, permitiendo así la
rentabilización de estos servicios.
Estas plataformas tecnológicas
sectorizadas, y adaptadas a las características AML de cada sector de actividad
que estuviera interesado, se basarían en la solución SIOPEIA AML de la empresa
española y multinacional AIA, que está especializada en prevención del blanqueo
de capitales. Las herramientas AML de esta empresa son utilizadas por una parte
importante del sector financiero español.
MÓDULO DE COMUNICACIÓN DE OPERACIONES
Ya vimos al analizar la
justificación legal de la necesidad de tecnificación AML que:
La comunicación por indicio se efectuará por los sujetos obligados en
el soporte y con el formato que
determine el Servicio Ejecutivo de la Comisión. (Artículo 18.3)
La comunicación sistemática de operaciones se efectuará por los sujetos
obligados en el soporte y con el formato
que determine el Servicio Ejecutivo de la Comisión. (Artículo 20.2)
Para facilitar estas comunicaciones,
el SEPBLAC construyó en su día unas plataformas tecnológicas que determinaban
el soporte y el formato de la COMUNICACIÓN
POR INDICIO del Artículo 18, y de la COMUNICACIÓN
SISTEMÁTICA, del Artículo 20, que actualmente están en período de revisión
y modernización por parte de este Órgano de Apoyo de la Comisión de Prevención
del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias.
Estas aplicaciones se denominan
respectivamente CTL y DMO, y algunos sujetos obligados las utilizan
directamente, pero otros las tienen integradas en un MÓDULO DE COMUNICACIÓN DE
OPERACIONES propio, que opera de forma automatizada con los FILTROS DE CONTROL
AML y con las herramientas tecnológicas que facilitan el EXAMEN ESPECIAL del
Artículo 17.
MÓDULO DE GESTIÓN Y CUSTODIA DE EXPEDIENTES DE INVESTIGACIÓN
Hemos visto que en el FILTRO DE
CONTROL AML, los tres primeros MÓDULOS generaban alertas de forma automatizada,
que eran enviadas al Departamento de Prevención del Blanqueo para su
información o análisis.
- Aquellas alertas que simplemente afectan a los perfiles de riesgo de los clientes se denominan ALERTAS DE INFORMACIÓN, con el resultado automático en la PLATAFORMA, de la modificación de la estratificación de los clientes en base a los nuevos perfiles de riesgo detectados, y la consiguiente modificación automática de las MEDIDAS DE DILIGENCIA DEBIDA para cada uno de los nuevos perfiles de riesgo modificados.
- El resto de las alertas se denominan ALERTAS DE ANÁLISIS, y obligan al Departamento de Prevención del Blanqueo al EXAMEN ESPECIAL del Artículo 17.
Todo EXAMEN ESPECIAL exige crear
un EXPEDIENTE DE INVESTIGACIÓN que terminará en comunicación o no al SEPBLAC,
pero que deberá ser archivado por el Departamento de Prevención del Blanqueo, puesto
que le servirá para justificar su trabajo ante la Alta Dirección, y especialmente ante las AUTORIDADES
REGULADORAS, puesto que las nuevas tendencias de la supervisión a los sujetos
obligados por parte del SEPBLAC, se están dirigiendo a analizar el ARCHIVO DE
EXPEDIENTES DE INVESTIGACIÓN, para valorar así las fundamentaciones en las que
se basan la no comunicación. Esta forma de supervisión está permitiendo al SEPBLAC
conocer con más profundidad y de forma práctica el funcionamiento del sistema
de control interno AML que tienen las empresas.
El MÓDULO DE GESTIÓN Y CUSTODIA
DE EXPEDIENTES DE INVESTIGACIÓN, contendrá, en formato electrónico, la
documentación justificativa de los EXÁMENES ESPECIALES.
EL FILTRO DE CONTROL AML Y EL CUMPLIMIENTO DEL ARTÍCULO 21 DE LA LEY
10/2010
Los sujetos obligados establecerán, en el marco de las medidas de
control interno a que se refiere el artículo 26, sistemas que les permitan responder de forma completa y diligente a
las solicitudes de información que les curse la Comisión de Prevención del
Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias, sus órganos de apoyo u otras
autoridades legales competentes, sobre si mantienen o han mantenido a lo largo
de los diez años anteriores relaciones de negocios con determinadas personas
físicas o jurídicas y sobre la naturaleza de dichas relaciones. (Artículo
21.2)
El FILTRO DE CONTROL AML diseñado
en el MODELO, cumple perfectamente la exigencia de colaboración especificada en
el Artículo 21 de la Ley 10/2010, porque constituye un buen sistema para
responder de forma completa y diligente a las solicitudes de información que procedan
de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones
Monetarias, sus órganos de apoyo u otras autoridades legales competentes sobre
si el sujeto obligado mantiene o ha mantenido a lo largo de los diez años
anteriores relaciones de negocios con determinadas personas físicas o jurídicas
y sobre la naturaleza de dichas relaciones.
A través de la PLATAFORMA DE
CONTROL AML o FILTRO DE CONTROL AML, se puede obtener de forma automática:
- Toda la INFORMACIÓN HISTÓRICA KYC, ACTIVA y PASIVA de las personas físicas o jurídicas objeto de información, a partir del REPOSITORIO CENTRALIZADO DE INFORMACIÓN KYC, que habrá sido previamente verificada y cualificada mediante los diferentes FILTROS DE CONTROL que componen la PLATAFORMA TECNOLÓGICA CENTRALIZADA DE LA INFORMACIÓN KYC, que funciona para toda la empresa.
- En este REPOSITORIO CENTRALIZADO DE INFORMACIÓN KYC, estarán archivados los datos de identificación formal, los de identificación del titular real generados por alertas de riesgo AML o por cualquier otra causa, la información sobre el propósito e índole de la relación de negocios establecida con la empresa, y el histórico del proceso de seguimiento continuo de la relación de negocios, que es de utilidad general para toda la empresa.
- En caso de necesidad, de este REPOSITORIO CENTRALIZADO se podrán obtener los EXPEDIENTES DE IDENTIFICACIÓN, con la copia escaneada de los documentos justificativos del cumplimiento de las obligaciones de diligencia debida establecidas en base al Artículo 25 de la Ley 10/2010 (Conservación de documentos), y en especial las copias electrónicas de los documentos que hayan sido utilizados para la justificación de la identificación formal de los clientes y de la identificación del titular real.
- Del histórico del MÓDULO DE CONSULTA DE LISTAS, se podrá obtener si fuera necesario, la justificación documental de los filtros realizados, tanto en las listas de sanciones para todos los clientes, como en los listados PRP para los clientes de riesgo.
- En el MÓDULO DE GESTIÓN Y CUSTODIA DE EXPEDIENTES DE INVESTIGACIÓN, el Departamento de Prevención del Blanqueo tendrá archivados los EXPEDIENTES DE INVESTIGACIÓN que pudieran hacer referencia a las personas físicas o jurídicas objeto de la colaboración exigida por el Artículo 21.
COMENTARIOS FINALES
El “seguimiento continuo de la
relación de negocios”, debe ser considerado no sólo como una obligación de
cumplimiento AML, sino como una oportunidad para la mejora del funcionamiento
general de la empresa, junto con las restantes medidas de diligencia debida.
La tecnificación de esta medida
obliga a la empresa a mejorar el software de los sistemas que afectan a la
cartera de clientes, para que tengan una mayor funcionalidad y cobertura,
integrándolos funcionalmente con el REPOSITORIO CENTRALIZADO DE INFORMACIÓN
KYC, que es mucho más que una base de datos de clientes como hemos ido viendo a
lo largo de este trabajo, permitiendo
así que todos los FILTROS DE CONTROL trabajen con una misma información, que
por la operatividad de propio sistema, resultará mejorada de forma permanente.
La centralización de la
INFORMACIÓN KYC, y la progresiva mejora de su calidad, además de permitir un
riguroso cumplimiento de las obligaciones AML, servirá para mejorar las
oportunidades de comercialización y marketing, y la gestión general de la
cartera de clientes, y al mismo tiempo
establecerá las bases de datos necesarias para una buena prevención del fraude,
a través de plataformas tecnológicas
especializadas.
Este modelo permite tener una
visión global de los clientes, en la que se incluyen los perfiles de las personas
físicas y jurídicas, los vínculos entre cuentas, activos y las transacciones, incrementando de esta manera la capacidad del sistema para poder
identificar las diferencias existentes entre las actividades pasadas de los
clientes, las actitudes esperadas, y para determinar si existen conductas
inusuales y sospechosas.
No debemos olvidar, con todo, que
por encima de la tecnificación, el principal activo que tiene la empresa para
efectuar el seguimiento continuo de la relación de negocios sigue siendo su PERSONAL, que ha de estar en constante
formación especializada en las diferentes áreas de control.
Desde un punto de vista humano y
técnico, el seguimiento continuo de las relaciones de negocio implica el
monitoreo de todas las operaciones en las que participan los clientes para
garantizar que están en línea con el entendimiento que tiene la empresa sobre
los mismos, garantizando al mismo tiempo que toda la INFORMACIÓN KYC es
adecuada, completa y que está actualizada.
Si tenemos en cuenta el volumen
creciente de datos de clientes que se tienen que manejar, junto con un personal bien formado, la
empresa debe contar también con un sistema centralizado de INFORMACIÓN KYC que
pueda comunicarse con los restantes sistemas estándares operativos, y que sea
capaz de analizar esta información para convertirla en “inteligencia empresarial”.
Ese objetivo puede conseguirse
poniendo en funcionamiento dentro de la empresa una buena estructura de “DUE DILIGENCE” o DILIGENCIA DEBIDA, que
beneficiará a toda la empresa, al mismo tiempo que hará frente a los crecientes
riesgos regulatorios, legales y de reputación corporativa.
Como arietes de la calidad de la
INFORMACIÓN KYC deben destacar, tanto el Departamento de Prevención del Fraude
como el Departamento de Prevención del Blanqueo, que deberán compartir muchos
de los recursos tecnológicos de investigación, además de dotarse cada uno por
su lado de aquellas herramientas especializadas que sean necesarias para
controlar, en sus respectivas materias, el flujo de información pasiva y activa
relacionada con los clientes.
Fabián Zambrano Viedma
Responsable del Servicio de Información de los Sujetos
Obligados y
Responsable del Servicio de Prevención del Fraude
