SERVICIO DE INFORMACIÓN DE LOS SUJETOS OBLIGADOS (SISO)

Ficheros AML y protección de datos de carácter personal

2012-01-31T13:01:00.000+01:00

PROTECCION DE DATOS DE NIVEL ALTO PARA LOS FICHEROS CREADOS PARA LA PREVENCION DE BLANQUEO DE CAPITALES Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO.

Entre las muchas disposiciones contenidas en la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención de blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, pudiera pasar inadvertido su Artículo 32, en el que se definen las cuestiones específicas relacionadas con la materia de protección de datos de carácter personal.

Sucede que, en nuestra experiencia y conocimiento, a veces no se presta la debida atención a dichas cuestiones, toda vez que al estar comprendidas entre dos normativas (prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo, y protección de datos), algunos especialistas en la consultoría y auditoría de cada una de ellas pueden considerar que la materia no es de su competencia sino de la de sus colegas.

Ello no viene sino a afirmar la cada vez mayor interrelación existente en materia de cumplimiento entre una y otras materia, debiendo los procedimientos que se establezcan para las respectivas auditorías de cada una de las disciplinas, no olvidar las cuestiones comunes como estas que, en nuestra opinión, deberían ser objeto de revisión tanto en las que se llevan a cabo sobre prevención de blanqueo y financiación del terrorismo, como en las relativas a protección de datos.

En concreto, el citado Artículo 32 exceptúa en aspectos muy significativos del cumplimiento de los dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999 (y su Reglamento) a los ficheros, automatizados o no, creados para el cumplimiento de las obligaciones contenidas en la Ley 10/2010. Es así que:

No se requiere del consentimiento del interesado para el tratamiento de datos que resulte necesario para el cumplimiento de las obligaciones de información a que se refiere el Capítulo III de la Ley 10/2010 (examen especial, comunicación por indicio, comunicación sistemática, colaboración con la Comisión)
No son de aplicación al tratamiento de estos datos la obligación de información al interesado prevista en el Artículo 5 de la Ley Orgánica 15/1999.
Asimismo no resultan de aplicación las normas contenidas en la citada Ley Orgánica referidas al ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.

Lógicamente, para de algún modo contrarrestar las importantes excepciones contempladas, que privan a los interesados de sus derechos fundamentales en materia de protección de datos, se obliga a la máxima confidencialidad en el tratamiento de la información, dando a los referidos ficheros, automatizados o no, creados para el cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 10/2010 el máximo rango de protección: es decir el de nivel alto.

Así se dispone en el Artículo 32.5 de la citada Ley 10/2010, cuando se hace referencia a que:

"Serán de aplicación a los ficheros las medidas de seguridad de nivel alto previstas en la normativa de protección de datos de carácter personal".

Es por ello que con respecto a los referidos ficheros (creados para el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la ley 10/2010), hemos de considerar las obligaciones contempladas en la normativa vigente en materia de protección de datos en cuanto a:

Su registro en la Agencia Española de Protección de Datos
La aplicación de las medidas de seguridad de nivel alto previstas en la normativa vigente en materia de protección de datos, tanto si son automatizados como en papel.

Nuestra compañía participada SOLUCIONES CONFIRMA puede atender las dudas de detalle de nuestros afiliados en esta materia, y colaborar con ellos para lograr su debido cumplimiento.

Andrés Morales Martos

andres.morales@solucionesconfirma.es

LA IDENTIFICACIÓN EN LAS OPERACIONES NO PRESENCIALES

2012-01-26T10:04:00.001+01:00

La identificación del titular real, con carácter previo al establecimiento de relaciones de negocio o a la ejecución de cualesquiera operaciones, establecida en el Artículo 4 de la Ley 10/2010, tiene una excepción legal recogida en el Artículo 12, y que se refiere al establecimiento de las relaciones de negocio y operaciones no presenciales a través de:

- Medios telefónicos

- Medios electrónicos

- Medios telemáticos

Pero para el establecimiento de relaciones de negocio o la ejecución de operaciones, con clientes que no se encuentren físicamente presentes, han de darse cualquiera de las siguientes circunstancias:

1.- Que la identidad del cliente quede acreditada de conformidad con lo dispuestos en la normativa aplicable sobre firma electrónica. (Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica)

2.- Que el primer ingreso proceda de una cuenta abierta a nombre del mismo cliente, en una entidad domiciliada en España, en la Unión Europea o en países terceros equivalentes.

3.-Se verifiquen los requisitos que se determinen reglamentariamente.

Como en la actualidad aún no se ha publicado el nuevo Reglamento, sólo existen legalmente como circunstancias habilitantes: la acreditación mediante firma electrónica, o la recepción de un primer ingreso procedente de una cuenta abierta en una entidad sujeta a la legislación española sobre prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, o de otros países homologados.

Existen varios colectivos de sujetos obligados, de los especificados en el Artículo 2 de la Ley 10/2010, capaces de desarrollar en este momento sus actividades de negocio a través de medios telefónicos, electrónicos y telemáticos, cumpliendo cualquiera de las dos circunstancias establecidas en la Ley, y aparecerán algunos más cuando se conozcan los nuevos requisitos que establezca el futuro Reglamento. Pero todos estos Sujetos Obligados deben ser conscientes de que las relaciones de negocio y operaciones no presenciales están sujetas al cumplimiento de algunas medidas reforzadas de diligencia debida.

El principal riesgo, para establecer relaciones de negocio y operaciones con clientes que no se encuentran físicamente presentes, es el de la identificación formal de los mismos, obligación ésta que como sabemos, es la primera medida normal de diligencia debida y la única que no admite excepcionalidades.

Para tratar de solventar este riesgo, la Ley 10/2010 ha establecido en el Artículo 12 un mínimo de medidas reforzadas de diligencia debida, cuyo incumplimiento podría originar responsabilidades graves en los sujetos obligados afectados.

Estas medidas, que no todos los sujetos obligados las tienen estructuradas de forma eficiente en sus sistemas de cumplimiento, son las siguientes:

PRIMERA MEDIDA

En el plazo de un mes desde el establecimiento de las relaciones de negocio, los sujetos obligados deberán obtener de los clientes una copia de los documentos necesarios para practicar la diligencia debida, a saber:

- La identificación formalç

- La identificación del titular real

- La investigación sobre el propósito e índole de la relación de negocios

- El control para el seguimiento continuo de la relación de negocios

SEGUNDA MEDIDA:

Cuando se aprecien discrepancias entre los datos facilitados por el cliente y otra información accesible o en poder del sujeto obligado, será preceptivo proceder a la identificación presencial.

TERCERA MEDIDA:

Los sujetos obligados adoptarán medidas adicionales de diligencia debida cuando en el curso de la relación de negocio aprecien riesgos superiores al riesgo promedio.

CUARTA MEDIDA:

Los sujetos obligados que practiquen este tipo de relaciones de negocio y operaciones no presenciales, establecerán políticas y procedimientos para afrontar los riesgos específicos asociados a las mismas.

Estas medidas reforzadas de diligencia debida exigen de los sujetos obligados desarrollos organizativos y tecnológicos, como seguidamente trataré de justificar.

Los desarrollos organizativos serán propios de cada empresa, aunque parte de los tecnológicos podrían estar compartidos de forma sectorial. La filosofía de este Servicio de Información de los Sujetos Obligados (SISO), es la de potenciar una estructura tecnológica de cumplimiento de uso compartido, capaz de generar eficiencias y de reducir costes

Para comprender las dificultades que entraña el cumplimiento de éstas medidas reforzadas de diligencia debida en este tipo de operaciones y relaciones de negocio, voy a analizar someramente la operativa de los establecimientos financieros de crédito, de la banca electrónica y de la banca telefónica en dos momentos diferentes:

- La situación actual

- La situación que vendrá a partir del 29 de abril de 2012

Para el resto de los sujetos obligados que trabajen con clientes no presenciales, la operativa y los riesgos serán similares a los que voy a explicar a continuación.

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL

Hasta ahora, los sujetos obligados que tienen relaciones de negocio y operaciones no presenciales, están cumpliendo a su modo con las medidas reforzadas de diligencia debida, mediante procedimientos que no están homologados dentro de sus respectivos sectores de actividad, pero que sin embargo tienen características comunes.

ESTABLECIMIENTOS FINANCIEROS DE CRÉDITO

En las relaciones de negocio que los EFC’s realizan a través de prescriptores, ambas partes, los establecimientos financieros de crédito y los vendedores, se conectan a través de las plataformas de contratación de los EFC’s, o a través del teléfono, fax o correo electrónico.

Son los prescriptores los que se encargan de la identificación formal de los solicitantes de los créditos, de la firma de los contratos, y de la obtención de las fotocopias de los documentos oficiales de identificación y de los documentos de solvencia.

A través de las plataformas tecnológicas de contratación, teléfono, fax o correo electrónico, las entidades financieras reciben de forma inmediata los datos básicos para poder efectuar una primera evaluación de riesgos. Si de este primer análisis se deriva la aceptación de la operación, los EFC’s reciben posteriormente por distintas vías el original del contrato firmado y las fotocopias de los documentos de identificación y solvencia, con los que los analistas profundizan en el análisis de riesgos, al mismo tiempo que se ponen en marcha dentro de la empresa las medidas de diligencia debida en cumplimiento de la Ley 10/2010.

Resulta especialmente significativo el hecho de que con esta operativa, los EFC´s, aparte del riesgo económico que asumen por una posible falsificación de los documentos de identificación y solvencia, están asumiendo un segundo riesgo como sujetos obligados, puesto que los documentos de identificación no estarán validados por ellos mismos sino por terceros, y por tanto, no tienen la seguridad de estar en posesión de fotocopias no falsificadas, para poder justificar así ante las Autoridades que se ha efectuado de forma adecuada la identificación formal de sus clientes.

BANCA ELECTRÓNICA Y BANCA TELEFÓNICA

En el caso de la banca electrónica y banca telefónica, estas entidades establecen las relaciones de negocio a través de sus plataformas tecnológicas Web o a través del teléfono.

Las personas interesadas en ser clientes de estas entidades comunican a través de la Web o del teléfono los datos necesarios para una primera evaluación de riesgos, descargando de las propias Web’s o recibiendo por correo los contratos en papel, que deberán remitir firmados a las entidades bancarias, junto con una fotocopia de sus documentos de identificación y solvencia.

Prácticamente todas las entidades que realizan banca electrónica o banca telefónica poseen portales Web, dotados de herramientas que permiten completar la identificación mediante firma electrónica, por lo que cumplen con una de las circunstancias exigidas legalmente para poder mantener relaciones de negocio y operaciones no presenciales.

En la práctica de la banca electrónica y banca telefónica también se suele cumplir con la segunda circunstancia habilitante para poder establecer este tipo de relaciones de negocio y operaciones no presenciales, puesto que reciben de los clientes los ingresos desde una cuenta abierta en una entidad domiciliada en España, en la Unión Europea o en países terceros equivalentes, y si los clientes quisieran efectuar ingresos en efectivo, tendrían que visitar las oficinas físicas que tienen abiertas en algunas ciudades, donde serían identificados de forma fehaciente por los empleados de las mismas.

Existe, con todo, un problema de riesgo en esta segunda circunstancia habilitante, que no ha sido suficientemente bien valorado por el legislador, al dar por supuesto que constituye una garantía para la identificación la recepción de un primer ingreso desde una cuenta ya abierta ante otro sujeto obligado, lo que no siempre resulta verdad porque podría haberse producido un fallo identificativo en ese otro sujeto obligado, generándose a partir del mismo una cadena de interrelaciones fraudulentas, buscada expresamente para sus fines por los estafadores y/o por los terroristas.

A las organizaciones criminales les resulta relativamente fácil justificar una primera identificación bancaria presencial y a partir de la misma crear una estructura internacional de cuentas mediante banca electrónica o banca telefónica, con las que poder operar.

CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DE DILIGENCIA DEBIDA EN AMBOS SUPUESTOS

No puede asegurarse de forma generalizada, que todas las entidades que operan en la actualidad a través de prescriptores, o directamente con los clientes mediante medios telefónicos, electrónicos o telemáticos, están cumpliendo de una forma adecuada sus obligaciones reforzadas de diligencia debida, porque para ello deberán justificar que tienen establecida una estructura de cumplimiento, capaz de afrontar los riesgos específicos asociados a las relaciones de negocio y operaciones no presenciales.

Para analizar este problema vamos a estudiar cada una de las medidas de diligencia reforzada que deben cumplir.

PRIMERA MEDIDA DE DILIGENCIA REFORZADA: LA OBTENCIÓN DE UNA COPIA DE LOS DOCUMENTOS IDENTIFICATIVOS EN EL PLAZO DE UN MES

Sabemos que el primer riesgo evidente en esta operativa de negocio es la complejidad de la identificación formal de los clientes, puesto que estos sujetos obligados no validan ellos mismos los documentos oficiales de identificación y se limitan a recibir fotocopias no compulsadas de los mismos, por lo que están permanentemente expuestos al fraude en la identidad. Y no olvidemos que la identificación es la piedra angular sobre la que se fundamenta la prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, y también la prevención del fraude.

El legislador se limita a indicar que en el plazo de un mes, estos sujetos obligados deberán estar en posesión de una copia de los documentos identificativos, con el fin de practicar sus obligaciones de diligencia debida, dando por supuesto que la copia recibida procede de documentos auténticos, por lo que deja bajo la responsabilidad de los sujetos obligados la obtención de estas copias auténticas.

Desde el punto de vista operativo, esta responsabilidad significa que, en este tipo de negocios en los que se utilizan las nuevas tecnologías, resulta obligado acoplar a las mismas las soluciones tecnológicas necesarias que permitan al propio sujeto obligado controlar la identificación a distancia sin depender para ello de terceros. El legislador ofrece como una de las posibles soluciones la firma electrónica, pero no cierra la puerta a otras soluciones que pudiera generar la iniciativa privada, toda vez que el mercado de las relaciones de negocio y operaciones no presenciales no puede encorsetarse mediante la firma electrónica, puesto que hay millones de ciudadanos que aún no la usan.

SEGUNDA MEDIDA DE DILIGENCIA REFORZADA: LA IDENTIFICACIÓN PRESENCIAL CUANDO APAREZCAN DISCREPANCIAS ENTRE LOS DATOS FACILITADOS POR LOS CLIENTES Y OTRA INFORMACIÓN ACCESIBLE O EN PODER DEL SUJETO OBLIGADO.

Para poder llegar a la identificación presencial, en primer lugar los sujetos obligados deberán demostrar que poseen una estructura tecnológica razonable capaz de encontrar discrepancias.

Esta es una medida cuyo cumplimiento resulta complicado en la actualidad, puesto que existe muy poca tecnología para este tipo de análisis y la colaboración institucional y empresarial que podría hacerla posible resulta escasa.

En los cumplimientos legales abiertos y no formalistas, las responsabilidades siempre son a posteriori y cuando ya no hay remedio. No resulta por tanto inteligente evitar la complejidad de una identificación presencial, muy complicada en este tipo de negocios, simplemente absteniéndose de confrontar la información recibida de los clientes con otras bases de datos internas y externas, sino que al contrario, es necesario que dentro de la empresa exista alguna estructura tecnológica que facilite este análisis, y al mismo tiempo sirva para justificar ante las Autoridades que se ha cumplido adecuadamente con la diligencia debida.

Para este tipo de análisis son muy adecuadas las plataformas tecnológicas sectoriales capaces de generar inteligencia mediante el contraste de la información recibida en régimen de reciprocidad.

TERCERA MEDIDA REFORZADA DE DILIGENCIA DEBIDA: UN ESPECIAL SEGUIMIENTO CONTINUO DE LA RELACIÓN DE NEGOCIO

En las entidades financieras, el seguimiento continuo de la relación de negocio es una medida relativamente fácil, puesto que la mayoría tienen establecidas herramientas tecnológicas para este control, y, por tanto, son capaces de recibir alertas cuando los clientes traspasan ciertos límites en su operativa.

Lo difícil es encontrar las variables que nos permitan definir esos límites, y por tanto, para apreciar los riesgos superiores al riesgo promedio, porque ello implica un especial conocimiento de los riesgos particulares que tienen las relaciones de negocio y las operaciones no presenciales, como veremos en el siguiente punto.

CUARTA MEDIDA REFORZADA DE DILIGENCIA DEBIDA: ESTABLECIMIENTO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA AFRONTAR LOS RIESGOS ESPECÍFICOS ASOCIADOS CON LAS RELACIONES DE NEGOCIO Y OPERACIONES NO PRESENCIALES.

Esta medida reforzada de diligencia debida exige un esfuerzo organizativo por parte de las empresas, puesto que las obliga a establecer específicas políticas y procedimientos para afrontar los riesgos de este tipo de negocios.

Esta es una medida mucho más exigente que la establecida, en general, en el Artículo 26 para el control interno, puesto que si no fuera así el legislador se hubiese abstenido de indicarla expresamente en el Artículo 12.

El plus de exigencia se justifica en los riesgos específicos de las relaciones de negocio y operaciones no presenciales, que no se dicen en la Ley y creo que tampoco se indicarán en el Reglamento porque aún no se conocen en su totalidad, siendo por tanto necesaria la investigación de los mismos por los propios sujetos obligados.

Bajo mi criterio, esta medida tiene un buen encaje en las posibilidades operativas que ofrece la colaboración sectorial, puesto que ello permitiría una investigación mucho más amplia de los riesgos, y por tanto, una mayor seguridad en la implantación interna de las medidas por parte de cada uno de los sujetos obligados.

Esta colaboración podría llevarse a cabo a través de la Comisión AML de ASNEF, en donde se trabajaría para la definición de los riesgos específicos que conllevan este tipo de operaciones, en base a la experiencia colectiva.

Las plataformas tecnológicas que se están creando a impulso de la Asociación para facilitar el cumplimiento de las obligaciones de diligencia debida, también podrían ayudar en este trabajo de investigación.

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN A PARTIR DEL 29 DE ABRIL DE 2012

A partir del 29 de abril de 2012, los sujetos obligados que establezcan relaciones de negocio y operen de forma no presencial, estarán obligados, como el resto de los sujetos obligados si el nuevo Reglamento no introduce cambios que considero improbables, a obtener y archivar durante diez años una copia del DNI o de la Tarjeta de Extranjero, en soporte óptico, magnético o electrónico.

Razonablemente se puede colegir que el cumplimiento de esta obligación no podrá sustanciarse convirtiendo en documentos electrónicos las fotocopias remitida en papel por los prescriptores o por los clientes, porque esta forma de actuar sería un fraude de Ley, incompatible, por tanto, con la diligencia debida reforzada que han de tener estas relaciones de negocio y operaciones.

Como, por otra parte, tampoco parece probable y conveniente que desaparezcan en su configuración actual la comercialización de los negocios de financiación del consumo, de la banca electrónica y de la banca telefónica, resulta imprescindible y hasta estratégico, que las entidades introduzcan en estos negocios, antes de esa fecha, soluciones tecnológicas que garanticen suficientemente la identificación formal de los clientes, y que permitan al mismo tiempo cumplir con la exigencia legal del archivo de las copias de los documentos de identificación en los soportes establecidos.

Desde el Servicio de Información de los Sujetos Obligados (SISO) se ofrecen las siguientes reflexiones:

PARA EL NEGOCIO DE LA FINANCIACIÓN DEL CONSUMO

Sería aconsejable que la Asociación comenzara a analizar esta problemática en el inicio del año 2012, para lo que pudieran ser de utilidad las siguientes medidas:

(1) Los establecimientos Financieros de Crédito deberían llegar a acuerdos con los prescriptores, para la obtención por éstos, de copias escaneadas de los documentos identificativos, puesto que a partir del 29 de abril de 2012 no podrán archivarse como documentación justificativa de la identificación, sin riesgo de incumplimiento, las fotocopias escaneadas del DNI y de la Tarjeta de Extranjero.

(2) Será conveniente que se generalice en todo el sector, la utilización de plataformas tecnológicas de contratación, que pudieran ser operadas vía Web por los prescriptores mediante una clave de seguridad identificativa.

De esta manera, las entidades recibirán de forma automatizada los datos necesarios para poder efectuar el primer análisis de riesgos y se facilitaría asimismo el cumplimiento de la diligencia debida.

Estas plataformas generarían por vía electrónica los contratos, que podrían ser firmados por los clientes mediante firma electrónica reconocida, o ante los prescriptores mediante firma manual en papel. Para ello, los prescriptores sólo tendrían necesidad de dotarse de un ordenador, una línea ADSL y de unos periféricos que les permitieran escanear, generar documentos en papel, y firmar de forma electrónica. Este material constituye un mínimo imprescindible y de poco coste para cualquier oficina que se precie y que quiera operar con el sector financiero.

(3) Si tenemos en cuenta que la identificación formal de los clientes es responsabilidad de los sujetos obligados, y éstos no pueden traspasarla a los prescriptores para el cumplimiento de la Ley 10/2010, resultaría conveniente que el sector llegase a acuerdos con los prescriptores para que, junto con los periféricos señalados, se dotaran también de algún periférico de seguridad de los que se comercializan en el mercado, que permitiera a los EFC’s comprobar a través de la plataforma de contratación, las medidas de seguridad que contienen los documentos originales de identificación, y la obtención simultánea de una copia escaneada de los mismos.

(4) Esta validación y escaneo automático de los documentos oficiales de identificación, se debería completar con la firma de una cláusula añadida a los contratos entre las entidades y los prescriptores, en la que éstos últimos se obligaran a que sus empleados hagan la correspondiente verificación de los datos biográficos que aparecen en los documentos identificativos, para comprobar que realmente se corresponden con los que poseen los portadores de los mismos (vg.: la fotografía). Esta cláusula obligaría también a los prescriptores a formar a sus empleados para esta función.

A este respecto debo indicar que las nuevas obligaciones legales en identificación, necesariamente generarán costes que tendrán que ser repercutidos en cascada a toda la cadena que participa en el proceso de contratación, aunque las responsabilidades para cada eslabón sean diferentes, por lo que en un futuro inmediato, para poder operar como prescriptores, será necesario que éstos estén dotados de periféricos de validación de documentos de identificación. Estas herramientas tecnológicas serán tan comunes como lo son ahora los lectores de tarjetas de crédito en los comercios. Será un requisito imprescindible para poder trabajar con el sector financiero.

Si estas medidas se llevaran a cabo se potenciaría la seguridad operativa en el cumplimiento de la normativa AML por los Establecimientos Financieros de Crédito, durante el proceso de identificación formal de los clientes.

Las plataformas tecnológicas de contratación, o los portales Web del sector ya existentes, deberían de estar dotadas de la tecnología necesaria para que el cliente pudiera acreditar la identidad de acuerdo con la normativa sobre firma electrónica.

Bajo mi criterio, los Establecimientos Financieros de Crédito, con estas medidas, podrían justificar razonablemente ante los Reguladores que están poniendo los medios necesarios, para el cumplimiento de la primera diligencia reforzada que afecta a la identificación formal de los clientes.

Al mismo tiempo estarían disminuyendo drásticamente la necesidad de las identificaciones presenciales, que, en general, resultan complicadas por las características de la propia actividad, y por la dispersión geográfica de los clientes.

SOLUCIÓN TECNOLÓGICA QUE HA SIDO PUESTA EN FUNCIONAMIENTO POR LA ASOCIACIÓN, A TRAVÉS DE LA EMPRESA SOLUCIONES CONFIRMA ASNEF-SIGNE, S.L., PARA FACILITAR EL CUMPLIMIENTO DE ESTA MEDIDA REFORZADA DE DILIGENCIA DEBIDA

La plataforma ID-CONFIRMA, desarrollada entre ASNEF y SIGNE a través de Soluciones Confirma (http://www.solucionesconfirma.com/), es una herramienta tecnológica que va a facilitar el nuevo proceso de contratación que se avecina.

Esta plataforma da respuesta, entre otras, a las siguientes necesidades de cumplimiento:

1.- Permite a los sujetos obligados validar a distancia los documentos físicos de identificación.

2.- Permite a los sujetos obligados la obtención inmediata de una copia de los documentos de identificación, para su archivo, en formato óptico, magnético o electrónico.

3.- Permite a los sujetos obligados gestionar el archivo, por diez años, de las copias de identificación en los formatos exigidos legalmente, junto con los documentos justificativos de la validación efectuada de los mismos. Estos documentos estarán a disposición de los propios sujetos obligados y de las Autoridades que los requieran, que los recibirán en tiempo y forma, tal como exige la Ley 10/2010.

La utilización de la Plataforma ID-Confirma reduce las probabilidades de que se tenga que proceder a una identificación presencial, que como sabemos es un problema complicado en este tipo de negocios con clientes geográficamente dispersos, lo que obligaría a contratar costosos sistemas alternativos, como por ejemplo, la identificación ante un notario cercano al cliente a cargo de la entidad financiera. Con este método serían muy escasas las identificaciones presenciales porque previamente habríamos revestido las identificaciones no presenciales de una gran seguridad operativa.

EL NEGOCIO DE LA BANCA ELECTRÓNICA Y DE LA BANCA TELEFONICA

En el establecimiento de relaciones de negocio y operaciones no presenciales en las que no exista prescriptor, como es el caso de la banca electrónica o de la “banca telefónica”, o aquellas otras relaciones de negocio que pudieran establecer otros sujetos obligados a través de medios telefónicos, electrónicos o telemáticos, y sin firma electrónica, el cumplimiento de la identificación formal de los clientes obligará al desarrollo de nuevos proyectos tecnológicos, puesto que en la práctica comercial de estos negocios, tanto las copias de los contratos, como las fotocopias de los documentos de solvencia, y las fotocopias de los documentos identificativos son remitidas a posterioridad directamente por los clientes, a través del correo ordinario.

Una de las soluciones tecnológicas que propongo y, en la que está trabajando actualmente este Servicio de Información de los Sujetos Obligados (SISO), se basará y justificará legalmente en el Artículo 8 de la Ley 10/2010, que permite la “aplicación por terceros de las medidas de diligencia debida”.

Fabián Zambrano Viedma

Responsable del Servicio de Información de los Sujetos Obligados (SISO)

LOS ÓRGANOS CENTRALIZADOS DE PREVENCIÓN

2011-03-07T13:27:00.000+01:00

ENSEÑANZAS OPERATIVAS DEL OCP DEL CONSEJO GENERAL DEL NOTARIADO DE ESPAÑA

El Artículo 27 de la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, permite la constitución de Órganos Centralizados de Prevención (OCP) en las profesiones colegiadas en España, cuyos miembros sean sujetos obligados de esta Ley. Pero ello ha de hacerse mediante Orden del Ministerio de Economía y Hacienda.

Las profesiones colegiadas que decidan crear su propio OCP contarán, a través de este Órgano, con un canal centralizado para sus contactos con las autoridades judiciales, policiales y administrativas responsables de la prevención y represión del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, y el Director del OCP será el representante de los colegiados ante el SEPBLAC.

Los OCP’s, además de sus funciones institucionales de colaboración, especificadas en el Artículo 21 de la Ley y, particularmente para los Notarios en el Artículo 1 de la Orden EHA/2963/2005, tienen como función facilitar a los sujetos obligados pertenecientes a las profesiones colegiadas, el cumplimiento de sus obligaciones AML. Son órganos en los que se centraliza la información AML generada en la actividad profesional de los distintos miembros colegiados, y promueven su coordinación operativa.

Además de las ventajas señaladas, los OCP’s pueden ofrecer algunas otras de interés a los profesionales colegiados que opten por esta vía legal, como lo está demostrando en la práctica el único Órgano Centralizado de Prevención que actualmente está autorizado en España, y que depende del Consejo General del Notariado.

EL ÓRGANO CENTRALIZADO DE PREVENCIÓN DEL NOTARIADO

El OCP del Notariado es una estructura operativa altamente especializada, que coordina el cumplimiento AML de todos los notarios españoles, quienes obligatoriamente tienen que pertenecer a la misma por su consideración funcionarial. (Artículo 27.3)

En este primer OCP creado en España, que ya ha captado el interés dentro de la Unión Europea, se han conjuntando la gran experiencia y conocimiento del colectivo notarial, y la especialización AML aportada por los profesionales contratados para su funcionamiento, lo que ha permitido estructurarlo con una buena planificación estratégica, táctica y logística de “compliance AML” que está beneficiando al colectivo notarial, y que sin duda, va a servir de guía para los futuros OCP’s que se vayan creando a partir de ahora.

Las características más importantes de esta estructura operativa las vamos a analizar a continuación.

El Artículo 27 de la Ley 10/2010 especifica dos funciones básicas para los OCP’s, y que por tanto están presentes en el OCP Notarial:

Función de Comunicación: El OCP Notarial es el canal por el que se comunican al SEPBLAC las operaciones, aún las meras tentativas, consideradas como indiciarias de blanqueo de capitales y/o de financiación del terrorismo, tras el examen especial que realiza el propio OCP.

Pueden ser:

Operaciones remitidas por los notarios, u
Operaciones afloradas por el OCP en base a sus propias investigaciones.

Función de Colaboración: El OCP Notarial, es el que atiende de forma ordinaria los requerimientos que llegan a los notarios desde las autoridades competentes en la prevención y represión del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.

Las obligaciones de comunicación (Artículo 18) y de colaboración (Artículo 21), no son exclusivas y, por tanto, no impide que lo notarios puedan comunicar al SEPBLAC, ni que las Autoridades puedan dirigirse directamente a los notarios, por ser ellos los sujetos obligados por la Ley.

Además de las dos funciones señaladas en la Ley, la Orden EHA/2963/2005, de 20 de septiembre, reguladora del OCP notarial, en su Artículo 3 permite a este Órgano otras tres funciones del máximo interés operativo, que podrían también conseguirse para los nuevos OCP’s que se vayan creando, teniendo en cuenta sus propias características y bases de datos colegiales.

Función de Investigación: El OCP Notarial tiene capacidad para realizar el examen especial de las operaciones sospechosas recibidas de los notarios, o de aquellas otras afloradas a través de la investigación del ÍNDICE ÚNICO INFORMATIZADO NOTARIAL (IUI), del que hablaré posteriormente.
Función normativa y de control interno: El OCP Notarial tiene la capacidad de elaborar y mantener actualizado el Manual de Procedimientos de Prevención del Blanqueo de Capitales de los notarios, y de velar para que éstos lo apliquen en su actividad profesional.
Función de Formación: El OCP Notarial tiene capacidad para la organización de acciones formativas, presenciales o a distancia, dirigida a los notarios y a su personal, y a la emisión de los correspondientes diplomas.

Para el cumplimiento de estas cinco funciones, la organización del OCP notarial se estructura a través de:

Un Director del OCP del Notariado, que asume las funciones que la Ley 10/2010 establece para el OCIC y para el Representante ante el SEPBLAC.
Una Unidad de Análisis y Comunicación.
Una Unidad de Procedimientos, Cumplimiento y Formación.

FUNCIONES RELATIVAS A PROCEDIMIENTOS, CUMPLIMIENTO Y FORMACIÓN

Manual de Procedimientos

La Unidad de Procedimientos, Cumplimiento y Formación, bajo la Coordinación del Director del OCP, es la que se encarga de mantener actualizado para todos los notarios de España el Manual de Procedimientos de Prevención del Blanqueo de Capitales.

Por su carácter didáctico, resulta de interés señalar el proceso de confección del Manual de Procedimientos de los notarios:

Para poder acometer este trabajo, el OCP necesitó conocer primero todos los actos jurídicos en los que intervenían los notarios.

Se valió para ello del trabajo de identificación y codificación de los actos jurídicos de intervención notarial. Este trabajo lo había impulsado el Consejo General del Notariado en el año 2004, que es cuando decidió poner en funcionamiento un nuevo índice único informatizado que sustituyera a los numerosos índices en papel que hasta ese momento remitían los notarios a las distintas autoridades para el cumplimiento de sus deberes de información: (transmisiones patrimoniales, IBI, Catastro, Activos financieros, etc.). El OCP se constituyó en el año 2005.

El ÍNDICE ÚNICO INFORMATIZADO NOTARIAL es una herramienta informática, que como he indicado, fue creada por el Consejo en el año 2004 y posteriormente mejorada por la Agencia Notarial de Certificación (ANCERT), que es la empresa que tiene el Consejo General del Notariado para la modernización tecnológica de la profesión.

Esta herramienta informática permite a las notarías de toda España realizar, de forma telemática y mediante firma electrónica reconocida notarial (FEREN), una comunicación quincenal de los datos obtenidos de los documentos autorizados en las notarías durante ese período. Es el Consejo General del Notariado el que centraliza esta información, la procesa a través de ANCERT y la remite a las autoridades que tienen interés legítimo en la misma (Vg.: Comunidades autónomas, Dirección General de Catastro, Ayuntamientos y Diputaciones, Colegios Notariales, Órgano Centralizado para la Prevención del Blanqueo, Órgano de Control Tributario, Instituto Nacional de Estadística y Ministerio de la Vivienda, entre otros.)

La base de esta herramienta informática es un fichero con una estructura y diseño en lenguaje estándar XML, para que sea fácilmente reconocible y tratable por los distintos programas informáticos que se utilizan tanto en las notarías de España, como en los centros oficiales para los que se utiliza la información recopilada, en el que se recoge de forma fidedigna toda la información relativa a los actos jurídicos que constan en cualquier documento notarial.

Para poder alimentar de forma homogeneizada esta herramienta desde las notarías de España, se tuvieron que codificar los distintos actos jurídicos realizados por los notarios.

Ese trabajo clasificatorio de actos jurídicos, nunca definitivo en la práctica, es el que sirvió en el año 2005 al OCP para acotar el universo de prevención de operaciones que debía controlar.

Este conjunto de actos jurídicos, previamente codificados, tuvo que ser posteriormente acotado de nuevo por el OCP, con el asesoramiento de los propios notarios a través del Consejo, en base al conocimiento y experiencia AML de ambas Partes y de la obtenida en diferentes fuentes: Vg.: la normativa legal AML nacional y comunitaria; las recomendaciones de organismos internacionales especializados en la prevención del blanqueo de capitales y en la financiación del terrorismo; o las medidas AML impulsadas por la Dirección General de los Registros y del Notariado a través del Consejo General del Notariado, entre otras.

De esta forma se delimitaron aquellos actos jurídicos que se consideraron de especial interés y seguimiento para la profesión. Este listado fue ratificado posteriormente por la Orden EHA/114/2008, de 29 de enero, reguladora de determinadas obligaciones de los notarios en el ámbito de la prevención del blanqueo de capitales, que delimita el campo de prevención de los Notarios:

Constitución, transmisión o extinción de toda clase de derechos reales sobre bienes inmuebles o entidades comerciales.
Creación de sociedades, asociaciones, fundaciones, entidades comerciales u otros tipos de estructuras análogas.
Compraventa de acciones, participaciones o de cualesquiera otros valores negociables e instrumentos financieros.
Actos o negocios jurídicos relativos al funcionamiento o a la gestión de sociedades, asociaciones, fundaciones, entidades comerciales u otros tipos de estructuras análogas.

De esta forma se cumplimentó, en el período 2005-2006, lo que la nueva Ley exige actualmente en el Artículo 17: la elaboración de una relación de operaciones susceptibles de estar relacionadas con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo.

Una vez identificadas las operaciones susceptibles de generar problemas AML al Notariado, se definió la política expresa de admisión de clientes exigida actualmente por el Artículo 26 de la Ley 10/2010, que es exactamente la misma que se exigía en la legislación anterior.

Los factores de riesgo profesional fueron determinados por los propios notarios a través de su Consejo, con el asesoramiento del OCP, para cada una de las operaciones y tipos de clientes seleccionados, adelantándose así a lo que exige la actual legislación.

Para completar el Manual de Procedimientos, se fueron definiendo progresivamente también, las políticas adecuadas en materia de diligencia debida, información, conservación de documentos, control interno, evaluación y gestión de riesgos y garantía de cumplimiento de las disposiciones pertinentes, que en aquel momento eran las que se especificaban en la anterior Ley y en su Reglamento, aprobado por el Real Decreto 925/1995, de 9 de junio, y sus normas de desarrollo, aún vigentes en lo que no resulten incompatibles con la nueva Ley.

Entre estas normas de desarrollo está la Orden EHA/114/2008 referenciada anteriormente.

Servicio de apoyo y consulta telefónica y procedimientos de control interno

Al ser los notarios funcionarios públicos, que en el ejercicio de su función han de velar por la legalidad del acto o negocio jurídico que autorizan y documentan, son los primeros interesados en velar para que se apliquen en las notarías que ellos regentan el Manual de Procedimientos elaborado por el OCP Notarial.

La Orden EHA 114/2008, especifica en su Artículo 7 los procedimientos de control interno que el OCP del Notariado tiene que tener establecidos. Seguidamente esquematizo las soluciones que se han adoptado para cumplir con estos requerimientos; la información sobre algunas de estas soluciones se amplía en otros apartados de este documento.

A través del Gestor OCP/OCT de la Plataforma Tecnológica de Servicios del Consejo, se captura de forma centralizada la información ITS (Informe sobre Transacciones Sospechosas) que remiten los notarios a la Unidad de Análisis y Colaboración.
La OCP del Notariado, a través de la Plataforma Tecnológica de Servicios del Consejo, tiene establecida una comunicación telemática con el SEPBLAC, para la remisión de aquellas operaciones que resulten positivas tras el examen especial efectuado por la Unidad de Análisis y colaboración. Esta Unidad se ha dotado de procedimientos tecnológicos para este trabajo de investigación.
A través de la Red Privada Notarial (RENO), los notarios y el OCP se pueden intercambiar información de forma ágil y segura, mediante correo electrónico corporativo securizado.
Entre las herramientas corporativas de la Plataforma Tecnológica del Consejo, está un Gestor de Expedientes para el OCP, que permite conservar de forma centralizada la documentación correspondiente a las operaciones analizadas y comunicadas por parte del OCP, así como elaborar estadísticas.
En el Portal OCP existente en la Plataforma Tecnológica se ofrece información a las Notarías sobre cumplimiento AML y sobre indicadores de riesgo. Además se ha puesto en funcionamiento un Servicio de apoyo y consulta telefónica para que las Notarias tengan una atención personalizada en el cumplimiento de sus obligaciones AML.
El OCP elabora cada año un plan de formación, que incluye acciones formativas dirigidas a los notarios y a su personal, así como para la actualización de sus Unidades Operativas.

Establecimiento de directrices y reglas de prevención AML

Junto con el Manual de Procedimientos, los notarios cuentan con otra herramienta de ayuda para la prevención AML, que se denomina: Lista de indicadores de riesgo.

Esta lista, que confecciona y actualiza la Unidad de Procedimientos, Cumplimiento y Formación de la OCP, alerta a los notarios sobre posibles operaciones de riesgo.

La lista se actualiza aprovechando el conocimiento práctico de los propios notarios y la información AML que va acumulando el OCP sobre indicadores de riesgo, que obtiene a través de diferentes fuentes: vg.: tipologías GAFI o de sus órganos regionales (FSRB), comunicaciones del SEPBLAC, resoluciones judiciales, experiencia del propio OCP, etc.

Estos indicadores son variados y son muy similares a los que se utilizan en las aplicaciones informatizadas AML de las entidades financieras. Algunos han de ser aplicados por lo notarios de forma objetiva y otros, en el contexto subjetivo de la operación que analizan.

A título de ejemplo, traigo a colación algunos: “utilización de dinero en efectivo en la operación para comprar bienes inmuebles”; “conexión con paraíso fiscal”; ciudadano extranjero procedente de un país de riesgo”, etc.

Otro indicador de riesgo para los notarios se especifica en el Artículo 5 de la Orden EHA/114/2008, puesto que están obligados a comunicar al SEPBLAC las operaciones en las que no les sea exhibida, para su incorporación al protocolo, la declaración de movimiento de medios de pago materializada en el formulario S-1, cuando el pago de la operación se realice, o se haya realizado con anterioridad, en moneda metálica, billetes de banco o cheques bancarios al portador, por importe superior a 100.000 euros si los movimientos son en territorio nacional, o 10.000 euros, si los movimientos se realizan con el extranjero. (Puntualización del Artículo 34 de la Ley 10/2010 que modificaría la Orden).

Estos listados, que van siendo actualizados en el tiempo y que se difunden a los notarios a través de la intranet de Consejo, sirven para alertarlos del riesgo existente en determinados actos o negocios jurídicos, obligándoles así a realizar un examen AML mucho más exhaustivo.

Cuando un indicador de riesgo resulta evidente o cuando existe en la operación más de uno, el Manual de Procedimiento obliga a los notarios a remitir un informe al OCP del Notariado, dentro de los tres días siguientes a la alerta, a través de un documento en formato electrónico, estructurado como una plantilla que requiere simplemente completar cada uno de sus campos. Este documento es remitido de forma segura a través de la intranet del Consejo denominada: PLATAFORMA TECNOLÓGICA DE SERVICIOS CORPORATIVOS, y que analizaré posteriormente cuando trate sobre la estructura logística del OCP Notarial.

Proporcionar formación AML a las Notarías

En cumplimiento del Artículo 29 de la Ley 10/2010 y de la habilitación especial recibida a través de la Orden EHA/2963/2005, la Unidad de Procedimientos, Cumplimiento y Formación de la OCP también se encarga de programar los cursos formativos, presenciales o a distancia, dirigidos a los notarios y a su personal, emitiendo los correspondientes diplomas, y utilizando para los cursos a distancia la PLATAFORMA TECNOLÓGICA DE SERVICIOS CORPORATIVOS ya indicada.

FUNCIONES RELATIVAS AL ANÁLISIS Y COMUNICACIÓN

Examen de los expedientes remitidos por los Notarios

Las funciones que según la Ley 10/2010 están específicamente encomendadas a los Departamentos de Prevención del Blanqueo de Capitales, en el OCP del Notariado están encomendadas a la Unidad de Análisis y Comunicación, bajo la coordinación de su Director.

Esta Unidad es la receptora de los informes o expedientes remitidos por los notarios, por contener uno o más indicadores de riesgo. Se envían a través del gestor de contenidos existente en el portal del OCP de la intranet del Notariado.

El propio gestor de contenidos del portal, asigna automáticamente un número a cada uno de los informes enviados por los notarios. Este número está vinculado a su nivel de riesgo, y se obtiene en base al listado de indicadores de riesgo que está programado en la aplicación de forma dinámica.

Este sistema de control permite la priorización de los expedientes por parte de la Unidad de Análisis y Comunicación, de cara a su obligación de examen especial, según lo indicado en el Artículo 17 y que analizaré posteriormente con más detalle.

Rastreo operativo del Índice Único Informatizado Notarial (IUI)

La Orden EHA/2963/2005 autorizaba al OCP, y más concretamente a su Unidad de Análisis y Comunicación, a analizar cualquier operación contenida en el Índice Unificado.

Ya he explicado anteriormente lo que significa esta herramienta informática en la actividad ordinaria de los notarios. Contiene los datos de todas las transacciones realizadas por los mismos. Esta información es cargada en la base de datos de la aplicación cada dos semanas, por oficiales de las notarias que están especialmente preparados para esta finalidad, quienes han de firmar electrónicamente el proceso para que quede constancia de la cesión de datos al Índice.

Análisis de las conexiones encontradas, análisis de las peticiones de las Autoridades competentes y deberes de Información y Colaboración.

El proceso de EXAMEN ESPECIAL (Artículo 17), que realiza la Unidad de Análisis y Comunicación del OCP, requiere de una estructura tecnológica de investigación y de comunicación con los Notarios y con las Autoridades.

Esta estructura logística interna consta de investigadores (elemento humano) y de herramientas (elemento tecnológico).

Entre las herramientas está una aplicación de software que permite filtrar y ordenar toda la información que maneja la Unidad:

La que llega a través de los expedientes de investigación procedentes de los notarios.
La que llega a través del filtrado de los datos que contiene el ÍNDICE ÚNICO INFORMATIZADO NOTARIAL.
La que llega a través de las peticiones de comunicación de las Autoridades.
La que llega a través del Servicio de apoyo y consulta telefónica (Unidad de Procedimientos, Cumplimiento y Formación)

Esta plataforma tecnológica permite detectar las secuencias de transacciones complejas que pasan por uno o por diferentes notarios, extractando de forma automática las operaciones de riesgo, y comparando sus elementos constitutivos en base a los indicadores de riesgo predefinidos.

La información resultante se enriquece a través de un proceso de investigación, que utiliza diferentes bases de datos públicas u oficiales, algunas de ellas contratadas por el Consejo, como la que permite identificar a Personas con Responsabilidad Pública.

Con esta información enriquecida se procede a realizar el EXAMEN ESPECIAL de los:

Expedientes o Informes procedentes de los notarios.
Expedientes abiertos en base a la propia investigación de la Unidad.
Expedientes procedentes de las Autoridades requirentes, cuando sea exigible una investigación y no se refiera sólo a la recopilación de datos de alguna operación concreta, en cuyo caso, éstos datos se solicitan al notario que hubiera participado en la misma, quien deberá facilitarlos.

El resultado del EXAMEN ESPECIAL determina si la operación debe comunicarse o no al SEPBLAC, en concepto de informe COS, que en la OCP se denomina Informe ITS (Informe sobre transacciones sospechosas). Esta comunicación al SEPBLAC se realiza de modo telemático, sin perjuicio de la utilización de otros soportes cuando sea preciso, en cumplimiento del Artículo 6 de la Orden EHA/114/2008, conteniendo en todo caso los requisitos y la totalidad de la información señalada en el apartado 2 del Artículo 18 de la Ley 10/2010, con indicación nominativa del notario o notarios intervinientes o autorizantes.

La información solicitada por Tribunales, Jueces y Fiscales, se remite a los mismos con la celeridad y eficacia exigidas en el Artículo 21 (Deber de Colaboración).

La estructura logística externa consta de un Portal específico para la OCP, dentro de la Intranet Notarial, que contiene un aplicativo denominado: “Comunicación inmediata de operaciones” que permite crear el expediente-informe del notario a través de una plantilla informatizada. Este Portal contiene información sobre el Servicio de apoyo y consulta telefónica y una Tabla de indicadores de riesgo por tipo de operación.

EL ÍNDICE ÚNICO INFORMATIZADO NOTARIAL Y EL ARTÍCULO 33.2. DE LA LEY 10/2010

Resulta interesante la constatación de que el IUI (Índice Único Informatizado), se ha constituido en la primera base de datos restringida que está cumpliendo con el Artículo 33.2. de la Ley 10/2010, que permite el intercambio de información relativa a las operaciones a las que se refieren los artículos 18 y 19, con la única finalidad de prevenir o impedir operaciones relacionadas con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo cuando de las características u operativa del supuesto concreto se desprenda la posibilidad de que, una vez rechazada, pueda intentarse ante otros sujetos obligados el desarrollo de una operativa total o parcialmente similar a aquella.

Es así en la práctica, porque el sistema informático desarrollado para este Índice Unificado, ha dotado al mismo con dos tipos de alertas:

Una bandera roja que avisa de que una determinada información ha sido solicitada por una Autoridad competente en la materia AML.
Una bandera azul que avisa de que una determinada información ha sido ya notificada al SEPBLAC.

Esta información de calidad se ofrece a los notarios y a las Autoridades competentes en materia AML, quienes pueden acceder a la misma, los primeros mediante su clave profesional y las segundas, mediante una tarjeta especial con CIP y clave.

LAS OBLIGACIONES DE IDENTIFICACIÓN DE CLIENTES, CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Y OTROS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL Y EVALUACIÓN

Por su interés práctico para los sujetos obligados, finalizo este trabajo analizando los criterios interpretativos del Ministerio de Economía y Hacienda sobre las materias referenciadas en el encabezamiento, y que están especificados en la Orden EHA/114/2008, de 29 de enero, reguladora del cumplimiento de determinadas obligaciones de los notarios en el ámbito de la prevención del blanqueo de capitales, matizados lógicamente por la nueva Ley 10/2010.

I
DENTIFICACIÓN DE LAS PERSONAS FÍSICAS (Análisis del Artículo 2 de la Orden EHA/114/2008, tras la entrada en vigor de la Ley 10/2010)

Cuando el compareciente en la Notaría sea una persona física, deberá ser identificado por el Notario mediante el Documento Nacional de Identidad o Pasaporte español, si es ciudadano español, o el permiso de residencia expedido por el Ministerio del Interior, pasaporte extranjero o documento de identificación válido en el país de procedencia que incorpore fotografía de su titular, si es ciudadano extranjero, sin perjuicio de la obligación de los comparecientes de acreditar el número de identificación fiscal (NIF) o el número de identificación de extranjero (NIE). (Esta parte del Art. 2.1 de la Orden sigue en vigor)

En los casos en que el cliente no comparezca y actúe a través de un representante, el Notario también procederá a la identificación de este representante. (Esta parte del Art. 2.1. de la Orden sigue en vigor)

Cuando existan indicios o sospecha de que los otorgantes no actúan por cuenta propia, si la operación tiene indicadores de riesgo, a mi juicio el notario debería proceder, como cualquier otro sujeto obligado, a la identificación del titular real en los términos especificados en el Artículo 4 de la Ley 10/2010, con carácter previo a la ejecución de la operación, y no limitarse como se indicaba en la Orden EHA, a hacer constar este extremo en la comunicación ITS que remitía al OCP. Creo, por tanto, que esta recomendación de la Orden es incompatible con la nueva Ley. (Esta parte del Art.2.1 de la Orden ya no estaría en vigor)

En el caso de otorgantes habituales, creo que los notarios pueden seguir efectuando la identificación de las personas físicas, dando fe de que los conocen personalmente. No obstante, la utilización de este medio de identificación que permite la Ley Notarial de 28 de mayo de 1862, no exime a los notarios de la obligación de solicitar los documentos fehacientes de identificación, al menos la primera vez, y de conservar copia de los mismos. Esta copia deberá ser en soporte óptico, magnético o electrónico, a partir de 30 de abril de 2012. (El Artículo 2.2 de la Orden continuaría en vigor)

El notario deberá hacer constar en la escritura, de conformidad con su normativa interna, la profesión o actividad empresarial del otorgante, y será el OCP el que, durante el examen especial que tenga que hacer si la operación le es remitida por el notario porque contiene indicadores de riesgo, si observa incoherencias en la manifestación realizada, proceda a la verificación de la información contenida en la misma. (El Artículo 2.3 de la Orden, a mi juicio seguiría por tanto en vigor.)

IDENTIFICACIÓN DE LAS PERSONAS JURÍDICAS (Análisis del Artículo 3 de la Orden EHA/114/2008, tras la entrada en vigor de la Ley 10/2010)

El Representante de una persona jurídica deberá presentar al notario un documento fehaciente acreditativo de su denominación, forma jurídica, domicilio y objeto social, sin perjuicio de la obligación que proceda de comunicar el número de identificación fiscal (NIF).

El Representante persona física, también será identificado conforme a los criterios establecidos anteriormente para las personas físicas.

El Artículo 3.2 de la Orden que habla de la aceptación por el notario, no de un documento fehaciente de la identificación de la persona jurídica, sino de un documento notarial en el que conste que esta identificación ya ha sido hecha por otro notario, bajo mi criterio podría seguir teniendo validez, siempre que el notario pudiera comprobar de alguna forma la validez del documento notarial que se le presenta, de igual manera que debería hacer también esta comprobación con el documento acreditativo que contenga los datos de identificación de la persona jurídica. Esto podría hacerse utilizando sus propias herramientas telemáticas. Con ello se evitaría el riesgo de una posible falsificación de documentos notariales.

El Artículo 3.3 de la Orden no tiene mayor trascendencia, puesto que aunque se inserte en el instrumento público la manifestación del otorgante, consistente en que los datos de identificación de la persona jurídica y, especialmente el objeto social y domicilio, no han variado respecto de los consignados en el documento presentando, de alguna forma este documento será verificado por el notario para asegurar que no está falsificado.

En el caso de las personas jurídicas, sigue vigente la recomendación especificada en el Artículo 3.4 de la Orden EHA, y por tanto, el notario deberá solicitar información acerca de la estructura accionarial o de control de la persona jurídica, cuando aprecie varios de los indicadores de riesgo, no sólo porque esta información va a resultar necesaria para que el OCP pueda realizar el examen especial, sino porque como sujeto obligado tiene que hacer la identificación del titular real ordenada por el Artículo 4 de la Ley 10/2010. Esta solicitud de información sobre la estructura accionarial debe ser especialmente rigurosa cuando se refiera a personas jurídicas constituidas en paraísos fiscales, o cuando la operación en la que interviene el notario, es de las que exigen obligatoriamente una comunicación por estar en relación con determinados países, según la normativa vigente al respecto.

En este caso, el Notario hará constar en el instrumento público la manifestación del otorgante acerca del nombre o razón social de cada titular que tenga una participación superior al 25% en el capital de la persona jurídica, así como su NIF o NIE y domicilio, lo que resulta del máximo interés para el examen especial que realice posteriormente el OCP.

OTRAS OBLIGACIONES DE LOS NOTARIOS EN RELACIÓN CON LA DILIGENCIA DEBIDA

Considero que el notario, al margen de lo señalado en el Orden EHA/114/2008 que he comentado hasta aquí, y en función del riesgo de la operación, también está sometido a la obligación de investigar el propósito e índole de la relación de negocios (Artículo 5), recabando de sus clientes información para conocer la naturaleza de su actividad profesional o empresarial, aunque posteriormente deba ser el OCP el que, durante el examen especial, adopte medidas dirigidas a comprobar razonablemente la veracidad de dicha información.

Otra de las obligaciones derivadas de la diligencia debida, es la referida al seguimiento continuo de la relación de negocio establecida en el Artículo 6 de la Ley 10/2010. Bajo mi criterio, los notarios deberían someter a los otorgantes habituales que trabajan con sus notarías, al seguimiento continuo de la relación de negocio, al igual que sucede con el resto de los sujetos obligados, incluido el escrutinio de las operaciones efectuadas a lo largo de dicha relación, a fin de garantizar que coincidan con el conocimiento que tienen de sus otorgantes habituales y de su perfil empresarial y de riesgo, incluido el origen de los fondos, y garantizar también que los documentos, datos e información de que dispongan estén actualizados, puesto que, de no ser así no podrían hacer efectivas algunas de las prerrogativas que se establecen en la Orden EHA y que hemos analizado.

EL PROBLEMA DE LA IDENTIFICACIÓN FORMAL EN LAS NOTARÍAS

LA IDENTIFICACIÓN FORMAL de los clientes mediante documentos fehacientes, con carácter previo al establecimiento de la relación de negocio o a la ejecución de cualesquiera operaciones, especificada en el Artículo 3 de la nueva Ley, constituye la piedra angular sobre la que descansa toda la legislación de prevención del blanqueo de capitales.

Para esta obligación no hay ninguna excepción, aún cuando se trate de operaciones notariales sin indicadores de riesgo.

La identificación formal a través de los documentos fehacientes explicitados anteriormente, implica la tecnificación de la identificación en las Notarías, que han de contar con la tecnología necesaria para evitar dar como buenos aquellos documentos de identificación que hayan sido falsificados o manipulados, porque si graves son las consecuencias de esta posibilidad fraudulenta para cualquier sujeto obligado, mucho más lo son para los notarios, que tienen que dar fe pública en los actos jurídicos en los que intervienen.

Para este objetivo ya existen soluciones tecnológicas en el mercado, que verifican el que los documentos oficiales de identificación que presentan los clientes no están manipulados o falsificados, y además, ofrecen una justificación documental sobre la verificación efectuada.

Otra solución sería que en las Notarías hubiera personal especializado para una buena detección de documentos de identificación falsificados, lo que no siempre resulta posible. Pero creo que la solución ideal sería poner a disposición del colectivo notarial, a través del Consejo, herramientas tecnológicas adecuadas para esta finalidad, que pudieran operar de forma centralizada a través del OCP del Notariado.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS (Artículo 4 de la Orden EHA/114/2008, tras la entrada en vigor de la Ley 10/2010).

El Notario deberá conservar copia del documento o documentos empleados en la identificación, tanto de personas físicas como jurídicas, durante un plazo de diez años tal como exige la nueva Ley, a contar desde la última vez que el otorgante participó en un acto o negocio jurídico en la Notaría.

Asimismo se conservarán durante un plazo de diez años, los documentos utilizados para la comprobación de la veracidad de la información sobre la profesión o actividad empresarial del otorgante, cuando se hubieren obtenido.

Las copias de estos documentos deberán ser conservadas por el Notario en archivos distintos del protocolo notarial.

En cuanto a los documentos necesarios para la identificación de las personas jurídicas, se podrán tener también en copia en archivos distintos de los del protocolo notarial, o mediante el archivo de las referencias notariales de estos documentos, en los que consten las identificaciones en cualquiera de las formas establecidas en la legislación notarial.

El Notario deberá tener establecidos, antes del 30 de abril de 2012, las herramientas necesarias para realizar copias de los documentos de identificación en soportes ópticos, magnéticos o electrónicos.

La conservación de los restantes documentos que acrediten adecuadamente la realización de las operaciones será realizada a través del protocolo notarial.

Una solución tecnológica bajo el control centralizado del OCP, con acceso directo desde cada Notaría, podría simplificar el problema de la conservación individualizada por cada Notaría y por diez años, de las copias de los documentos de identificación y de verificación.

Ello facilitaría también al OCP el cumplimiento del deber de Colaboración del Artículo 21.

LISTAS DE SANCIONES DE LA UNIÓN EUROPEA Y LISTAS DE PERSONAS CON RESPONSABILIDAD PÚBLICA

La Disposición adicional primera de la Orden EHA/114/2008, obligaba a los Notarios a filtrar las identidades a través de las listas públicas oficiales de sanciones de la Unión, por lo que este control se estará haciendo, posiblemente, a través de la Intranet del Consejo General del Notariado, mediante alguna aplicación tecnológica que facilite este proceso, o también mediante el acceso de los notarios a los listados ya depurados que se comercializan por las multinacionales especializadas en esta materia. Alguno de estos listados ya los utiliza el OCP del Notariado para el filtro de las Personas con Responsabilidad Pública, en determinadas operaciones de riesgo.

Los notarios, al igual que sucede con el resto de los sujetos obligados, no podrán intervenir en actos jurídicos cuando no puedan aplicar las medidas de diligencia debida previstas en la Ley 10/2010, entre las que están el filtraje de las identidades físicas y jurídicas a través de los listados de sanciones de la Unión Europea.

EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES POR PARTE DE LOS NOTARIOS

El Artículo 9 de la Orden EHA/114/2008, establece que los procedimientos y órganos de control interno y de comunicación y, en particular, el funcionamiento del sistema de prevención del blanqueo establecido por el OCP, serán objeto de examen por parte de un experto externo al menos cada tres años.

Con la nueva Legislación, este examen tiene definitivamente CARÁCTER TRIENAL, abriéndose la posibilidad de que, tras un informe de experto externo de carácter completo, éste se prolongue durante los dos años siguientes, mediante un seguimiento de las recomendaciones efectuada por el experto externo, referido exclusivamente a la adecuación de las medidas adoptadas para solventar las posibles deficiencias detectadas. Ese seguimiento anual debería ser también externo.

Al margen del examen de experto externo, la Orden que estamos analizando determina la realización anual de una Auditoría de Cumplimiento por parte del Consejo General del Notariado, en la que se haga una evaluación interna y por escrito de la efectividad operativa de los procedimientos y órganos de control interno y de comunicación, cumplimiento de las obligaciones de los notarios, o funcionamiento del OCP.

A mi juicio, esta medida sigue teniendo vigencia con la nueva Ley, y posiblemente será incorporada a todos los OCP’s que se vayan creando en el futuro.

Al igual que sucede con el examen de experto externo, la evaluación interna efectuada por el Consejo General del Notariado estará a disposición de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias y de sus órganos de apoyo durante los cinco años siguientes a la fecha de su emisión.

LA ABSTENCIÓN DE EJECUCIÓN DEL CAPÍTULO II Y DEL ARTÍCULO 19

El Notario no puede intervenir en ninguna operación en la que no pueda identificar de forma fehaciente a sus participantes. (Artículo 3 de la Ley 10/2010)

El Notario no puede intervenir en ninguna operación de riesgo, si no puede proceder a la identificación del titular real. (Artículo 4 de la Ley 10/2010)

El Notario no puede intervenir en ninguna operación cuando no pueda aplicar las medidas de diligencia debida previstas en la Ley 10/2010, poniendo fin a su participación cuando aprecie esta imposibilidad, debiendo hacer una comunicación al OCP para que se efectúe el examen especial. (Artículo 7.3)

El Notario no puede intervenir en ninguna operación en la que alguna de sus partes esté dentro de la lista de Sanciones de la Unión, debiendo hacer una comunicación al OCP para que se efectúe el examen especial. (Art. 51.2, Art. 52.5 de la Ley 10/2010 y Disposición Adicional Primera de la Orden EHA/114/2008.

El Notario se abstendrá de intervenir en cualquier operación que esté relacionada con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo. (Art. 19.1).

No obstante, cuando dicha abstención no sea posible o pueda dificultar la investigación, podrá intervenir en la operación, efectuando inmediatamente una comunicación al SEPBLAC y a su OCP. (Artículo 19.1)

El notario podrá abstenerse de intervenir en una operación cuando aprecie en la misma varios de los indicadores de riesgo de los señalados por el OCP, o bien de indicio manifiesto de simulación o fraude de ley. En estos casos, el Notario recabará del cliente los datos precisos para valorar la concurrencia de tales indicadores o circunstancias en la operación, sin revelar el objeto de esta petición de datos. (Artículo 19.2)

Fabián Zambrano Viedma

Responsable del Servicio de Información de los Sujetos Obligados (SISO)

EXAMEN DE EXPERTO EXTERNO

2011-01-21T10:22:00.003+01:00

Los Sujetos Obligados, en el proceso de adaptación de su normativa interna a la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, se están replanteando la planificación de la obligación del EXAMEN EXTERNO, especificada en el Artículo 28, por lo que desean conocer con detalle lo que sobre este tema indica la nueva regulación.

A este fin he solicitado a nuestros Asesores Jurídicos en esta materia, el Bufete RUBI BLANC ABOGADOS, nos ofrezcan las claves necesarias para resolver las dudas que pudieran surgir de cara a la planificación del EXAMEN DE EXPERTO EXTERNO.

LO QUE DICE LA LEY

Artículo 28. Examen externo

1. Las medidas de control interno a que se refiere el artículo 26 serán objeto de examen anual por un experto externo.

Los resultados del examen serán consignados en un informe escrito que describirá detalladamente las medidas de control interno existentes, valorará su eficacia operativa y propondrá, en su caso, eventuales rectificaciones o mejoras. No obstante, en los dos años sucesivos a la emisión del informe podrá éste ser sustituido por un informe de seguimiento emitido por el experto externo, referido exclusivamente a la adecuación de las medidas adoptadas por el sujeto obligado para solventar las deficiencias identificadas.

Mediante Orden del Ministro de Economía y Hacienda podrán aprobarse los modelos a que habrán de ajustarse los informes emitidos.

El informe se elevará en el plazo máximo de tres meses desde la fecha de emisión al Consejo de Administración o, en su caso, al órgano de administración o al principal órgano directivo del sujeto obligado, que adoptará las medidas necesarias para solventar las deficiencias identificadas.

2. Los sujetos obligados deberán encomendar la práctica del examen externo a personas que reúnan condiciones académicas y de experiencia profesional que las hagan idóneas para el desempeño de la función.

Quienes pretendan actuar como expertos externos deberán comunicarlo al Servicio Ejecutivo de la Comisión antes de iniciar su actividad e informar a éste semestralmente de la relación de sujetos obligados cuyas medidas de control interno hayan examinado.

Los sujetos obligados no podrán encomendar la práctica del examen externo a aquellas personas físicas que les hayan prestado o presten cualquier otra clase de servicios retribuidos durante los tres años anteriores o posteriores a la emisión del informe.

3. El informe estará en todo caso a disposición de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias o de sus órganos de apoyo durante los cinco años siguientes a la fecha de emisión.

4. La obligación establecida en este artículo no será exigible a los empresarios o profesionales individuales.

COMENTARIOS DE INTERÉS

CARÁCTER TRIENAL

La nueva legislación abre la posibilidad de que, tras un informe de experto externo de carácter completo, éste se prolongue durante los dos años siguientes, mediante un seguimiento de sus recomendaciones.

Ello parece aconsejar, desde un punto de vista práctico, la contratación del experto externo que ha de llevar a cabo la revisión por el periodo trienal correspondiente a la realización del primer examen de experto externo completo y la de los dos sucesivos exámenes de seguimiento de recomendaciones; todo ello con independencia de que los sujetos obligados decidan realizar sistemáticamente informes completos, al tratarse la posibilidad aludida de tan solo una opción.

De ser elegida la opción referida, la cual puede verse favorecida por factores de operatividad y coste, parecería lo más razonable que fuera el propio experto externo que realiza el primer informe completo, el responsable de llevar a cabo los subsiguientes informes de seguimiento de recomendaciones.

PRIMER INFORME COMPLETO

Una cuestión que los sujetos obligados se plantean con frecuencia es la de decidir el momento de efectuar el PRIMER INFORME COMPLETO, que dará lugar a que los dos siguientes puedan referirse a un seguimiento de sus recomendaciones.

Según indica la lógica, y es criterio expuesto por la Dirección General del Tesoro, el primer informe completo de la serie trienal sería aquel posterior a la revisión de los procedimientos del sujeto obligado, para su adaptación a la nueva Ley 10/2010.

En opinión de nuestros asesores, dicho informe no debería referirse solamente a la adaptación teórica de dichos procedimientos, sino ser capaz de determinar el cumplimiento efectivo de los nuevos principios de la Ley 10/2010, especialmente en lo que a la diligencia debida se refiere. Es por ello que la oportunidad de su realización habría de situarse, como mínimo, en un periodo de seis meses posterior a la entrada en funcionamiento de los nuevos procedimientos, con el fin de disponer ya entonces de elementos de juicio suficientes para su valoración práctica.

CONTENIDO DEL INFORME

El contenido del informe de experto externo, viene regulado por la O.M. EHA 2444/2007, que recoge pormenorizadamente los aspectos a cubrir.

No obstante, la redacción de dicha Orden Ministerial se inspira en el contenido de la antigua Ley 19/1993, y su Reglamento, no recogiendo aspectos fundamentales señalados por la nueva Ley 10/2010 -especialmente los relacionados con la diligencia debida- por lo que su puntual seguimiento no resulta ya suficiente para llevar a cabo las revisiones necesarias derivadas de la nueva Ley , que he comentado en los puntos anteriores.

Por ello, en este momento se hace más necesario que nunca contar con expertos externos rigurosos, competentes, y capaces de compaginar los principios de revisión dimanantes de la citada O.M. EHA 2444/2007 con los nuevos aspectos de la Ley 10/2010, que también habrán de ser sometidos a revisión, siendo de vital importancia el análisis de funcionamiento de los nuevos procedimientos de diligencia debida enfocados al riesgo de los clientes.

Esta situación transitoria, que requiere de la mayor experiencia y máximo grado de competencia de los expertos externos que se dediquen a la labor, es de esperar que se prolongue durante cierto tiempo, toda vez que la Orden Ministerial sustitutoria de la actual O.M. 2444/2007 no habrá de producirse hasta transcurrido algún tiempo desde la publicación del futuro Reglamento de la actual Ley 10/2010.

ASESORAMIENTO PERSONALIZADO

Las entidades que deseen un asesoramiento personalizado sobre este tema, pueden ponerse en contacto con la empresa que hemos puesto en funcionamiento para facilitarles el cumplimiento de la nueva Ley: SOLUCIONES CONFIRMA ASNEF SIGNE, en donde serán atendidas por nuestro asesor D. Andrés Morales (amorales@solucionesconfirma.es), Móvil: 606584444.

Fabián Zambrano Viedma

Responsable del Servicio de Información de los Sujetos Obligados (SISO)

EL ÓRGANO DE CONTROL INTERNO Y EL REPRESENTANTE ANTE EL SEPBLAC (IV)

2010-12-16T13:32:00.000+01:00

PLANIFICACIÓN LOGÍSTICA

Entendemos como PLANIFICACIÓN LOGÍSTICA, en la prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, el proceso continuo de identificación y facilitación de los recursos humanos y tecnológicos necesarios para el cumplimiento de la diligencia debida, información y control interno, que han de ser puestos por la alta dirección a disposición de la organización del sujeto obligado.

La responsabilidad de la PLANIFICACIÓN LOGÍSTICA la tiene la alta dirección, que en el Modelo que estamos utilizando se concreta en el ÓRGANO DE CONTROL INTERNO (OCI titular), en el que estarán representados los jefes de área de negocio que estén afectados por el MANUAL DE PROCEDIMIENTOS AML.

La PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA, como ya vimos, tiene como objetivo la consecución de los siguientes resultados:

Concreción y aprobación por escrito de las políticas y procedimientos adecuados en materia de diligencia debida, información, conservación de documentos, control interno, evaluación y gestión de riesgos, garantía del cumplimiento de las disposiciones pertinentes y comunicación,…, y la política expresa de admisión de clientes. Lo anterior se resume en el MANUAL AML (Artículo 26.1).
Aprobación y mantenimiento actualizado de un manual adecuado de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, con información completa sobre las medidas de control interno del artículo 26. Lo anterior se resume en el MANUAL PBC (Artículo 26.3)
Establecimiento de las políticas y procedimientos adecuados para asegurar altos estándares éticos en la contratación de empleados, directivos y agentes. (Artículo 30.2)
Adopción de las medidas adecuadas para mantener la confidencialidad sobre la identidad de los empleados, directivos o agentes que hayan realizado una comunicación a los órganos de control interno. (Artículo 30.1)
Designación y dotación de “autoritat” a la figura legal del REPRESENTANTE ANTE EL SEPBLAC, como responsable del cumplimiento de las obligaciones de información establecidas en la Ley 10/2010, para lo que tendrá acceso sin limitación alguna a cualquier información obrante en el sujeto obligado, y deberá ejercer cargo de administración o dirección de la sociedad. (Artículo 26.2.)
Establecimiento de un ÓRGANO DE CONTROL INTERNO , responsable de la aplicación de las políticas y procedimientos especificados en el MANUAL DE PROCEDIMIENTOS AML. (Artículo 26.2)

Tanto en el MANUAL AML, como en el MANUAL PBC, se han de plasmar los criterios de riesgo utilizados por la entidad (sujeto obligado), para el control de sus clientes y operaciones.

El MANUAL AML ha de contener la concreción operativa, en cada área de negocio, de las políticas y procedimientos definidos por la alta dirección bajo sus criterios de riesgo. Según la Ley, el Manual deberá aprobarse por escrito y aplicarse.

El MANUAL PBC ha de contener una síntesis de los criterios de riesgo aprobados por la alta dirección, junto con la información completa sobre las medidas de control interno establecidas, en base al artículo 26.

El MANUAL AML, es operativo.
El MANUAL PBC, es de control.

REFLEXIÓN SOBRE LA FORMA DE PLASMACIÓN POR ESCRITO DE ESTOS DOS DOCUMENTOS:

Aunque en la Ley y para el MANUAL DE PROCEDIMIENTOS aparece la referencia “aprobarán por escrito”, no deberá entenderse “escrito en papel” puesto que estamos en una sociedad de la información y de la comunicación. Bajo mi criterio, los dos MANUALES podrían concretarse perfectamente en documentos escritos en soportes ópticos, magnéticos o electrónicos, siempre que garanticen su integridad, la correcta lectura de los datos, la imposibilidad de manipulación y su adecuada conservación y localización.

Tanto el MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (AML), como el MANUAL DE PREVENCIÓN DEL BLANQUEO DE CAPITALES Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO (PBC), son documentos vivos desde el punto de vista operativo y por tanto, actualizables en el tiempo por cada sujeto obligado en base a sus propios criterios de riesgo. Y esos criterios pueden variar en cualquier momento porque aparezcan circunstancias que así lo aconsejen. Esa variación se irá concretando en NORMAS, que se irán aprobando progresivamente por la alta dirección, pasando de inmediato a su aplicación dentro de la empresa, por lo que la utilización de las nuevas tecnologías en la forma de presentación de los Manuales, agilizaría la actualización de los mismos.

Alguien podría pensar que un manual escrito en papel ofrece al Supervisor una mayor garantía de control, lo que no resulta cierto desde el momento en que la Ley no obliga a la remisión obligatoria del Manual de Prevención del Blanqueo, y por tanto el SEPBLAC puede no tener constancia del mismo si no lo requiere. (Artículo 26.3.). Se puede enviar de forma voluntaria, pero, bajo mi criterio, considero que ésta es una decisión poco operativa y además, constituye un corsé para la empresa más que una garantía de seguridad legal. La remisión voluntaria del documento condiciona de alguna manera al sujeto obligado, en el caso de que tuviera que modificar sus criterios de riesgo por alguna razón de peso, puesto que le obligaría a remitir al SEPBLAC un nuevo documento con cada actualización.

Los Manuales en soportes ópticos, magnéticos o electrónicos, sin cumplen los requisitos establecidos en el artículo 25 sobre conservación de documentos, y tienen integrados los correspondientes sellos electrónicos de tiempo, constituyen la mejor garantía probatoria tanto para el sujeto obligado como para el supervisor, puesto que especificarán el momento exacto en el que regían los criterios de riesgo objeto de inspección, y que muy bien pudieran ser distintos de los que estén rigiendo en el momento en el que la inspección se materialice.

El problema analizado no es baladí ante una Ley que obliga a la conservación de la documentación durante diez años, lo que no deja de ser una eternidad en la determinación de las políticas de riesgo. La solución a este problema está en la utilización de las nuevas tecnologías para la concreción documental y archivo de los Manuales, lo que permitiría, por ejemplo, que en el supuesto de una inspección en el año diez, la alta dirección existente en ese momento pudiera recuperar, sin ningún problema, los criterios que regían en el año uno, que quizás fueron establecidos por una alta dirección diferente, pudiendo de esta manera justificar ante el SEPBLAC los criterios inspeccionados, dentro del contexto histórico en el que fueron decididos como válidos.

Resumiendo: La Ley permite a cada sujeto obligado determinar la forma documental que considere más conveniente para los Manuales. Por tanto, éstos pueden estar escritos en papel, o pueden revestir cualquier forma electrónica que facilite el funcionamiento operativo de las empresas.

Éste es un ejemplo de la convergencia existente entre la PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y LOGÍSTICA, por cuanto las decisiones estratégicas condicionan los medios tecnológicos necesarios para llevarlas a la práctica.

La PLANIFICACIÓN TÁCTICA, como ya vimos, tiene como objetivo la consecución de los siguientes resultados:

Aplicación interna de las Normas que la empresa considera adecuadas, (Políticas y Procedimientos), en materia de diligencia debida, información, conservación de documentos, control interno, evaluación y gestión de riesgos, garantía del cumplimiento de las disposiciones pertinentes y comunicación (APLICACIÓN DEL MANUAL AML) (Art. 26.1).
Control efectivo de la aplicación de las Políticas y Procedimientos aprobados. (APLICACIÓN DEL MANUAL PBC) (Art. 26.1.)

La aplicación efectiva del MANUAL DE PROCEDIMIENTOS AML sólo será posible si este documento se imbrica y funde dentro del MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GENERAL DE LA EMPRESA, cuyo control está a cargo de la Auditoria Interna.

Esto es así porque el personal de la empresa, que trabaja en diferentes áreas de actividad, debería regirse por un solo MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, que sería el GENERAL, que podría ser un documento estructurado por áreas o una aplicación informática en permanente renovación, que sea visible para cada área de negocio a través de las plataformas tecnológicas de decisión.

Dentro de la empresa, las políticas de “compliance” sólo tendrán éxito en la medida en que queden incorporadas al MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GENERAL.

El MANUAL DE PROCEDIMIENTOS AML, tal como lo concibe la Ley 10/2010, sería un documento de uso interno para la alta dirección, para el OCI y para el Departamento de PBC. Realmente no ha de ser un manual que esté omnipresente en la actividad diaria, puesto que sería inmanejable para los trabajadores ; es, por tanto, un documento de cumplimiento, que una vez aprobado servirá de guía para que el OCI introduzca las modificaciones necesarias en el MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GENERAL DE LA EMPRESA, con el fin de que la maquinaria de producción y comercialización genere la exigida prevención e información AML.

EL OCI Y LA AUDITORÍA INTERNA

La Auditoria Interna es la que tiene a su cargo el control del cumplimiento del MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GENERAL, del que el MANUAL AML forma parte.

La Ley 10/2010 no impide que el control del cumplimiento AML sea efectuado por Auditoria Interna. El último párrafo del apartado 2 del artículo 26, cuando dice “Los órganos de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo operarán, en todo caso, con separación funcional del departamento o unidad de auditoria interna del sujeto obligado.”, sólo quiere indicar que el OCI y el Representante ante el SEPBLAC han de estar funcionalmente separados de la Auditoria Interna, lo que no quiere decir descoordinados de la misma.

Bajo mi criterio, en la empresa sólo puede haber una Auditoria Interna, tanto económica como de cumplimiento, por lo que los departamentos de “compliance”, en su objetivo de control efectivo del cumplimiento, han de limitarse a colaborar con aquella y apoyarla en base a su especialización. De esta colaboración mutua surgirán los datos necesarios para valorar el grado de cumplimiento existente, y la toma de medidas para solucionar los problemas detectados.

FUNCIONES DEL OCI SUSTITUTO

Las funciones del OCI sustituto, también denominado en algunas empresas como Comité de PBC, y que actúa bajo la coordinación del Representante ante el SEPBLAC, son las siguientes:

Adaptación de todos los procedimientos internos de la empresa a los criterios establecidos en el MANUAL DE PROCEDIMIENTOS AML.
Revisión y puesta al día del MANUAL DE PROCEDIMIENTOS AML.
Identificación de las áreas y departamentos en los que tiene que cumplirse el MANUAL AML, abriendo las vías de información necesarias para medir el grado de cumplimiento.
Determinación del equipo humano y tecnológico necesario para el cumplimiento de las políticas y procedimientos definidos en la planificación estratégica, tanto en las áreas de actividad como en el Departamento de prevención del blanqueo de capitales.
Colaboración con Auditoria Interna, respetando ambas partes su autonomía funcional, para la identificación de los fallos AML existentes en los departamentos y en las personas que trabajan en los mismos, con el fin de que sean solventados.
Creación de los canales internos de comunicación, necesarios para alimentar las plataformas tecnológicas de información, análisis y comunicación del Departamento de prevención del blanqueo de capitales.
Reporte al OCI titular de la información de su interés, a través de Representante ante el SEPBLAC.
Toma de decisiones sobre la abstención o no en determinadas operaciones que se pongan en su consideración, o sobre la posibilidad o no de operar con determinados clientes de alto riesgo (Vg.: las PRPs (PEPs); asesoramiento al Representante ante el SEPBLAC sobre el envío de las comunicaciones por indicio (COS: comunicación de operativas sospechosas) y sobre el excepcionamiento en la comunicación sistemática. (DMO: declaración mensual de operaciones).
Aprobación de los planes de formación.

Es cierto que en la práctica, un número excesivo de Miembros del OCI delegado o Comité PBC dificulta su operatividad, pero para evitar ese problema puede establecerse un doble funcionamiento: Reuniones extraordinarias con la participación de la totalidad de sus Miembros, y reuniones ordinarias con la participación de un número reducido de los mismos, permitiendo en estas últimas, la asistencia de aquellos otros Miembros no ordinarios que quieran participar cuando el Orden del Día les afecte o sea de su interés.

La existencia de un OCI amplio, aunque en su funcionamiento ordinario tenga que actuar de forma reducida, agilizaría su operatividad dentro de la empresa, puesto que cualquier problema que afectase a un área concreta, tendría un interlocutor natural directo para afrontarlo y solucionarlo.

LA PLANIFICACIÓN LOGÍSTICA TIENE COMO OBJETIVO LA CONSECUCIÓN DE LOS SIGUIENTES RESULTADOS:

EN LAS ÁREAS Y DEPARTAMENTOS AFECTADOS POR EL MANUAL AML

Previsión del personal de apoyo necesario en las distintas áreas y departamentos para el cumplimiento del MANUAL AML.
Previsión de los medios materiales y técnicos necesarios para el cumplimiento del MANUAL AML, en cada área de negocio o departamento afectados.
Solicitud justificada al OCI titular, de los recursos humanos y tecnológicos necesarios.

EN LA UNIDAD PARA EL TRATAMIENTO Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN (DEPARTAMENTO PBC):

Previsión del personal necesario para el cumplimiento de las obligaciones de información establecidas en el capítulo III, así como para el tratamiento y análisis de la misma.
Previsión de los medios materiales y técnicos necesarios para que el Departamento de prevención del blanqueo pueda cumplir con sus obligaciones.
Solicitud justificada al OCI titular, de los recursos humanos y tecnológicos necesarios.

EN EL ÓRGANO DE CONTROL INTERNO:

Estructuración del OCI para que sea operativo: división en dos grupos, uno de asistencia ordinaria y otro de asistencia extraordinaria.
Establecimiento de un sistema de comunicación directa entre todos los Miembros del OCI, y de éstos con el Departamento PBC.
Establecimiento del sistema de comunicación directa entre el Director del Departamento PBC (Representante ante el SEPBLAC) y el OCI titular o político y la Auditoria Interna.
Previsión de los medios materiales y técnicos necesarios para que el OCI sustituto-Comité PBC pueda cumplir con sus obligaciones de aplicación del MANUAL AML y controlar su cumplimiento según lo establecido en el MANUAL PBC.
Solicitud justificada al OCI titular, de los recursos humanos y tecnológicos necesarios.

La empresa es un sistema organizado de producción y comercialización de bienes y servicios, que a lo largo de los siglos, tanto en el régimen capitalista como socialista, ha ido siendo domesticado mediante reglas de obligado cumplimiento de diversa índole: económicas, contables, competenciales, contractuales, laborales, de calidad, de seguridad, protectoras de datos personales, o de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, entre otras.

Cada fase histórica de sofisticación de las empresas ha exigido nuevas reglas para asegurar su funcionamiento equilibrado dentro de la economía global, o para tapar los huecos que se han considerado social o económicamente peligrosos.

Y las reglas, una vez probadas y matizadas por el uso, han ido pasando poco a poco a formar parte de la esencia de la actividad empresarial ordinaria.

Hoy nadie discute determinas reglas económicas, contables, laborales o de seguridad, y cada vez menos, las derivadas de reglamentaciones aún cercanas en el tiempo, como sucede con la relativa a la protección de datos de carácter personal. En este momento, las empresas han de asumir las reglas antiblanqueo tratando de perfeccionarlas a través de su uso real, como así está sucediendo con todas las anteriores, que, como vemos en la práctica diaria, siguen en profundo cambio y adaptación durante cada momento histórico.

Como ha sucedido siempre, las normas que se imponen condicionan el funcionamiento de las empresas y generan gastos que han de ser convertidos rápidamente en costes cuando estas reglas pasan al funcionamiento ordinario del sistema productivo y comercial. El siguiente paso inteligente consiste en buscar y explotar rápidamente, su posible rentabilización económica y/o reputacional.

En la prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, uno de los capítulos de gasto más importantes, y que cuanto antes tiene que ser rentabilizado, es el referido a la PLANIFICACIÓN LOGÍSTICA.

LA NUEVA LEY 10/2010, EN EL CAPÍTULO DE LA PLANIFICACIÓN LOGÍSTICA, OBLIGA A LO SIGUIENTE:

EN RELACIÓN A LA DILIGENCIA DEBIDA

LA IDENTIFICACIÓN FORMAL de los clientes mediante documentos fehacientes, con carácter previo al establecimiento de la relación de negocio o a la ejecución de cualesquiera operaciones. (Ver artículo 3)

La exigencia legal de la identificación formal constituye la piedra angular sobre la que descansa toda la legislación de prevención del blanqueo de capitales, y para la que no hay ninguna excepción, aún cuando se trate de operaciones de poco riesgo para las que se exija diligencia simplificada.

Por otra parte, la identificación formal constituye también la piedra angular sobre la que ha de construirse el análisis de riesgos y la prevención del fraude.

Cualquier desarrollo tecnológico que tengamos que hacer para cumplir la Ley 10/2010, tendrá repercusiones positivas directas en el análisis de riesgos y en la prevención del fraude y, por tanto, en la cuenta de resultados de la empresa.

La identificación formal mediante documentos fehacientes implica la tecnificación de la identificación a través de estas dos vías:

Dotación de plataformas tecnológicas para la recogida de la firma electrónica.
Dotación de la tecnología necesaria para evitar dar como bueno un documento fehaciente que haya sido falsificado. Hay que evitar la aceptación de documentos oficiales de identificación que hayan sido falsificados o manipulados.

Por exigencia legal, queda bajo la responsabilidad de las empresas la identificación formal de sus clientes, lo que significa un reto organizativo y tecnológico, que resultará especialmente complicado en algunos sectores de actividad que funcionan sin contacto directo con los clientes, vg.: crédito al consumo, o banca “on line”.

COMENTARIOS SOBRE LA IDENTIFICACIÓN FORMAL EN RELACIÓN CON LAS RELACIONES DE NEGOCIO Y OPERACIONES NO PRESENCIALES

El Legislador, consciente de que la identificación formal genera trastornos en el funcionamiento de determinados sectores económicos, autoriza en su artículo 12 las relaciones de negocio y las operaciones no presenciales, exigiendo para ellas medidas reforzadas de diligencia debida.

Para poder operar de forma no presencial, se han de dar determinadas circunstancias aún no definidas hasta la publicación del nuevo Reglamento.

Con todo hay dos que ya se definen legalmente:

La primera, (acreditación mediante firma electrónica), a mi juicio sobra por su obviedad.

La segunda, (que el primer ingreso proceda de cuenta con el mismo nombre abierta en otra entidad domiciliada en España, en la UE o en países terceros o equivalentes) resulta discutible bajo los criterios estrictos de la prevención del blanqueo, porque pueden existir transferencias desde cuentas que también hayan sido abiertas sin identificación fehaciente, y resulta posible la utilización de cuenta legales para realizar transferencias ilegales mediante la falsificación de la identidad o el uso indebido de claves electrónicas.

Las medidas reforzadas de diligencia debida, que la Ley exige para las relaciones de negocio y operaciones no presenciales, son muy duras para los sujetos obligados que deban cumplirlas:

En el plazo de un mes desde el establecimiento de la relación de negocio, las entidades deben obtener de los clientes una copia de los documentos necesarios para practicar la diligencia debida. Bajo mi criterio, esta medida lleva a estas entidades al mismo punto de partida que tenían las que hicieron la identificación fehaciente presencial un mes antes, toda vez que la obtención de esa copia ha de hacerse sobre documentos que no estén falsificados o manipulados. ¿Cómo efectuarán ahora la comprobación que no pudieron hacer en el primer momento?
Han de proceder a la identificación presencial cuando aprecien discrepancias entre los datos facilitados por el cliente y otra información accesible o en poder del sujeto obligado, lo que, además de de no ser una medida comercial, puede resultar una medida cara. Esta medida obligará a las entidades a tener herramientas de verificación de la identidad desde el inicio, y a complementarlas de forma indirecta a través de ficheros comunes antifraude. Sin herramientas de verificación no presencial de la identidad, la identificación formal resultará imposible y obligará a los clientes a visitar sus oficinas, en los lugares en los que hubiera una delegación, o a utilizar, por ejemplo, a determinados notarios que quisieran prestar este servicio a los sujetos obligados, con el consiguiente coste.
Han de adoptar medidas adicionales de diligencia debida si en algún momento se apreciaran riesgos superiores al riesgo promedio, lo que puede suceder con mucha frecuencia, puesto que la contratación no presencial con identidad falsa es uno de los medios más utilizados por la delincuencia económica y por el terrorismo para penetrar en el sistema financiero. Estas empresas, por tanto, han de potenciar tecnológicamente sus departamentos de análisis de riesgos, prevención del fraude y prevención del blanqueo, para justificar que están adoptando medidas adicionales de diligencia debida para apreciar riesgos superiores al promedio.
Han de establecer políticas y procedimientos para afrontar los riesgos específicos asociados a las relaciones de negocio y operaciones no presenciales. Esta medida les obliga a estar en la primera línea tecnológica de la prevención de la suplantación de la identidad, que es el principal riesgo constatado en las operaciones no presenciales.

SOLUCIÓN TECNOLÓGICA AL PROBLEMA DE LA IDENTIFICACIÓN FORMAL

En la parte que toca a la identificación formal, estas empresas han de potenciar el interés de sus clientes por la firma electrónica y al mismo tiempo, optar por soluciones tecnológicas que les permitan identificar de forma fehaciente desde el momento de la contratación no presencial. Estas soluciones deben comprobar que los documentos oficiales de identificación no estén manipulados o falsificados, y ofrecer una justificación documental sobre la verificación efectuada en caso de inspección.

El resto de los sujetos obligados que identifiquen de forma presencial, deberán tener personal especializado en la detección de la falsificación de los documentos de identificación o poseer también las herramientas tecnológicas adecuadas para esta finalidad.

La identidad es la llave para poder penetrar en el sistema financiero, y la identificación su cerradura, que queda bajo la responsabilidad de los sujetos obligados, tanto para la prevención AML, como para la prevención del fraude.

Nuestra Asociación, por representar a entidades que trabajan a través de intermediarios, ha sido muy sensible al problema de la identificación formal de los clientes y es por ello por lo que ha puesto en funcionamiento, dentro de Proyecto SISO, una herramienta tecnológica que sirve para afrontar este problema: Esta herramienta se denominan ID-CONFIRMA y se comercializa a través de la empresa SOLUCIONES CONFIRMA.

LAS RESTANTES MEDIDAS DE DILIGENCIA DEBIDA

Identificación del titular real (ver artículo 4).

Adopción de medidas adecuadas a fin de comprobar la identificación del titular real, con carácter previo al establecimiento de relaciones de negocio o a la ejecución de cualesquiera operaciones.
Búsqueda de información para determinar si los clientes actúan por cuenta propia o de terceros, y para conocer la identidad de las personas por cuenta de las cuales actúan.
Adopción de medidas adecuadas para determinar la estructura de propiedad o de control de las personas jurídicas.

Adopción de medidas dirigidas a comprobar razonablemente la veracidad de la información aportada por los clientes, sobre el propósito e índole de la relación de negocio. Para ello deberán establecer y aplicar procedimientos de verificación de las actividades declaradas por los clientes. ( ver artículo 5)
Aplicación de medidas de seguimiento continuo a la relación de negocio, a fin de garantizar que coincidan con el conocimiento que se tenga del cliente y de su perfil empresarial y de riesgo, incluido el origen de los fondos, así como garantizar que los documentos, datos e informaciones estén actualizados. (ver artículo 6)

Tanto para solucionar el problema de la identificación formal, como para el resto de las medidas de DILIGENCIA DEBIDA, las entidades deben ser conscientes de que resulta necesario establecer:

NUEVAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

La identificación formal, la identificación del titular real, la averiguación del propósito e índole de la relación de negocios y su seguimiento continuo, que constituyen las obligaciones de diligencia debida, son también, en el fondo, obligaciones para el análisis de riesgos y para la prevención del fraude.

Gran parte de la tecnología necesaria para el cumplimiento de la DILIGENCIA DEBIDA, así como un gran número de los profesionales que han de utilizarla, no trabajan directamente para los órganos de prevención AML, sino para las áreas de producción y comercialización.

La Ley 10/2010, con sus duras exigencias, va a obligar a las empresas a tratar de rentabilizar rápidamente la DILIGENCIA DEBIDA, poniéndola en el frontispicio del ANÁLISIS DE RIESGOS y de la PREVENCIÓN DEL FRAUDE, puesto que para los tres objetivos será necesaria la misma tecnología.

Pero sobre todo, las entidades han de concienciarse de que han de poner en funcionamiento NUEVAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS que les permitan generar inteligencia y compartir información.

La entrada en vigor de la nueva Ley de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo ha coincidido con uno de los puntos álgidos de la crisis económica actual, que ha provocado una profunda ralentización del sistema financiero y del comercio. Hagamos de la crisis una oportunidad, creando una potente estructura para el análisis de riesgos, con lo que rentabilizaremos la DILIGENCIA DEBIDA que nos impone la nueva Ley. Esta decisión no sólo servirá para el cumplimiento de la Ley 10/2010, sino también para la adaptación de nuestros sistemas a Basilea III, que establece una nueva ratio de capital, Tier 1, mínima para los bancos de todo el mundo. Este indicador básico sobre la seguridad bancaria compara el capital de un banco más los beneficios retenidos, con los activos ajustados por su grado de riesgo.

Controlemos pues el riesgo de nuestros activos a través de una buena información, que puede comenzar a obtenerse a través del cumplimiento de la DILIGENCIA DEBIDA, potenciando para ello los departamentos de análisis de riesgos y de prevención del fraude, con el fin de que sean capaces de generar una buena información AML que podamos hacer llegar al Departamento PBC, porque así, el trabajo de cumplimiento de la Ley 10/2010 lo estaremos rentabilizando internamente asegurando nuestros propios riesgos.

Para ello se deberían establecer algunas normas y procedimientos básicos:

La identificación formal de los clientes se ha de hacer utilizando los criterios que establece la Ley 10/2010.
La tecnología necesaria para la identificación formal de los clientes, debería permitir obtener y archivar, en el mismo momento, su consentimiento, para la cesión centralizada de la información positiva y negativa de los mismos.
Se ha de hacer una división absoluta entre, la información obtenida sin consentimiento que estará bajo el control del Departamento de PBC y la obtenida con consentimiento, que estará a disposición de los Departamentos de Análisis de Riesgos, Prevención del Fraude y Recuperaciones.
La DILIGENCIA DEBIDA pasará a formar parte del funcionamiento ordinario productivo y comercial de la empresa, en lo referido a la identificación formal, identificación del titular real, averiguación del propósito e índole de la relación de negocios y seguimiento continuo de la relación de negocios, para lo que se crearán o se contratarán “outsourcing”, las plataformas tecnológicas de información y alerta necesarias.
Potenciación de los repositorios comunes de prevención del fraude basados en el consentimiento y de los ficheros de información positiva basados también en el consentimiento, que podrán también ser consultados por las unidades técnicas para el tratamiento y análisis de la información integradas en los Departamentos de PBC, en base al Artículo 33.3.

LA APLICACIÓN POR TERCEROS DE LAS MEDIDAS DE DILIGENCIA DEBIDA

El Artículo 8, en sus apartados 1 y 2, que hablan de la posibilidad de recurrir para la aplicación de la DILIGENCIA DEBIDA a otros sujetos obligados, nacionales, de la U.E. o de países terceros equivalentes, ofrece poco juego práctico desde el momento que se mantiene la plena responsabilidad respecto de la relación de negocios u operación, aún cuando el incumplimiento sea imputable a ese tercero, y demás, exige la previa conclusión de un acuerdo escrito entre ambas partes, en el que se formalicen las respectivas obligaciones.

Sin embargo, el apartado 4 de ese mismo artículo ofrece un mayor interés operativo, al permitir la externalización de una buena parte de la DILIGENCIA DEBIDA mediante contratos “outsourcing”, que aunque mantienen la plena responsabilidad del sujeto obligado, permiten reducir costes de estructura y licencia, al hacer intervenir a empresas especializadas en la búsqueda y análisis de la información, evitando así crear departamentos nuevos y, posibilitando la utilización de plataformas tecnológicas complejas mediante el pago por uso.

LAS LISTAS INTERNACIONALES DE SANCIONES FINANCIERAS Y LAS LISTAS DE PERSONAS CON RESPONSABILIDAD PÚBLICA

El Artículo 42 de la Ley 10/2010, que está dedicado a las contramedidas financieras internacionales, hace mención directa a los Reglamentos Comunitarios y su capacidad de prohibir, restringir o condicionar las transacciones económicas con Estados, entidades o personas. Esta capacidad de prohibición, restricción y condicionamiento se amplía al Consejo de Ministros, a propuesta del Ministro de Economía y Hacienda, con Estados, entidades o personas respecto de los que una organización, institución o grupo internacional decida o recomiende la adopción de contramedidas financieras, por lo que las listas de sanciones y las contramedidas financieras son cambiantes en el tiempo.

Dentro de las sanciones establecidas en la Ley 10/2010, están las derivadas del incumplimiento doloso de la obligación de congelar o bloquear los fondos, activos financieros o recursos económicos, y la prohibición de poner fondos, activos financieros o recursos económicos, (de, o a), las personas físicas o jurídicas, entidades o grupos designados, en los términos previstos por los Reglamentos comunitarios que establezcan medidas restrictivas específicas. (Ver artículo 51.2)

Estos Reglamentos concretamente son los siguientes:

Reglamento 2580/2001, que permite la creación de listas de personas físicas y de organizaciones. Estas listas aparecen como ANEXOS al propio Reglamento, y van siendo modificadas en el tiempo, por lo que sólo son válidas las últimas versiones.
Reglamento 881/2002 (anteriormente 467/2001), que permite a la Comisión europea cumplir con las orientaciones del Comité de Sanciones del Consejo de Seguridad de Naciones Unidas contra la red Al-Qaida y sus ramificaciones

Estos listados son publicados por la U.E. de forma periódica y gratuita, al igual que sucede con listados similares de otros países de fuera de la Unión, y que los sujetos obligados han de tener también presentes si operan directa o indirectamente con los mismos.

La revisión de estos listados durante los procesos automatizados de DELIGENCIA DEBIDA, exigen plataformas tecnológicas específicamente diseñadas para este trabajo, que eviten que las listas sean inmanejables, o la contratación de listados ya comercializados por algunas empresas de la información, que suelen ser multinacionales. Existe también la posibilidad de contratar esos servicios, en régimen de pago por uso, con empresas españolas especializadas en AML.

Con respecto a los ficheros de PERSONAS CON RESPONSABILIDAD PÚBLICA (PRP o PEP en terminología anglosajona), el Artículo 15 deja bajo la responsabilidad de los sujetos obligados su posible creación, recabando para ello la información pública y privada disponible y sin necesidad de consentimiento, o permite contratar los ficheros creados por terceros con la exclusiva finalidad de colaborar con los sujetos obligados en el cumplimiento de las medidas reforzadas de diligencia debida. La Ley es clara y por tanto no existe ninguna posibilidad de que la Administración colabore en el futuro con los sujetos obligados creando para ellos listados gratuitos.

Para poder cumplir, por tanto con el Artículo 14 de la Ley, los sujetos obligados deberán crear los ficheros PRP ellos mismos, o contratarlos a las multinacionales que ya los comercializan, o utilizar los servicios de las empresas especializadas en AML, que los tengan comercializados en régimen de pago por uso.

A través de la plataforma ID-CONFIRMA, impulsada por la Asociación, los sujetos obligados pueden realizar, de forma simultanea e inmediata, la identificación formal y el filtro de las identidades a través de las listas internacionales estudiadas.

La provisión de acceso a las listas señaladas en este apartado, entraría también dentro de la PLANIFICACIÓN LOGÍSTICA que estamos analizando.

LA CORRESPONSALÍA BANCARIA TRANSFRONTERIZA

Las entidades de crédito están obligadas también a tener los instrumentos necesarios para identificar bancos pantalla, que son aquellas entidades de crédito o similares, que están constituidas en países en los que no tienen una presencia física que les permita ejercer una verdadera gestión y dirección, y que no sean filiales de un grupo financiero regulado. (Ver artículo 13)

Deberán tener también establecidos los mecanismos necesarios para evitar operar con aquellas entidades que permitan el uso de sus cuentas por bancos pantalla, y esta información les sea accesible por cualquier medio (Ver artículo 13.2)

Igualmente han de dotarse de sistemas de información suficientes para conocer a las entidades con las que quieran establecer relaciones de corresponsalía bancaria transfronteriza. (Ver artículo 13.1.)

La previsión de estos instrumentos y sistemas de información caen dentro de la PLANIFICACIÓN LOGÍSTICA.

EN RELACIÓN CON LAS OBLIGACIONES DE INFORMACIÓN

LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

Otro apartado de la PLANIFICACIÓN LOGÍSTICA es el referido a la conservación de documentos exigida por el Artículo 25 de la Ley 10/2010.

Ha de hacerse por diez años la conservación de toda documentación en la que se formalice el cumplimiento de las obligaciones exigidas por la Ley, a saber:

Obligaciones de Diligencia Debida
Obligaciones de Información
Obligaciones de Control Interno

Especialmente se han de conservar y tener a disposición de las autoridades, en tiempo y forma, los siguientes documentos:

Copia de los documentos exigibles en aplicación de las medidas de diligencia debida, desde la terminación de la relación de negocios o la ejecución de la operación.
Original o copia con fuerza probatoria, de los documentos o registros que acrediten adecuadamente las operaciones, los intervinientes en las mismas y las relaciones de negocio, desde la ejecución de la operación o la terminación de la relación de negocio.

Teniendo en cuenta que diez años es un período largísimo dentro de la empresa, en el que se produce una gran rotación del personal y de directivos, la nueva Ley 10/2010 va a obligar a las empresas que aún no lo hayan hecho, a revolucionar su sistema de ARCHIVO, mediante la creación o contratación “outsourcing” del sistema de ARCHIVO TIC (Archivo en formato avalado por las tecnologías de la información y la comunicación); es decir, en soportes ópticos, magnéticos y electrónicos que garanticen su integridad, la correcta lectura de los datos, la imposibilidad de manipulación y su adecuada conservación y localización, así como la adecuada gestión y disponibilidad de la documentación, tanto a efectos de control interno, como de atención en tiempo y forma a los requerimientos de las autoridades.

Esta exigencia es ineludible a partir del 28 de abril de 2012, en que entrará en vigor la obligación de almacenar en soportes ópticos, magnéticos o electrónicos las copias de los documentos que sirvieron para la identificación formal. (Ver Disposición final séptima).

La PLANIFICACIÓN LOGÍSTICA que tiene que abordar el OCI, respecto a la conservación de documentos, podría ser la oportunidad esperada para desarrollar un proyecto global de ARCHIVO TIC, puesto que la documentación que hay que conservar para el cumplimiento de la Ley 10/2010, como hemos podido comprobar, es prácticamente la misma que se necesita para iniciar la propia actividad productiva y comercial.

Sería un buen momento para tratar de rentabilizar este esfuerzo, e ir migrando todo el archivo de la empresa a la tecnología TIC, efectuando progresivamente la conversión de los documentos a soportes ópticos, magnéticos o electrónicos, con las garantías exigidas por la Ley, e incorporando a los nuevos documentos el sello electrónico de tiempo.

Un moderno archivo de estas características permitiría realizar con suma facilidad la búsqueda y localización de cualquier documento, y se podría discriminar la utilización del archivo en base a autorizaciones y claves de acceso. Igualmente, este sistema de archivo podría soportar motores que permitieran interrelacionar la información archivada para convertirla en inteligencia, que sería usada para beneficio de la propia entidad y para la prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.

En el mercado existe la tecnología necesaria para crear un buen sistema de ARCHIVO TIC. También existe la posibilidad de poder contratar de una forma mucho más económica un servicio externo de ARCHIVO TIC, a través de alguna empresa especializada.

La Asociación, para colaborar con sus entidades y con los restantes sujetos obligados que pudieran estar también interesados, ha añadido al SISTEMA ID-CONFIRMA, que como he indicado facilita la identificación formal mediante tecnología de seguridad, las siguientes ventajas operativas:

Volcado automático de los datos de identificación, obtenidos de la lectura automatizada de los documentos, en los sistemas de contratación, eliminado con ello los errores de trascripción.
Creación de un expediente electrónico, al que podría incorporarse de forma simultánea y en formato electrónico, no sólo las copias de los documentos de identificación, sino también el resto de documentación justificativa de la solvencia entregada por el cliente, a la que podría añadirse, si fuera de interés, la solicitud del consentimiento para el intercambio de información positiva y negativa.
Filtro de las identidades a través de los listados de sanciones internacionales y de los ficheros de personas con responsabilidad pública.
Sistema de archivo y recuperación, por diez años, de expedientes electrónicos, que contendrían la copia en soporte TIC de la documentación fehaciente aportada por los clientes para su identificación y el informe técnico de validación, así como de la documentación justificativa de la solvencia.
Sistema de archivo y recuperación de los documentos de consentimiento, para una mejor gestión del riesgo, de la prevención del fraude y de las recuperaciones.
Filtro de los expedientes contra cualquier repositorio interno de la empresa, y para los expedientes con consentimiento, filtro de los mismos a través de los ficheros de prevención del fraude y de información positiva existentes en el mercado.
Filtro de las identidades a través del Repositorio SISO para la prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, creado por la Asociación en base al Artículo 33, y de uso exclusivo para los Departamentos de PBC.

LAS COMUNICACIONES AL SEPBLAC

La Diligencia Debida, que como hemos visto constituye un trabajo en el que intervienen diversos departamentos dentro de la empresa, genera un flujo de información de interés AML que tiene que ser dirigida a través de las plataformas tecnológicas internas, o externas contratadas, hacia el sistema tecnológico de prevención AML que estará bajo la responsabilidad operativa del Departamento PBC, que es donde se generan las alertas de interés que obligarán a las unidades técnicas para el tratamiento y análisis de la información efectuar el examen especial, y posteriormente, si el resultado fuera positivo, a la comunicación por indicios al SEPBLAC (Informe COS). Igualmente todo el sistema de comunicación interna hará llegar también al Departamento PBC la información necesaria para confeccionar la comunicación sistemática para el SEPBLAC (Informe DMO).

Las Comunicaciones al SEPBLAC constituyen un punto crítico para los sujetos obligados en el cumplimiento AML. Así lo ha entendido la Administración y por ello, aún con la crisis actual, ha puesto en marcha un concurso público en el que están participando las principales empresas tecnológicas de España, para diseñar y mantener un nuevo sistema de intercambio de información entre el Banco de España, los sujetos obligados y otros Organismos que deben remitir información contra el blanqueo.

La PLANIFICACIÓN LOGÍSTICA tiene pues, entre sus obligaciones, el diseño de la red interna por la que fluya la información AML de toda la empresa hacia el Departamento PBC, facilitando también a este Departamento el mejor sistema de comunicación posible con el SEPBLAC.

Mientras no se modernice el sistema de comunicación con el SEPBLAC, a través del proyecto que quiere poner en funcionamiento el Banco de España, tanto para la comunicación de operativas sospechosas por indicios, como para la comunicación sistemática de operaciones, las entidades han de utilizar, para el COS, la aplicación informática CTL., versión 1.1., diseñada por el propio SEPBLAC, o el formulario F19-1, y para el DMO, la herramienta también diseñada por el SEPBLAC, DMO 2.0.

Las plataformas tecnológicas AML existentes en el mercado, que facilitan al Departamento PBC la detección e investigación de operaciones de blanqueo de capitales, y el control y seguimiento de la diligencia debida de los clientes, suelen llevar integradas un generador DMO y un módulo de comunicaciones, evitando así el inconveniente de tener que adaptar internamente las herramientas del SEPBLAC.

EL DEPARTAMENTO PBC Y LAS UNIDADES TÉCNICAS PARA EL TRATAMIENTO Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

La Ley 10/2010 especifica claramente en su Artículo 26, que no todos los sujetos obligados van a tener la obligación de crear la estructura operativa completa AML, a saber:

EL ORGANO DE CONTROL INTERNO (OCI)
El REPRESENTANTE ANTE EL SEPBLAC
LAS UNIDADES TÉCNICAS PARA EL TRATAMIENTO Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

El Representante ante el SEPBLAC es la parte de esta estructura que será obligatoria para todos los sujetos obligados. Cuando se trate de empresarios o profesionales individuales, este cargo lo tendrá el titular de la actividad. En los restantes casos, esta figura deberá ser nombrada oficialmente por la empresa, entre los profesionales que ejerzan cargos de administración o dirección, lo que no resulta especialmente aclarativo, puesto que se puede interpretar de la forma más amplia posible.

Creo que el Legislador ha optado por dejar libertad a las empresas para que decidan la persona que consideren más conveniente para Representante ante el SEPBLAC, al margen de su puesto previo dentro del organigrama, puesto que en algunas instituciones complejas ya estaba constituido este cargo con verdaderos especialistas en la materia, pero que no tenían un puesto demasiado relevante en los organigramas de sus empresas.

La nueva Ley, a mi juicio, permite que estos profesionales puedan seguir en sus cargos sin que previamente se tengan que modificar los organigramas de dirección. Pero desde el momento en que se formaliza la propuesta de nombramiento, los nombrados deberán ser considerados internamente como directivos, por la autoridad con la que tienen que ser revestidos para poder tener acceso, sin limitación alguna, a cualquier información obrante en los sujetos obligados, para el cumplimiento de las obligaciones de información.

De esta manera, los Representantes ante el SEPBLAC pasan a ser, si no lo eran ya, unos directivos más dentro de los organigramas de las empresas, lo que por otra parte resulta lógico por la responsabilidad que asumen de formar parte, de forma natural, de los OCI titulares y coordinar los OCI delegados, además de ser los Directores de los Departamentos de Prevención del Blanqueo de Capitales.

En principio, todos los sujetos obligados que no sean empresarios o profesionales individuales, deberán establecer ORGANOS DE CONTROL INTERNO, puesto que el excepcionamiento a esta obligación se hará por vía reglamentaria para determinadas categorías de sujetos obligados, lo que no sucederá en ningún caso para la totalidad de las entidades financieras reguladas por el Banco de España.

Con respecto a las UNIDADES TÉCNICAS PARA EL TRATAMIENTO Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN, la situación es totalmente la contraria, porque hasta que no se publique el nuevo Reglamento, no se sabrán las categorías de sujetos obligados a las que se les exigirá la constitución de estas UNIDADES TÉCNICAS.

El panorama por tanto, hasta la entrada en vigor del nuevo Reglamento es el siguiente:

Todos los sujetos obligados han de nombrar un REPRESENTANTE ANTE EL SEBLAC.
Todos los sujetos obligados han de constituir, de facto, un OCI responsable de la aplicación de las políticas y procedimientos. Este organismo podría ser la propia dirección, que también se encaría de la PLANIFICACIÓN TÁCTICA.
La alta dirección debe crear el MANUAL AML y el MANUAL PBC, o en su caso, delegar en el OCI, las planificaciones ESTRATÉGICA Y LOGÍSTICA.
El REPRESENTANTE ANTE EL SEPBLAC, dependiendo de la complejidad de la empresa, puede tener ya constituido un DEPARTAMENTO PBC, pero no resulta obligado en este momento, que dentro del mismo estén constituidas y funcionando UNIDADES TÉCNICAS PARA AL TRATAMIENTO Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN, hasta tanto se especifique esta obligación en el nuevo Reglamento.

Existe una sutil diferencia entre lo que debemos entender como DEPARTAMENTOS PBC y UNIDADES TÉCNICAS PARA EL TRATAMIENTO Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN, que trataré de explicar seguidamente.

Cualquier entidad con una cierta complejidad AML, va a necesitar herramientas tecnológicas para poder cumplir con las obligaciones de información, como son las plataformas de comunicación o de alerta, por lo que necesariamente tendrá que constituir un Departamento PBC con los recursos humanos y tecnológicos necesarios. Ese equipo humano se irá especializando en esta materia, si no lo está ya, y hará el trabajo de análisis y tratamiento de la información que le vaya llegando. Es posible que en algunos casos, la empresa decida no complicar este Departamento y contrate “outsourcing” esta especialización, y hasta contrate la utilización de plataformas tecnológicas de pago por uso y utilización independiente, con lo que se ahorrará importantes costes de inversión.

Hay que tener en cuenta que la implantación de PLATAFORMAS AML, que sean potentes, requieren licencias que no suelen ser baratas, por lo que puede resultar interesante la utilización de soluciones de uso compartido y funcionamiento independiente, de forma que entidades pequeñas puedan disfrutar de la misma tecnología sofisticada que las grandes, pero a un precio menor.

El PROYECTO SISO impulsado por la Asociación va en esa dirección, de facilitar a los sujetos obligados que lo deseen, asociados o no, las mejores soluciones tecnológicas AML existentes en el mercado, para que puedan ser utilizadas por los mismos de forma independiente y mediante pago por uso.

Para poner en marcha estos recursos sólo se necesita un número crítico mínimo de usuarios, de un mismo sector de actividad, que permitan hacer rentable la predefinición de patrones para la actividad concreta que se trate, a través de un trabajo de homologación de los propios usuarios interesados, de la misma manera que lo tienen que hacer las entidades que quieran implantar soluciones personalizadas.

Junto a las soluciones tecnológicas indicadas para el cumplimiento de la DILIGENCIA DEBIDA, la Asociación promoverá en su momento, una vez detectado el interés de sus socios, y obtenidas las autorizaciones administrativas necesarias, la creación de una UNIDAD TÉCNICA PARA EL TRATAMIENTO Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN, compuesta por especialistas en investigación y dotada de la necesaria tecnología, que trabajará en régimen “outsourcing” para aquellas entidades que lo necesiten y requieran su apoyo.

Se desprende de todo lo anterior, que las UNIDADES TÉCNICAS PARA EL TRATAMIENTO Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN, son unidades especializadas en la investigación del blanqueo de capitales y en la financiación del terrorismo, que han de estar dotadas de numerosas herramientas de captación de información y análisis de la misma.

Solo determinados sujetos obligados que se identificarán en el nuevo Reglamento que está por llegar, tendrán la obligación de constituir este tipo de Unidades, que lógicamente formarán parte del Departamento PBC y estarán dirigidas por el REPRESENTANTE ANTE EL SEPBLAC.

Todos los recursos humanos y tecnológicos necesarios para el funcionamiento del Representante ante el SEPBLAC, o del Departamento PBC o de las unidades tecnológicas para el tratamiento y análisis de la información, han de ser objeto de la PLANIFICACIÓN LOGÍSTICA.

EL EXAMEN ESPECIAL

El Artículo 17 deja libertad a los sujetos obligados para que concreten el modo en que han de hacer el examen especial, aunque el modelo que decidan deberá quedar concretado dentro de sus medidas de control interno. Aún así, pone dos condiciones:

Tienen que elaborar y difundir entre sus directivos, empleados y agentes una relación de operaciones susceptibles de estar relacionadas con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo, así como efectuar la periódica revisión de tal relación.
Tienen que utilizar aplicaciones informáticas apropiadas, teniendo en cuenta el tipo de operaciones, sector de negocio, ámbito geográfico y volumen de la información.

Será por tanto en la PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA de cada entidad, en donde se concrete el modo de efectuar el examen especial. Existen unas líneas maestras en el Artículo 18 que pueden servirnos de base para esa estructuración, analizando para ello los datos que se tienen que aportar al SEPBLAC en el caso de que resultara positivo dicho examen.

Existe la obligación de efectuar el EXAMEN ESPECIAL:

Cuando surja cualquier hecho u operación, con independencia de su cuantía, que, por su naturaleza, pueda estar relacionado con el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo.
Cuando surja cualquier operación o pauta de comportamiento, incluso la mera tentativa, que sea:

a. Compleja
b. Inusual
c. Sin un propósito económico o lícito aparente
d. Que presente indicios de simulación o fraude

El primer apartado tiene que ver con la obligación de las entidades de elaborar y difundir internamente los listados de operaciones susceptibles de estar relacionadas con el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo. A este respecto, la PLANIFICACIÓN LOGÍSTICA tiene que proveer a toda la entidad, con la ayuda del Departamento PBC, de estos listados, así como prever su periódica revisión.

Existen listados que han sido difundidos por el SEPBLAC que contienen modelos generalistas, que requieren una adaptación a las actividades económicas concretas para que sean válidos desde el punto de vista operativo.

Pero, a mi juicio, la Ley no se conforma con que los sujetos obligados se limiten, simplemente, a la adaptación interna de listados externos, aunque éstos sean los difundidos oficialmente, sino que quiere que las entidades profundicen en su confección a partir de su propia experiencia, y del conocimiento de lo que representa el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo.

Existe, por tanto, la obligación de la proactividad en esta materia. La iniciativa en esta investigación que es exigida legalmente, se vería facilitada, según he indicado en otros escritos, mediante la constitución de COMISIONES AML, como la que ha propiciado nuestra Asociación, que tuvieran funciones similares a la nuestra:

Análisis y adaptación interna de la normativa de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.
Elaboración de propuestas e iniciativas que pudieran ser presentadas ante la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias, ante el Servicio Ejecutivo de la Comisión, o ante la Agencia Española de Protección de Datos.
Potenciación de la operatividad entre los Representantes de las Áreas de Negocio integradas en los OCIs y en los Departamentos PBC.
Realización de estudios que definan en cada momento las operaciones susceptibles de estar relacionadas con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo, teniendo en cuenta los diferentes Sectores de actividad.
Descripción de aquellos tipos de clientes que puedan presentar un riesgo de blanqueo o de financiación del terrorismo superior al riesgo promedio, para cada Sector de actividad.
Establecimiento de puntos comunes para la normalización de los procedimientos de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, por Sectores de actividad.
Propuestas para la creación de nuevas plataformas tecnológicas comunes, o mejora de las existentes.

Teniendo en cuenta el criterio de proactividad exigido legalmente, la alta dirección o el OCI en su caso, no solamente deberían dotar a las entidades y a los Departamentos de PBC de los recursos humanos y tecnológicos necesarios para poder realizar el examen especial, sino que también deberían apoyar el establecimiento de una buena coordinación operativa externa a través de sus Asociaciones, lo que repercutiría en un mejor cumplimiento interno de las obligaciones legales.

El segundo supuesto que obliga a hacer el examen especial, (vg.: toda operación o pauta de comportamiento que sea compleja, inusual, sin un propósito económico o lícito aparente, o que presente indicios de simulación o fraude), constituye un nuevo punto de encuentro entre los departamentos de análisis de riesgos, prevención del fraude y prevención del blanqueo, puesto que esta obligación legal coincide con el interés de la propia empresa.

EL DOBLE FILTRO DENTRO DEL EXAMEN ESPECIAL

Hay toda una serie de operaciones de riesgo, como las que señala el primer párrafo del Artículo 17, que requieren un doble filtro operativo.

El primer filtro es el que realizan los departamentos de análisis de riesgos y los de prevención del fraude sobre las OPERACIONES del Artículo 17, al mismo tiempo que controlan la identificación a través de la DILIGENCIA DEBIDA.

Para este primer filtro se utilizan las plataformas de análisis de riesgos, que estarán predefinidas para dar una alerta cuando surja una operación compleja, inusual, sin un propósito económico o lícito aparente, o que presente indicios de simulación o fraude.

Esta alerta obligará a crear un primer expediente de investigación en el departamento de análisis de riesgos.

Como el departamento de análisis de riesgos ha de seguir centrado en la actividad ordinaria de análisis de las operaciones mediante “scoring”, este expediente de investigación pasaría de forma automática al Departamento de Prevención del Fraude, que es un departamento en el que deberían trabajar especialistas en el análisis de riesgos, especialistas en seguridad y en informática, e investigadores en recuperaciones, y que en algunos casos se estructura a caballo entre el departamento de análisis de riesgos y el de recuperaciones, y en otros, forma parte del Departamento de Seguridad, que suele trabajar de forma coordinada con el Departamento de Seguridad Informática en los temas relativos a esta materia específica.

En el Departamento de Prevención del Fraude, incluirían en el expediente recibido toda la información interna y externa que pudiera ser recabada de distintas fuentes, procediendo a su análisis e investigación.

Es todos los casos, éste expediente de información ya enriquecido con la nueva información, pasaría al segundo filtro establecido en el Departamento PBC, a través de las vías de comunicación internas establecidas, en donde se procedería a filtrar la información a través de las Plataformas Tecnológicas AML, y a analizarla para comprobar si la operación pudiera estar relacionada o no con el blanqueo de capitales y/o la financiación del terrorismo, para lo que accederían a sus propias fuentes de información AML.

De alguna forma, ambos departamentos deberían estar coordinados durante esta doble investigación, intercambiando aquella información que legalmente sea intercambiable y pudiera servir para el cumplimiento de sus respectivas obligaciones. Los límites para el intercambio de información estarán determinados en las políticas internas de “compliance”.

Conviene no cometer el error de integrar el filtro AML dentro de la cadena de producción y comercialización, como si fuera un filtro más dentro del análisis de riesgos, puesto que ello podría ocasionar un grave problema reputacional a la empresa, además de ralentizar los procesos, con cuellos de botella no deseados.

El filtro AML ha de trabajar de forma independiente al filtro de análisis de riesgos y prevención del fraude, puesto que la investigación a realizar tiene objetivos diferentes.

Los resultados de este examen, junto con los datos que le sirvieron de base, constituyen el EXPEDIENTE AML, que deberá ser archivado por el Departamento PBC durante diez años.

El examen especial podría dar lugar a los siguientes resultados:

Existencia de indicios o certeza de que la operación analizada está relacionada con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo, en cuyo caso se ha de hacer la COMUNICACIÓN POR INDICIO (COS) y proceder al archivo del expediente con copia de la comunicación efectuada.
No existencia de indicios o certeza, de que la operación analizada está relacionada con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo, procediéndose al archivo del expediente.

Para que pueda funcionar todo este entramado humano y tecnológico, se requiere una buena PLANIFICACIÓN LOGISTICA.

LA COLABORACIÓN CON LA COMISIÓN Y CON SUS ÓRGANOS DE APOYO

El Artículo 21 obliga a facilitar, tanto a la Comisión como a sus Órganos de apoyo, y a las autoridades legalmente competentes, aquella documentación que les requieran para el ejercicio de sus competencias.

En el apartado 2 de ese mismo artículo, la Ley establece que dentro del marco del control interno, los sujetos obligados han de tener sistemas que les permitan responder, de forma completa y diligente, sobre si mantienen o han mantenido a lo largo de los diez años anteriores, relaciones de negocio con determinadas personas físicas o jurídicas, y sobre la naturaleza de dichas relaciones.

La localización de la documentación requerida en plazo, y las respuestas completas y diligentes sobre posibles relaciones de negocio, exigen algún sistema de archivo tic que facilite el trabajo al Departamento Jurídico o al Departamento PBC, tal como vimos al analizar el tema de la conservación de los documentos como objeto de la PLANIFICACIÓN LOGÍSTICA.

EN RELACIÓN CON EL CONTROL INTERNO

Tanto la aplicación de las medidas de control interno por el OCI, como el propio control efectivo, que hemos ido señalando con anterioridad, requieren de determinados recursos tecnológicos que seguramente se ubicarán en el propio Departamento PBC, bajo la coordinación del Representante ante el SEPBLAC, que como hemos indicado, también es el coordinador del OCI delegado.

Entre estos recursos tecnológicos necesarios, enumero los siguientes a título de ejemplo:

El MANUAL AML, y el MANUAL PBC, deberán estar en algún sistema de archivo y en un formato que garanticen su integridad, la correcta lectura de los datos, la imposibilidad de manipulación y su adecuada conservación y localización. Este archivo deberá contener también las variaciones históricas de los Manuales con sus correspondientes sellos de tiempo, tal como indiqué en el apartado referido a la conservación de documentos.
Desde el punto de vista operativo, las normas vigentes contenidas en los manuales deberán alimentar alguna plataforma tecnológica de cumplimiento, que permita la identificación de las normas, su afectación concreta a departamentos y personas, el sistema de control establecido, los informes recibidos y las gestiones efectuadas para la resolución de los conflictos.
Se deberá de establecer algún sistema que organice y distribuya la información AML desde los departamentos de la empresa hacia los Órganos de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.
Habrá de preverse algún sistema de formación y control, para poder demostrar al SEPBLAC el cumplimiento del Artículo 29, sobre formación de empleados.

EL PROBLEMA DE LAS SUCURSALES Y FILIARES EN TERCEROS PAÍSES NO EQUIVALENTES

Los sujetos obligados que operen en terceros países que no sean equivalentes en la aplicación de las medidas antiblanqueo o antifinancición del terrorismo, deberán tener también en cuenta la estructura extraordinaria de prevención del blanqueo de capitales y de la prevención del terrorismo que han de poner en funcionamiento, que requerirá la siguientes medidas:

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA:

Establecimiento en sus sucursales y filiares con participación mayoritaria, de aquellas medidas adicionales que permitan hacer frente de forma eficaz al riesgo AML
Comunicación de estas medidas extraordinarias al SEPBLAC.

PLANIFICACIÓN TÁCTICA:

Tanto el OCI, como el Departamento PBC deberán implementar en las sucursales y filiares indicadas, las normas extraordinarias establecidas en la PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA.

PLANIFICACIÓN LOGÍSTICA:

Se deberán prever los recursos humanos y tecnológicos para poder controlar el cumplimiento de las medidas extraordinarias implantadas.

PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL

Para el tratamiento de los datos de carácter personal que sean necesarios para el cumplimiento de la Ley 10/2010, así como para la creación de ficheros que contengan ese tratamiento, sean éstos automatizados o no, rige, con carácter general, la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y su normativa de desarrollo. (Artículo 32.1.)

OBTENCIÓN DEL CONSENTIMIENTO

Se excepciona la obtención del CONSENTIMIENTO, cuando el tratamiento de los datos de carácter personal resulte necesario para el cumplimiento de las obligaciones de información establecidas en el Capítulo III, a saber:

Para la realización del examen especial
Para la comunicación por indicio
Para la abstención de ejecución
Para la comunicación sistemática
Para la colaboración con la Comisión y con sus órganos de apoyo.

Las obligaciones de información del Capítulo III caen bajo la responsabilidad directa del Representante ante el SEPBLAC, por lo que sólo éste podrá autorizar, dentro del Departamento PBC, el tratamiento de datos sin CONSENTIMIENTO, siempre que pueda justificar su necesidad.

El Representante ante el SEPBLAC, se convierte en encargado del tratamiento de los datos obtenidos sin CONSENTMIENTO, a los efectos previstos en la normativa de protección de datos de carácter personal, y estos datos no podrán ser utilizados, bajo ningún concepto, fuera del Departamento PBC.

No será necesaria tampoco la obtención del CONSENTIMIENTO para las comunicaciones de datos previstas en el Capítulo III, a saber:

Para las comunicaciones al SEPBLAC por indicios (Artículo 18)
Para las comunicaciones sistemática al SEPBLAC (Artículo 20)
Para las colaboraciones con la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias y con sus órganos de apoyo. (Artículo 21).

Esta excepcionalidad ampara tanto al Representante ante el SEPBLAC y su Equipo, para con sus obligaciones de comunicación específicas, como al resto de los departamentos de los sujetos obligados, respecto de las obligaciones de colaboración expresadas en los puntos 1 y 2 del artículo 21, con respecto a la Comisión, a sus órganos de apoyo, y a otras autoridades legalmente competentes.

Tampoco será necesaria la obtención del CONSENTIMIENTO para las operaciones exentas de la prohibición de revelación del Artículo 24.2.

DERECHOS DE ACCESO, RECTIFICACIÓN, CANCELACIÓN Y OPOSICIÓN

Para el tratamiento o para la utilización de ficheros de datos de carácter personal que resulten necesarios para el cumplimiento de las obligaciones de información establecidas en el Capítulo III, analizados anteriormente, no serán de aplicación las obligaciones derivadas del ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición recogidos la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y su normativa de desarrollo. (Artículo 32.3)

La PLANIFICACIÓN LOGÍSTICA tiene que establecer los tratamientos de datos de carácter personal que van a resultar necesarios para el cumplimiento de las obligaciones de información del Capítulo III, y el contenido de los Ficheros que se vayan a crear en la empresa en base al Artículo 32 de la Ley 10/2010, así como las medidas de seguridad de nivel alto con las que éstos han de ser dotados. (Artículo 32.5.)

Las medidas de seguridad a aplicar se pueden analizar en el REAL DECRETO 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal. (B.O.E. número 17 del sábado 19 de enero de 2008).

También la PLANIFICACIÓN LOGÍSTICA ha de establecer el procedimiento a seguir, en el caso del ejercicio por los interesados de alguno de los derechos, de acceso, rectificación, cancelación y oposición, con el fin de que se les informe en tiempo, en los términos establecidos en el Artículo 32.3.

INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN ENTRE SUJETOS OBLIGADOS

La Ley 10/2010 establece dos categorías de datos:

Los datos referidos al cumplimiento de las obligaciones de DILIGENCIA DEBIDA. (Capítulo II), para cuyo tratamientos rige la Ley Orgánica 15/1999 de protección de datos de carácter personal y su normativa de desarrollo.
Los datos referidos al cumplimiento de las obligaciones de INFORMACIÓN. (Capítulo III), para cuyo tratamiento y cesión rige la Ley 10/2010 y su normativa de desarrollo.

INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA DILIGENCIA DEBIDA, ANÁLISIS DE RIESGOS Y PREVENCIÓN DEL FRAUDE.

No entro a analizar los requisitos que deben cumplir los sujetos obligados para la creación de ficheros propios o para el intercambio de datos de carácter personal dentro de su grupo, o en el ámbito nacional e internacional, puesto que para clarificar esta materia está la Ley Orgánica 15/1999 y su normativa de desarrollo.

Respecto al intercambio de información referida a la DILIGENCIA DEBIDA del Capítulo II, entre sujetos obligados no pertenecientes al mismo grupo, quisiera hacer las siguientes consideraciones.

Las obligaciones de DILIGENCIA DEBIDA, hemos visto que son de interés no sólo para el cumplimiento de la Ley 10/2010, sino también para el análisis de riesgos y para la prevención del fraude.

Con la actual legislación de protección de datos de carácter personal hoy no resulta posible hacer sin CONSENTMIENTO, tratamientos de datos y ficheros centralizados de cumplimiento de DILIGENCIA DEBIDA fuera de la empresa o del grupo empresarial, tal como sucede con los ficheros centralizados de prevención del fraude.

Pero con el CONSENTIMIENTO de los ciudadanos, cualquier tratamiento e intercambio de datos resultaría posible, si se cumple para ello con la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal y su normativa de desarrollo.

La solicitud del CONSENTIMIENTO es un tema de reflexión obligada para las empresas financieras y de telecomunicación, puesto que sería la solución de muchos de los problemas que tienen actualmente para poder operar con unas mínimas garantías de comprobación de la veracidad, sobre las informaciones que reciben de sus clientes.

La solución al problema comercial de la recogida del CONSENTIMIENTO, pasa por informar de forma conveniente a los Ciudadanos de esta necesidad en el momento de la solicitud, lo que puede conseguirse con una decisión reflexionada y asumida al efecto, por todos los operadores pertenecientes a ambos sectores.

Los Ciudadanos son bastante compresibles con los temas que afectan a su seguridad, si saben que sus datos personales y los consentimientos dados para su tratamiento y cesión, están gestionados de una forma seria por los sectores económicos estratégicos, y que están supervisados por la Agencia Española de Protección de Datos.

La generalización del CONSENTIMIENTO, además de facilitar el trabajo de verificación de las entidades, permitirá dotar a los Ciudadanos de nuevas posibilidades de acceso al crédito responsable, y a una utilización mucho más segura de las nuevas tecnologías, porque el CONSENTIMIENTO permitirá la creación de INFORMACIÓN POSITIVA de los clientes y por tanto, éstos podrán utilizar como garantía para sus operaciones, su propia solvencia. Y además, esta INFORMACIÓN POSITIVA mejoraría la calidad de la INFORMACIÓN NEGATIVA que ahora se utiliza para asegurar la actividad económica y comercial.

Igualmente el CONSENTIMIENTO permitiría un mejor análisis de riesgos y un buen control de la criminalidad financiera y de la ciberdelincuencia, lo que facilitaría también un mejor cumplimiento de la legislación AML, puesto que la inteligencia a utilizar estaría integrada y ordenada de una forma lógica, y no dispersa y desordenada como en la actualidad.

Para conseguir este objetivo, resultaría necesaria la constitución de unas Mesas de Estudio, dentro de ambos sectores de actividad, que solucionasen, dentro de la legalidad y bajo criterios empresariales, uno de los grandes problemas que afectan a la seguridad del sector económico y tecnológico, como es la imposibilidad de analizar los riesgos utilizando plataformas centralizdas de información, revestidas con todas las garantías legales.

¿LA LEY 10/2010 OFRECE ALGÚN RESQUICIO LEGAL PARA NO TENER QUE OBTENER EL CONSENTIMIENTO EN EL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DE DILIGENCIA DEBIDA?

Bajo mi criterio y aún a costa de resultar polémico y generar el correspondiente debate, en la Ley 10/2010 hay una excepcionalidad para el CONSENTIMIENTO, que podría ser de utilidad, de forma directa para el cumplimiento de la DILIGENCIA DEBIDA, e indirectamente para facilitar el análisis de riesgos y la prevención del fraude, y es la consulta a la información contenida en los ficheros centralizados legalmente constituidos dentro del Sector financiero con la finalidad de prevención del fraude, cuando esa información fuere necesaria para el cumplimiento de la Ley 10/2010.

El acceso a esta información, sin CONSENTIMIENTO, está permitido según la Ley, tanto al OCI como al Departamento PBC, (Artículo 33.4), cuando indica que el “acceso a los datos a los que se refiere este precepto deberá quedar limitado a los órganos de control interno previstos en el Artículo 26, con inclusión de las unidades técnicas que constituyan los sujetos obligados”

Este resquicio legal abriría una gran capacidad operativa para las empresas, y avalaría el Modelo de OCI que estoy propiciando, en el que está integrada una representación de cada una de las áreas afectadas por el MANUAL AML y por el MANUAL PBC.

Si como según parece, el OCI podría acceder sin CONSENTIMIENTO a los ficheros centralizados de prevención del fraude, en cada una de estas áreas estarían facultados para el acceso sin CONSENTIMIENTO, el jefe de área, como representante del OCI titular y un subordinado como titular del OCI delegado, para el cumplimiento de las obligaciones de DILIGENCIA DEBIDA explicadas anteriormente, entre las que están la identificación formal de los clientes. Ya justifiqué anteriormente que la identificación formal afecta tanto a la prevención del blanqueo, como al análisis de riesgos y a la prevención del fraude.

Si no se modifica reglamentariamente la interpretación del apartado 4 del artículo 33 de la Ley 10/2010, resultaría posible justificar ante la AEPD el acceso sin CONSENTIMIENTO a la información contenida en el Fichero de Operaciones con Datos Irregulares (FODI), propiciado por la Asociación, en el momento de la identificación formal de los clientes y restantes obligaciones de DILIGENCIA DEBIDA, e igualmente, con mucha más razón, al Fichero PERSUS para la defensa de la identidad, puesto que la inclusión de los datos en el Fichero por los Ciudadanosm, ya cuenta con el CONSENTIMIENTO tácito de los mismos para que sus datos sean consultados por las entidades que tengan la necesaria justificación para ser usuarias del Fichero.

El CONSENTIMIENTO, por tanto, sería exigible sólo para la cesión de los datos al FICHERO FODI. No olvidemos que la alimentación del fichero resulta imprescindible si queremos compartir información de calidad, surgida tanto del análisis de riesgos, como de la investigación para la prevención del fraude y para la recuperación de activos.

Esta es una interpretación personal y por tanto no oficial, que podría ser objeto de estudio y consulta a la AEPD y al Tesoro, toda vez que la DILIGENCIA DEBIDA se realiza por departamentos diferentes al de PBC, y por ello, resulta inevitable que sus resultados se utilicen también para el análisis de riesgos y para la prevención del fraude.

Si esta interpretación resulta adecuada, se abrirían nuevas potencialidades operativas para los ficheros centralizados de prevención del fraude, puesto que el CONSENTIMIENTO sólo sería necesario para la cesión de los datos, pero no para la consulta, en los trabajos de DILIGENCIA DEBIDA.

INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN PARA EL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DEL INFORMACIÓN DEL CAPÍTULO III

El Artículo 32 indica claramente que cualquier tratamiento de datos de carácter personal para el cumplimiento de la Ley 10/2010, junto con los ficheros necesarios para su archivo, automatizados o no, estará sometido a la Ley Orgánica 15/1999 de protección de datos de carácter personal y su normativa de desarrollo, excepto en lo siguiente:

El acceso sin CONSENTIMIENTO a los ficheros de prevención del fraude, como he indicado anteriormente, resulta posible tanto para el Departamento PBC, como para las unidades técnicas para el tratamiento y análisis de la información, en el cumplimiento de las obligaciones de información AML, establecidas en el Capítulo III.

La Ley no prohíbe tampoco la comunicación de los datos que están sujetos a las obligaciones de información, cuando esta comunicación se hace entre entidades financieras pertenecientes al mismo grupo que estén dentro de la Unión europea, o dentro de países terceros equivalentes, siempre que esta comunicación se utilice exclusivamente a los efectos de la prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. (Artículo 24.2.a)

Igualmente no prohíbe la comunicación de los datos que están sujetos a las obligaciones de información, cuando esta comunicación se realizada hacia o entre algunos profesionales que pudieran trabajar de forma externa para nuestras empresas. (Artículo 24.2.b)

Ni se prohíbe la comunicación de datos que están sujetos sujetos a las obligaciones de información, cuando esta comunicación se hace entre empresas financieras y la información intercambiada se utiliza exclusivamente a efectos de la prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. Pero esta información ha de referirse a un mismo cliente y a una misma operación en la que intervengan dos o más entidades financieras. (Artículo 24.2.c)

Como ya sabemos, estos datos sensibles sujetos a las obligaciones de información del Capítulo III, sólo pueden ser comunicados entre los Departamentos PBC y sus unidades técnicas para el tratamiento y análisis de la información, por lo que la PLANIFICACIÓN LOGÍSTICA tiene que prever esta posibilidad y tener previsto el sistema tecnológico de intercambio y control a utilizar entre las empresas financieras, entre Grupos, o entre las empresas y determinados profesionales autorizados, que deberá estar revestido de medidas de seguridad de nivel alto, previstas en la normativa de protección de datos de carácter personal.

EL ARTÍCULO 33.2

“Asimismo, los sujetos obligados podrán intercambiar información relativa a las operaciones a las que se refieren los artículos 18 y 19 con la única finalidad de prevenir e impedir operaciones relacionadas con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo cuando de las características u operativa del supuesto concreto se desprenda la posibilidad de que, una vez rechazada, pueda intentarse ante otros sujetos obligados el desarrollo de una operativa total o parcialmente similar a aquella”

Este es un apartado del Artículo 33 muy delicado en su interpretación, pero que a los sujetos obligados les permitirá crear ficheros centralizados de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, que servirán para facilitar el cumplimiento de las obligaciones de información establecidas en el Capítulo III a los Departamentos PBC y a las unidades técnicas para el tratamiento y el análisis de la información, porque pondrán en sus manos herramientas eficaces de alerta, que dificultarán a los delincuentes la presentación de las mismas operaciones o similares, ante diferentes sujetos obligados.

Según el texto legal, la única información que puede intercambiarse es la relativa a las comunicaciones por indicios efectuadas al SEPBLAC (Artículo 18). No se podrán, por tanto, intercambiar datos relativos al examen especial, si de ese examen especial no se derivara la obligación de la comunicación por indicios, que es lo mismo que decir, que no se podrán intercambiar las informaciones susceptibles de examen especial, si no aparecen, tras el análisis, los suficientes indicios fundamentados de que las operaciones están relacionadas con el blanqueo de capitales y/o la financiación del terrorismo.

Igualmente se podrían intercambiar las informaciones que obliguen a la abstención de ejecución, en los términos establecidos el Artículo 19.

Pero para poder intercambiar esta información, o cederla a ficheros que faciliten el intercambio, deberá valorarse que de las características u operativa del supuesto concreto se desprenda la posibilidad de que, una vez rechazada, pueda intentarse ante otros sujetos obligados el desarrollo de una operativa total o parcialmente similar a aquella.

Tanto el intercambio de este tipo de información, como la creación de ficheros centralizados AML exigirán una gran profesionalización operativa entre sus usuarios, y tecnológica por parte los encargados de su tratamiento, quienes deberán ser además sujetos obligados según se especifica en el Artículo 33.2.

Conciente la Asociación de las posibilidades operativas que para sus asociados y para otros sujetos obligados ofrece este artículo, a partir de la publicación del anteproyecto inició los estudios legales y tecnológicos precisos para la puesta en funcionamiento de REPOSITORIO SISO, (Repositorio del Servicio de Información de los Sujetos Obligados), en su condición de sujeto obligado.

EL REPOSITORIO SISO

El Repositorio del Servicio de Información de los Sujetos Obligados (Repositorio SISO), es el primer proyecto que se ha presentando oficialmente para facilitar el intercambio de información entre sujetos obligados, en base al Artículo 33.2 de la Ley 10/2010.

La Asociación Nacional de Establecimientos Financieros de Crédito (ASNEF), es la responsable del Repositorio, en cumplimiento de la Ley Orgánica 15/1999 de protección de datos de carácter personal y su normativa de desarrollo, y la empresa Soluciones Confirma, la encargada del tratamiento de los datos.

El funcionamiento del Repositorio, al margen de sus aspectos técnicos, está regulado por un Reglamento de obligado cumplimiento para sus usuarios, y está controlado por una Comisión.

Tal como he explicado al analizar el Artículo 33.2., la finalidad exclusiva del Repositorio será la prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, y únicamente podrá ser consultado por los órganos de prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo de los sujetos obligados usuarios del mismo, que son los que tienen a su cargo las obligaciones de información del Capítulo III.

Sólo aparecerá en el Repositorio la información, desestructurada en cuanto al origen, que haya sido comunicada al SEPBLAC por las entidades usuarias. Esta información será la relativa a las operaciones a las que se refieren los Artículos 18 y 19, y se sacará del Repositorio la información que sea devuelta por el SEPBLAC, porque el examen especial haya resultado insuficiente.

Como el objeto del repositorio es impedir que las operaciones con indicios de blanqueo de capitales o de financiación del terrorismo puedan intentarse ante otros sujetos obligados mediante operativas similares, no podrán ser incluidas en el mismo las operaciones que no revistan este peligro, lo que obligará a los usuarios del Repositorio a una gran profesionalización técnica, que será apoyada desde el Servicio de Información de los Sujetos Obligados de ASNEF, en donde se integrará el Grupo de Coordinadores, que serán los responsables del funcionamiento del Repositorio en cada sujeto obligado, quienes deberán velar dentro de su entidad para que la información cedida sea veraz, exacta, proporcional y puesta al día, haya sido obtenida tras el proceso de examen especial especificado en la Ley 10/2010 y comunicada al SEPBLAC.

Este Repositorio no contendrá, por tanto, un gran volumen de información, aunque la que contenga será de una gran calidad preventiva, puesto que permitirá generar alertas muy fundadas que obligarán a efectuar el examen especial, evitando así que los sujetos obligados usuarios puedan admitir operaciones de riesgo de blanqueo de capitales o de financiación del terrorismo, que hayan sido objeto, a su vez, de alerta por otros sujetos obligados y por tanto comunicadas al SEPBLAC.

ASNEF es el garante del Repositorio, ante la Administración y los Usuarios del mismo, por ser una Institución representativa de una parte importante del Sector Financiero, y por su gran experiencia en el desarrollo de otros ficheros centralizados de datos de carácter personal, y por su experiencia en infraestructuras de cumplimiento, necesarias para su funcionamiento.

Fabián Zambrano Viedma

Responsable del Servicio de Información de los Sujetos Obligados

EL ÓRGANO DE CONTROL INTERNO Y EL REPRESENTANTE ANTE EL SEPBLAC (III)

2010-11-16T16:55:00.000+01:00

PLANIFICACIÓN TÁCTICA

En la materia de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, entendemos como PLANIFICACIÓN TÁCTICA la aplicación, dentro de la empresa, de las políticas y procedimientos establecidos previamente en la fase de PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA.

Según la Ley 10/2010, la responsabilidad de la PLANIFICACIÓN TÁCTICA recae sobre el ÓRGANO DE CONTROL INTERNO (OCI).

Las responsabilidades de las planificaciones ESTRATÉGICA y LOGÍSTICA (dotación de medios humanos y tecnológicos para el cumplimiento), según la Ley 10/2010 recae sobre el sujeto obligado en general, que es lo mismo que decir sobre la alta dirección del sujeto obligado.

La alta dirección es un término ambiguo, por lo que había que delimitarlo e identificarlo de alguna manera para que fuera operativo, puesto que no todos los miembros de la alta dirección se ocuparán de las planificaciones estratégica y logística en lo relativo a la prevención del blanqueo, y éstas no pueden dejarse en manos de personas sin la capacidad de decisión necesaria para poder abordarlas.

La solución a este dilema está, como indiqué en los documentos anteriores, en el Órgano de Control Interno (OCI) con la composición de alta dirección aconsejada, puesto que éste Órgano constituye una mesa transversal de decisión creada por la propia Ley para la aplicación de las políticas y procedimientos relativos a la prevención del blanqueo, en la que han de tener representación las distintas áreas de negocio afectadas por la materia.

Es cierto que la Ley 10/2010 no obliga a que en el OCI estén representados los máximos responsables de las áreas de negocio afectadas, pero también es verdad que si hacemos recaer en el OCI, por delegación, las planificaciones estratégica y logística, resulta lógico que los miembros titulares del OCI sean los que realmente tengan la capacidad de decisión para llevarlas a efecto

Esta estructura de decisión “compliance”, al más alto nivel de decisión, solucionaría las dificultades prácticas que suponen imponer, sobre una organización compleja, una serie de reglas nuevas, así como determinar los medios humanos y materiales para llevarlas a la práctica. Con la estructura propuesta, hacemos recaer estas responsabilidades sobre los que realmente las tienen que soportar, es decir, la Alta dirección.

Salvado así el organigrama formal de responsabilidades, reconozco también que en la práctica, el OCI oficial no va a involucrarse de forma directa en las planificaciones, estratégica, logística y táctica. Esta función de campo la hará, sin duda, el OCI sustituto, que como vimos estaría formado por profesionales cualificados que trabajen en las distintas áreas de negocio afectadas por la Ley 10/2010. Estas personas actuarán como delegados de los Jefes de Área y por tanto, tendrán la legitimidad necesaria para definir en profundidad las planificaciones, estratégica, logística y táctica.

ÓRGANO SUSTITUTO DE CONTROL INTERNO (OCI DELEGADO)

El OCI delegado o sustituto, es el que, en la práctica, desarrollará la previsión legal establecida en el apartado 2 del artículo 26: “Los sujetos obligados establecerán un órgano adecuado de control interno responsable de la aplicación de las políticas y procedimientos a que se refiere el apartado 1”, siendo también el que desarrolle el trabajo de campo necesario para que, por el OCI titular, se terminen de determinar y se apliquen las planificaciones ESTRATÉGICA Y LOGÍSTICA.

En su momento indiqué que en el OCI titular debería ser miembro de pleno de derecho el Representante ante el SEPBLAC, para los temas referidos a la prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. Ello le permitiría coordinar el OCI delegado en nombre del OCI titular, quedando de esta manera sólidamente estructurado el organigrama operativo del OCI sustituto.

Sabemos que el Representante ante el SEPBLAC y Director del Departamento de Prevención del Blanqueo, en las entidades en las que exista este departamento por no estar excepcionadas reglamentariamente, sólo tiene la responsabilidad legal del cumplimiento de las obligaciones de información del Capítulo III, a saber:

Examen especial de operaciones
Comunicación por indicio
Comunicación sistemática
Generación de parte de las alertas de abstención de ejecución
Colaboración directa con la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias y con sus órganos de apoyo

Con todo, estoy convencido que en la práctica diaria el Representante ante el SEPBLAC y su Departamento de prevención del blanqueo de capitales, colaborarán estrechamente con el OCI en el control del cumplimiento, dentro de la empresa, de la legislación de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, puesto que por su especialización resultarán imprescindibles para el asesoramiento del OCI, y, sobre todo, para el funcionamiento de las herramientas que el OCI ponga en funcionamiento para el necesario control tecnológico del sistema de aplicación de las políticas previamente diseñadas.

Pero para que el Representante ante el SEPBLAC y su Equipo tengan éxito en esta función de apoyo al OCI, que, como he indicado, será añadida en la práctica a sus funcionales legales, resulta aconsejable que se imbriquen desde el inicio en todo el proceso de creación y de adaptación del MANUAL DE PROCEDIMIENTOS a cada Área de negocio, con el fin de conocer perfectamente las repercusiones que la Ley tiene en el funcionamiento real de la empresa.

Esta experiencia práctica facilitará su función de Información especificada en el Capítulo III de la Ley, y además, les ayudará a asumir eficazmente la centralización operativa de los mecanismos que disponga el OCI para controlar, en toda la empresa, el cumplimiento de la normativa de prevención del blanqueo.

El Representante ante el SEPBLAC coordinará el OCI delegado y reportará directamente al OCI titular.

EL REPRESENTANTE ANTE EL SEPBLAC

En el organigrama de “compliance” que hemos diseñado y con el que pretendemos salvaguardar las distintas responsabilidades definidas en la Ley, la figura del REPRESENTANTE ANTE EL SEPBLAC aparece como el nexo operativo entre las funciones de INFORMACIÓN (Capítulo III) y CONTROL (Capítulo IV).

FUNCIÓN DE CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DE INFORMACIÓN:

El Cumplimiento de las obligaciones de información tiene unas implicaciones operativas que afectan a todas las áreas de negocio.

Para que desde el sujeto obligado exista una buena comunicación hacia el SEPBLAC, primero han de establecerse por el OCI las reglas internas que permitan generar la información susceptible de comunicación. Estas reglas, como hemos visto, se especificarán en el Manual de Procedimientos, documento que de forma simplificada estará a disposición del SEPBLAC con el nombre de MANUAL DE PREVENCIÓN DEL BLANQUEO DE CAPITALES Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO.

FUNCIÓN DE CONTROL INTERNO:

En segundo lugar han de establecerse los controles necesarios para que las políticas y procedimientos establecidos se cumplan dentro de la empresa, lo que permitirá generar la información susceptible de comunicación.

Esas políticas y procedimientos han de llevarse a cabo por un equipo humano y tecnológico, que tendrá que ser definido por el OCI delegado, e implementado dentro de la empresa por el OCI titular.

Como indiqué en un documento anterior, una parte de este equipo humano de prevención del blanqueo será el personal de cada área de negocio, cuya dedicación fundamental será la producción o comercialización de bienes y/o servicios, por lo que el control del cumplimiento por este personal, requerirá de algún mecanismo tecnológico que funcione de forma transversal. (Plataforma tecnológica de control)

Por razones prácticas, esta plataforma tecnológica se ubicará en el Departamento de Prevención del Blanqueo de Capitales, puesto que el Representante ante el SEPBLAC es el coordinador del OCI delegado.

También en el Departamento de Prevención del Blanqueo de Capitales se ubicarán las plataformas tecnológicas necesarias para el cumplimiento de las obligaciones de información establecidas en el Capítulo III de la Ley.

De esta manera cumpliremos con lo que se especifica en uno de los apartados del Artículo 26.2, que dice lo siguiente: “Para el ejercicio de sus funciones el representante ante el Servicio Ejecutivo de la Comisión y el órgano de control interno deberán contar con los recursos materiales, humanos y técnicos necesarios.”

EL DEPARTAMENTO DE PREVENCIÓN DEL BLANQUEO DE CAPITALES

La Ley 10/2010, en su Artículo 26.2 indica lo siguiente: “Reglamentariamente se determinará para determinadas categorías de sujetos obligados la exigencia de constitución de unidades técnicas para el tratamiento y análisis de la información”.

Al margen de lo que reglamentariamente se determine en su momento, las entidades que tengan un gran volumen de información para su tratamiento y análisis, se decidirán por constituir un Departamento de Prevención del Blanqueo de Capitales bajo la dirección del Representante ante el SEPBLAC, o bien, externalizarán esta función porque les resulte más rentable, haciéndolo en la forma especificada en el Artículo 8 (Aplicación por terceros de las medidas de diligencia debida), toda vez que en la Ley no existe ningún precepto que impida tomar esta decisión.

En cualquiera de los dos supuestos (soluciones tecnológicas internas o externas), tanto el OCI como el Representante ante el SEPBLAC, estarían dotados de los recursos técnicos necesarios para cumplir con sus funciones legales y empresariales, a saber:

Obligaciones de Información y Comunicación
Recepción automatizada de la información generada dentro de la empresa susceptible de análisis.
Examen especial de la misma
Sistema de control para el cumplimiento de las distintas políticas y procedimientos establecidos por el OCI.
Sistema de alertas de abstención de ejecución de determinadas operaciones. Sabemos que habrá abstenciones que se originarán en el Departamento de Prevención del Blanqueo de Capitales y otras que tendrán su origen en otros Departamentos como consecuencia del cumplimiento del MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, vg.: rechazo de clientes por incumplimiento de la política de admisión o por no superación de los filtros del control.

El Representante ante el SEPBLAC y Director del Departamento de Prevención del Blanqueo de Capitales, será el encargado de controlar dentro de la empresa, tanto por imposición legal como apoyando al OCI, el cumplimiento de la estrategia diseñada por el Órgano de Control Interno, y por esta razón, “tendrá acceso sin limitación alguna a cualquier información obrante en el sujeto obligado” y, además, deberá “contar con los recursos materiales, humanos y técnicos necesarios” (Art. 26.2 de la Ley 10/2010)

PROPUESTA DE NOMBRAMIENTO DEL REPRESENTANTE ANTE EL SEPBLAC

Este tema está regulado en el artículo 26 de la Ley 10/2010 y en el artículo 11 del Reglamento de la Ley 19/1993.

La nueva Ley indica lo siguiente al respecto: “Los sujetos obligados designarán como representante ante el Servicio Ejecutivo de la Comisión a una persona que ejerza cargo de administración o dirección de la sociedad. En caso de empresarios individuales será representante ante el Servicio Ejecutivo de la Comisión el titular de la actividad. Con las excepciones que se determinen reglamentariamente, la propuesta de nombramiento del representante, acompañada de una descripción detallada de su trayectoria profesional, será comunicada al Servicio Ejecutivo de la Comisión que, de forma razonada, podrá formular reparos u observaciones.”

El procedimiento para la propuesta de nombramiento que está actualmente vigente es el siguiente:

Deberán enviarse al SEPBLAC, en soporte papel, a su dirección en el Banco de España, c/ Alcalá 48, (28014) Madrid, los siguientes documentos:

Propuesta de nombramiento a través del Formulario F22, firmada por el titular de la actividad o por quien acredite su nombramiento para el cargo.
Documentación acreditativa del nombramiento por el órgano de dirección del sujeto obligado (certificación del acuerdo del consejo de administración o de órgano equivalente).
Copia del Documento Nacional de Identidad del nombrado o cualquier otra documentación que permita acreditar suficientemente su firma.
“Currículum vitae” o documentación en la que se detalle su trayectoria profesional.

En aquellos casos en que los sujetos obligados sean empresarios o profesionales individuales, el representante será el titular de la actividad, remitiéndose únicamente al Servicio Ejecutivo la documentación señalada en los puntos 1 y 3 anteriores.

PROPUESTA DE NOMBRAMIENTO DE SUSTITUTOS DEL REPRESENTANTE ANTE EL SEPBLAC

Como la Ley sólo prevé el nombramiento de una persona, dentro de cada sujeto obligado, como Representante ante el SEPBLAC, el Servicio Ejecutivo ha arbitrado un mecanismo que evite la falta de comunicación puntual entre el sujeto obligado y el SEPBLAC en el caso de que en algún momento no pueda estar disponible el Representante titular. Este mecanismo seguirá siendo válido hasta tanto no se publique el nuevo Reglamento.

El Representante ante el SEPBLAC podrá autorizar o apoderar a otra persona u a otras con un máximo de dos, con el fin de que actúen en su nombre ante el Servicio Ejecutivo, asumiendo siempre que toda actuación de estas personas se entenderá hecha por el propio representante, tanto a efectos internos como de sus consecuencias exteriores.
El Representante ante el SEPBLAC deberá remitir, en soporte papel, a la dirección postal del Servicio Ejecutivo, por cada autorización o apoderamiento, el “Formulario F22-6 Comunicación de persona autorizada”, debidamente cumplimentado y firmado, tanto por el Representante como por el Autorizado.
La autorización y nombramiento tendrá duración indefinida, por lo que deberá comunicarse al SEPBLAC de forma inmediata cualquier revocación o extinción de la autorización, que sólo tendrá efecto ante el Servicio Ejecutivo desde su recepción oficial.

DESARROLLOS DE LA PLANIFICACIÓN TÁCTICA

Las planificaciones ESTRATÉGICA y TÁCTICA son las dos caras de una misma moneda (NORMAS-APLICACIÓN), que deberá ser acuñada en la práctica por los Órganos de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. Éstos, en sus funciones de control “operarán, en todo caso, con separación funcional del departamento o unidad de auditoria interna del sujeto obligado” (Artículo 26.2, último párrafo)

Los Órganos de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo son el OCI y el Representante ante el SEPBLAC. Los dos tienen su propia responsabilidad legal en la cara de la moneda que llamamos APLICACIÓN.

La otra cara de la moneda que llamamos NORMAS, estaría bajo la responsabilidad directa de la Alta dirección del sujeto obligado, aunque el trabajo de definición de la misma se efectúe en la práctica por los Órganos de prevención.

Esta dualidad simétrica (NORMAS-APLICACIÓN), resulta evidente si comparamos el procedimiento que sugería en el paso quinto de la PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA (Confección de las distintas partes del Manual de Procedimientos) y el esquema que sigue relativo a la PLANIFICACIÓN TÁCTICA.

Aplicación de las políticas y procedimientos en materia de diligencia debida establecidas en el Capítulo II (artículos 3 al 16) de la Ley 10/2010, en base a lo determinado en el Artículo 7

Identificación formal (artículo 3)
Identificación del titular real (artículo 4)
Propósito e índole de la relación de negocios (artículo 5)
Seguimiento continuo de la relación de negocio (artículo 6)
Medidas simplificadas de diligencia debida respecto de clientes (artículo 9)
Medidas simplificadas de diligencia debida respecto de productos u operaciones (artículo 10)
Medidas reforzadas de diligencia debida (artículo 11)
Relaciones de negocio y operaciones no presenciales (artículo 12)
Corresponsalía bancaria transfronteriza (artículo 13)
Personas con responsabilidad pública (artículo 14)
Productos u operaciones propicias al anonimato y nuevos desarrollos tecnológicos (artículo 16)

Aplicación de la política expresa de admisión de clientes, en la que se incluya una descripción de aquellos tipos de clientes que podrían presentar un riesgo superior al riesgo promedio en función de los factores que determine el sujeto obligado de acuerdo con los estándares internacionales aplicables a cada caso. (artículo 26.1.)
Aplicación de las políticas de información establecidas en el Capítulo III

Examen especial (artículo 17)
Comunicación por indicio (artículo 18)
Abstención de ejecución (artículo 19)
Comunicación sistemática (artículo 20)
Colaboración (artículo 21)
Prohibición de revelación (artículo 24)

Aplicación de las políticas de conservación de documentos (artículo 25)
Aplicación de las políticas establecidas en el Capítulo IV y que no hayan sido referenciadas anteriormente:

Control interno (artículo 26.1.)
Evaluación y gestión de riesgos (artículo 26.1)
Garantía de cumplimiento y comunicación (artículo 26.1)
Examen Externo (artículo 28)
Formación de empleados (artículo 29)
Protección e idoneidad de empleados, directivos y agentes (artículo 30)
Sucursales y filiares en terceros países (artículo 31)

Aplicación de los procedimientos establecidos para los medios de pago en el Capítulo V
Aplicación del procedimiento establecido por el Artículo 38 relativo al comercio de bienes a través de transacciones en que los cobros o pagos se efectúen con los medios de pago referidos en la Ley y por un importe superior a 15.000 euros, ya se realicen en una o en varias operaciones entre las que parezca existir algún tipo de relación.

Hay que señalar que en el Manual de Procedimientos se deberá incluir un apartado en el que se definan los sistemas de control en la aplicación de las distintas políticas y procedimientos; este apartado deberá constar también de forma simplificada en el MANUAL DE PREVENCIÓN DEL BLANQUEO DE CAPITALES, que estará a disposición del SEPBLAC.

Las medidas de control interno a que se refiere el artículo 26 serán objeto de examen anual (EXAMEN EXTERNO). Los resultados de este examen, entre los que estará la parte dedicada al control de la aplicación de las políticas y procedimientos, quedarán reflejados en el informe escrito que el Auditor elevará al Consejo de Administración o al Órgano directivo, y que tendrá que quedar también a disposición del SEPBLAC, según se indica en el Artículo 28 de la Ley 10/2010.

Fabián Zambrano Viedma

Responsable del Servicio de Información de los Sujetos Obligados (SISO)

EL ÓRGANO DE CONTROL INTERNO Y EL REPRESENTANTE ANTE EL SEPBLAC (II)

2010-11-10T16:35:00.000+01:00

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

Los sujetos obligados, con las excepciones que se determinen reglamentariamente, deberán aprobar un manual adecuado de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, con información completa sobre las medidas de control interno referidas a:

Políticas y procedimientos adecuados en materia de diligencia debida, información, conservación de documentos, control interno, evaluación y gestión de riesgos, garantía del cumplimiento de las disposiciones pertinentes y comunicación, con objeto de prevenir e impedir operaciones relacionadas con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo.
Política expresa de admisión de clientes. Dicha política incluirá una descripción de aquellos tipos de clientes que podrían presentar un riesgo superior al riesgo promedio en función de los factores que determine el sujeto obligado de acuerdo con los estándares internacionales aplicables en cada caso.
Política para la actualización del Manual de Procedimientos, porque no olvidemos que éste es un documento dinámico y no estático, por lo que tiene poco sentido pretender a toda costa la validación oficial del Manual a través de su presentación al SEPBLAC, puesto que esta validación no se va a conseguir. La Ley es confusa al respecto y no dice lo que nos gustaría que dijera sobre este tema, como trataré de justificar en otro punto de este documento.
Designación del Representante ante el Servicio Ejecutivo de la Comisión, y comunicación oficial del nombramiento en los términos establecidos en la Ley 10/2010.
Establecimiento del Órgano de Control Interno en los términos establecidos en la Ley 10/2010, en aquellos sujetos obligados donde el OCI sea preceptivo.

Bajo mi criterio, el Manual de Procedimientos es sólo un resumen justificativo externo, de las medidas de control interno señaladas en los puntos anteriores, que exigen para su efectivo desarrollo operativo una PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA adecuada, que permita al sujeto obligado poder cumplir con el objeto de prevenir e impedir operaciones relacionadas con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo.

Lo importante, según la Ley, no es el Manual de Procedimiento en su concepto simplificado, sino en su concepto extenso, que surgirá tras el trabajo de planificación estratégica efectuado por el Órgano de Control Interno, y que tendrá como resultado la imbricación de cada parte de la empresa en las políticas enunciadas en los puntos anteriores, consideradas como necesarias para la prevención efectiva del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo dentro de la empresa.

Algunos sujetos obligados están obsesionados por la confección urgente de un Manual de Procedimientos, como si la mera existencia de un documento de estas características que se limite a contener formalmente los principios novedosos de la actual legislación, fuera ya garantía legal de su cumplimiento. Creo que esta forma precipitada de actuar constituye una decisión equivocada que puede traer a las largas graves consecuencias.

El Manual de Procedimientos, en su concepción estricta, ha de ser el resultado final de un compromiso previo de adaptación interna a la nueva Ley 10/2010. Constituye, por tanto, una declaración contractual, ante las Autoridades, de la política de riesgos de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo decidida internamente para cumplir la Ley. El asesor externo sólo puede ayudarnos a confeccionar de forma adecuada el cesto (documento) evitando errores o inadecuaciones, pero los mimbres han de ser creados por el propio OCI, a través de un trabajo perfectamente estructurado en un Modelo interno, que sirva para documentar las distintas piezas de obligado cumplimiento dentro de cada Área de Negocio.

La PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA, por tanto, tiene como finalidad la definición de cada una de las piezas que constituyen el Manual de Procedimientos extenso, y su ensamblaje final para el debido funcionamiento de la máquina de cumplimiento. El Manual de Procedimientos simplificado sería simplemente, el libro de instrucciones de esa máquina, que será utilizado por el SEPBLAC y otras Autoridades para conocer si la máquina creada se adapta a los requisitos de funcionamiento determinados en la normativa.

No nos obsesionemos, por tanto, por obtener la validación oficial del libro de instrucciones, sino por demostrar en cualquier momento que tenemos en funcionamiento una buena máquina de prevención, ensamblada conforme a los criterios establecidos en la Ley y en el resto de la normativa.

FASES PARA LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

Paso primero: Constitución del Órgano de Control Interno

En aquellas entidades en las que aún no se haya constituido el Órgano de Control Interno (OCI) conforme a la nueva Ley, deberá formalizarse dicho Órgano con representación de las distintas áreas de negocio afectadas por la prevención del blanqueo de capitales.

Como indiqué en el documento anterior, en el Órgano de Control Interno deberán estar representados formalmente los máximos responsables de las áreas de negocio que se vean afectadas por el Manual de Procedimientos.

En las empresas complejas se creará, junto al Equipo OCI titular, un Equipo OCI delegado con profesionales procedentes de las distintas áreas de actividad que se vean afectadas por este cumplimiento.

Estos profesionales deberán tener formación especializada en las materias de “compliance” en las que intervengan en base a lo que posteriormente propondré y, concretamente para nuestro objeto, en la materia de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.

Pero al mismo tiempo deberán estar integrados operativamente en sus respectivas áreas de actividad.

Estos profesionales de cumplimiento serán personas de confianza de sus Directores de Área. Su trabajo consistirá en analizar, dentro del OCI delegado y, bajo la perspectiva operativa de su respectiva área de negocio, las implicaciones operativas derivadas del cumplimiento de la nueva Ley, y elaborar, junto con el resto del Equipo OCI delegado, los borradores de los documentos que serán posteriormente modificados y aprobados por el OCI titular. Serán también ellos quienes controlen, dentro de sus respectivas áreas y por delegación de sus Jefes, el cumplimiento de los Manuales de Procedimiento de Área aprobados por el OCI.

Esta estructura piramidal de responsabilidades derivadas resulta necesaria porque los altos ejecutivos de la empresa, entre los que están los jefes de las áreas de negocio, son los responsables penales y administrativos del posible incumplimiento de la Ley. Resulta por tanto lógico que sean los más interesados en establecer estructuras controlables de “compliance AML” dentro de sus respectivas áreas, sin que ello afecte a su actividad principal de dirección, que son las labores productivas y de comercialización.

Bajo mi criterio y por razones de economicidad y eficacia, los profesionales pertenecientes al Equipo OCI delegado, deberían ejercer también el resto de las funciones de “compliance” que afecten a sus respectivas áreas de negocio. Esto resulta hoy posible porque tanto el OCI titular como el OCI delegado contarían para su labor de cumplimiento con el asesoramiento de los Departamentos especializados existentes en la empresa, o por los asesores externos contratados. En materia de blanqueo, el asesoramiento interno lo realizarían el Responsable ante el SEPBLAC y su Departamento de prevención del blanqueo, junto con los asesores externos especializados que hayan sido contratados por la empresa.

Cada profesional de área, especializado en “compliance”, se integraría dentro del equipo asesor del Jefe de Área, encargándose de toda las materias de cumplimiento relativa a su área; en nuestro caso, de la prevención del blanqueo de capitales. Esta estructura descentralizada de los temas de cumplimiento ofrece las siguientes ventajas: 1) al estar los responsables “compliance” integrados operativamente en cada una de las áreas, conocen perfectamente la problemática particular de cada área de negocio, lo que resulta fundamental para la adaptación de la normativa de cumplimiento a la realidad productiva y comercial de la empresa y, 2) esta integración facilita el control efectivo del cumplimiento dentro del área.

Integrar la estructura de cumplimiento en la operatividad de cada Área de negocio, es una forma inteligente de evitar que las normas de “compliance” distorsionen innecesariamente los objetivos productivos de la misma, lo que no siempre sucede cuando la estructura de cumplimiento está alejada de la producción y por tanto es percibida por cada área como un encorsetamiento de la actividad mediante la superposición de normas externas. Este sistema, además de incrementar la seguridad “compliance” dentro de cada área, servirá también para rentabilizar operativamente las oportunidades de negocio que ofrece el propio cumplimiento, al ser éste entendido y asumido directamente por quienes han de llevarlo a efecto.

Si integramos la estructura de cumplimiento en la actividad productiva de las distintas áreas de negocio, reduciremos el número de departamentos específicos de “compliance”, y los limitaremos a los estrictamente obligatorios. Así, la empresa podrá externalizar gran parte del “asesoramiento” con la consiguiente reducción de costes.

Conclusión: Los responsables de cumplimiento de cada área de negocio se integrarían, junto con sus respectivos Jefes, en la estructura general OCI de “compliance” caso de existir, o sólo en la estructura OCI de prevención del blanqueo, y les representarían en su ausencia.

Paso segundo: La formación del Órgano de Control Interno

Una vez constituido el Órgano de Control Interno, la primera medida del OCI, y la más rentable en términos de productividad, ha de ser la formación de sus propios Miembros en el conocimiento de la nueva Ley, desde la perspectiva del Mando. Sólo así el OCI podrá diseñar primero, y posteriormente aplicar en toda la empresa, las políticas y procedimientos adecuados en materia de diligencia debida, información, conservación de documentos, control interno, evaluación y gestión de riesgos, garantía del cumplimiento de las disposiciones legales y las de comunicación, en la forma exigida por la Ley 10/2010.

Para ello, el Órgano de Control Interno (OCI) ha de programar para sí mismo un sistema de formación permanente “on line” sobre las cuestiones generales de la Ley, y de formación “en empresa” para tratar de profundizar en esta legislación bajo los criterios del Mando.

La formación de los miembros del OCI, resulta fundamental para la adecuada implementación de las políticas y procedimientos de prevención en las distintas áreas de negocio.

El análisis departamental en los temas de cumplimiento antiblanqueo y antifinanciación del terrorismo es importante, puesto que muchas de las obligaciones que establece la nueva Ley no dependen directamente del departamento de prevención del blanqueo, sino de departamentos distintos, como ocurre, por ejemplo, con los departamentos de aceptación de clientes y con los de análisis de las operaciones desde el punto de vista económico (análisis de riesgos).

Paso tercero: Planificación de la formación de los empleados

La siguiente medida del OCI debiera ser el diseño del plan anual de formación de empleados exigido por el Art. 29 de la nueva Ley, que estará dedicado al conocimiento general de la misma por todos los integrantes de la empresa.

Una vez esté confeccionado el MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, el OCI diseñará también el plan de formación especializada para cada área de negocio, con cursos específicos orientados a detectar las operaciones que pudieran estar relacionadas con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo, e instruir a los empleados de cada área sobre la forma de proceder en tales casos.

Paso cuarto: Normalización de Procedimientos

La normalización de procedimientos es el trabajo de armonización de las obligaciones dentro de cada sector de actividad. Esta homogeneización dotará a las empresas pertenecientes a un mismo sector de una mayor seguridad en el cumplimiento.

A este efecto podría ser de utilidad la Comisión AML para la Prevención del Blanqueo de Capitales y de la Financiación del Terrorismo de ASNEF, en la que se crearán tantos grupos de trabajo como sectores de actividad se integren en la misma. En cada uno de estos Grupos se realizarán estudios para definir las operaciones susceptibles de estar relacionadas con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo dentro de su respectivo sector de actividad, y se describirán aquellos tipos de clientes que pudieran presentar un riesgo de blanqueo superior al promedio, tal como exige la Ley.

Este trabajo previo de normalización de procedimientos, facilitará a los Órganos de Control Interno la confección de los Manuales de Procedimiento.

Paso quinto: Confección de las distintas partes del Manual de Procedimiento

Considero un error la confección de un Manual de Procedimientos a partir de un documento estándar que contenga, sin más, los criterios generales de la Ley, adaptándolo de forma simple al funcionamiento interno de la empresa.

No podemos encorsetar el funcionamiento de la empresa mediante un Manual de Procedimientos creado por quien no conozca la empresa, aunque sea perfecto desde el punto de vista legal y toque todos los puntos que establece la Ley, puesto que este Documento nos compromete ante las Autoridades y nos obligará a estructurar el funcionamiento de la empresa para poder cumplirlo realmente, lo que puede resultar traumático para la organización productiva.

Considero más inteligente que cada sujeto obligado confeccione su Manual de Procedimientos adaptándose a la Ley, pero respetando su propia idiosincrasia y organización empresarial. Es así como quiere que se haga la adaptación la propia Ley, aunque sea más costoso este método en el corto plazo, pero mucho más eficiente y rentable en el medio y largo plazo.

Las entidades que no quieran comprometerse realmente con el espíritu de la Ley y sólo aspiren a cubrir el expediente de cualquier manera, pueden ceder a la tentación fácil de buscar soluciones formales externas, renunciando a ser protagonistas ellas mismas de la aplicación interna de la Ley, en base a sus propios criterios operativos y de riesgo, tal como anima y permite la Ley.

Pero las entidades que realmente se comprometan con el espíritu de la Ley, estoy seguro que no sucumbirán a tentaciones cortoplacistas, sino que encararán la nueva Ley desde la seguridad que supone su conocimiento profundo, no renunciando a la capacidad que tienen de definir sus propias políticas de cumplimiento y defendiendo ante las Autoridades sus razones para ello.

Con esta reflexión no pretendo cercenar la utilidad del asesoramiento externo, sino que le doy su auténtico fundamento, a saber: no hay que dejar en manos externas lo que debe hacerse bajo criterios de empresa; sólo así, lo que decida la empresa se confrontaría posteriormente con la experiencia del asesor externo. El asesor, especialista en la materia y conocedor, por su experiencia, de lo que otros sujetos obligados están haciendo para solucionar los mismos problemas, y conocedor también de los criterios que sobre cada tema manejan los órganos de supervisión, ayudaría a la empresa a la adaptación legal de los criterios adoptados y a la confección de los argumentos para su defensa. Ese es, simplemente, el valor añadido del asesoramiento externo.

Proceso creativo del Manual de Procedimientos:

Entenderemos como MANUAL DE PROCEDIMIENTO, la síntesis súper reducida del MANUAL DE PROCEDIMIENTO EXTENSO, que es el que realmente hay que crear para poder adaptar el funcionamiento de la empresa a la Ley 10/2010.

El MANUAL DE PROCEDIMIENTO EXTENSO, permitirá definir y equilibrar la PLATAFORMA TECNOLÓGICA DE CUMPLIMIENTO, que el OCI ha de poner en funcionamiento para poder responsabilizarse de la aplicación de las políticas y procedimientos, tal como establece la Ley 10/2010 (Art. 26.2)

Este MANUAL DE PROCEDIMIENTO EXTENSO, estará integrado por sus diversas partes, entre las que destaco las siguientes:

Las reglas de funcionamiento del propio Órgano de Control Interno, la periodicidad de sus reuniones y la obligación de levantar Acta tras cada reunión, para lo que deberá crearse un libro de actas en formato electrónico o manual.
Política expresa de admisión de clientes establecida por cada entidad, que constituirá, (por motivos de optimización del gasto, eficacia operativa y seguridad), el principal filtro de clientes para toda su actividad productiva y no sólo para el cumplimiento de las obligaciones de prevención del blanqueo.
La relación de operaciones que dentro de cada actividad, sean susceptibles de poder ser utilizadas para el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo. Este es uno de los trabajos más importantes en los procesos de armonización y normalización de procedimientos bajo criterios sectoriales, puesto que exige una revisión periódica, lo que se conseguirá mucho más fácilmente a través de las Comisiones de prevención del blanqueo de las Asociaciones profesionales y su coordinación operativa con las Instituciones públicas de prevención del blanqueo.
Establecidos por el OCI los criterios señalados en los dos puntos anteriores, (políticas de admisión de clientes y definición de las operaciones de riesgo para cada sector de actividad), se procederá al análisis de los mismos dentro de cada Área de Negocio, con el fin de ajustar la operativa real del área a los criterios de cumplimiento establecidos. De este trabajo de análisis práctico surgirá el Manual de Procedimientos AML específico de cada área de negocio, una vez sea aprobado por el OCI. Este Manual de Procedimientos específico será implementado en el área y conocido por todo su personal.

Seguidamente hago un listado de algunos aspectos generales de la Ley, que tendrán que ser redefinidos de forma práctica por cada área de negocio afectada, a la luz de los criterios del OCI relativos a las políticas de admisión de clientes y definición de las operaciones de riesgo, en base a su propio funcionamiento y competencia operativa:

Procedimientos para el cumplimiento de la Diligencia debida (medidas normales, simplificadas o reforzadas), respecto a:

La identificación formal de los clientes
La identificación de los titulares reales
La averiguación del propósito e índole de la relación de los negocios

El seguimiento continuo de la relación de negocios

Procedimientos para las operaciones no presenciales.
Procedimientos en operaciones de personas con responsabilidad pública, extranjeras y/o nacionales.
Procedimientos para la conservación de documentos.
Operaciones susceptibles de ser utilizadas para el blanqueo de capitales dentro del Área, pues como sabemos, estarán repartidas entre diversos departamentos.
Procedimiento para el control del movimiento de los medios de pago, en donde corresponda.
Procedimiento para las operaciones de cambio de moneda, en donde corresponda.
Procedimiento para las operaciones en relación con determinados países o territorios no cooperantes, en donde corresponda.
Procedimientos para asegurar altos estándares éticos en la contratación de empleados, directivos y agentes, en donde corresponda.
Manual de prevención del blanqueo para banca de corresponsales, en donde corresponda.
Manual de prevención del blanqueo para banca privada, en aquellas entidades que tengan especificado este tipo de negocio.
Manual para sucursales y filiares en terceros países, en sujetos obligados que sean multinacionales.
Procedimientos para la admisión de clientes

En el método de trabajo que propongo, será cada área de negocio la que establezca por escrito las normas internas que considere más eficaces para el cumplimiento de la nueva Ley dentro de su área.

Para ello se valdrá del conocimiento en profundidad de la propia Ley, del asesoramiento interno y externo, y de los criterios de normalización establecidos para su sector de actividad por los propios sujetos obligados, así como los criterios establecidos para cada sector por las Autoridades nacionales e internacionales.

Aunque parezca complicada esta forma metodológica de proceder, no lo es tanto en la práctica y facilitará el trabajo de definición del OCI, reduciendo además las reticencias internas que supone cualquier imposición de normas externas. En definitiva, la participación de cada área de negocio en la definición de las reglas de trabajo, supone, de forma simultánea, la implementación de las mismas en la actividad productiva y comercial.

Otro valor añadido al comentario anterior es que, con esta forma metodológica de proceder, se potencian, dentro de cada área de negocio, aquellas iniciativas que sirvan para mejorar la seguridad operativa, y que necesariamente han de ponerse en funcionamiento con ocasión del cumplimiento de la Ley. Vg.: Las plataformas tecnológicas para la identificación formal de los clientes, que son base imprescindible del cumplimiento en la prevención del blanqueo, pero que lógicamente servirán también para asegurar el negocio contra el fraude.

La experiencia de “compliance AML” obtenida en cada área de negocio y plasmada por escrito por el responsable de cumplimiento del área, permitirá al OCI delegado confeccionar el borrador del MANUAL DE PROCEDIMIENTO EXTENSO, que posteriormente será aprobado por el OCI titular.

De este MANUAL DE PROCEDIMIENTO EXTENSO creado por razones prácticas, se extractará posteriormente el MANUAL DE PROCEDIMIENTOS legal, que será el que se presente ante el SEPBLAC de “motu proprio”, o cuando lo solicite, y que estará compuesto por tantas piezas como sean necesarias por exigencia legal en atención al modelo específico de negocio.

Al margen de este MANUAL DE PROCEDIMIENTOS oficial, en la práctica interna habrá tantos manuales parciales abreviados como sean necesarios, que estarán circunscritos a la actividad concreta de los departamentos que integran cada área de negocio.

Estos procedimiento específicos, que son los que realmente permitirán cumplir la Ley, para que resulten eficaces deberán ser establecidos por las áreas de negocio afectadas, con el asesoramiento del equipo de “compliance” de la entidad, en el que estará representando de forma destacada el Responsable ante el SEPBLAC, y quedarán definidos y referenciados en la PLATAFORMA TÉCNOLÓGICA DE CUMPLIMIENTO, necesaria para el control del cumplimiento por el OCI, en aquellas empresas que tengan una organización compleja.

Comentario final:

La actualización de este MANUAL es obligatoria, lo que exige al Órgano de Control Interno una permanente puesta al día sobre esta materia, que puede conseguirse a través de su coordinación con el Departamento de Prevención del Blanqueo de Capitales y mediante la colaboración con el resto de entidades de su sector de actividad. Esta coordinación podría hacerse, en el caso de ASNEF, por medio de la Comisión AML y sus Grupos de Trabajo.

Paso sexto: Valoración de la remisión o no del Manual de Procedimientos al SEPBLAC

Según se establece en el Art. 26.3 de la nueva Ley, “Para el ejercicio de su función de supervisión e inspección, el manual estará a disposición del Servicio Ejecutivo de la Comisión, que podrá proponer al Comité Permanente de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias la formulación de requerimientos instando a los sujetos obligados a adoptar las medidas correctoras oportunas.

Los sujetos obligados podrán remitir voluntariamente su manual al Servicio Ejecutivo de la Comisión, a efectos de que por éste se determine la adecuación de las medidas de control interno establecidas, o que se propongan establecer. La conformidad del manual con las recomendaciones formuladas por el Servicio Ejecutivo de la Comisión permitirá entender cumplida la obligación establecida en el presente apartado.”

Como el Manual de Procedimientos es el documento llave que utilizará el SEPBLAC para el ejercicio de la supervisión e inspección del sujeto obligado, la propia Ley establece que, en si mismo, podrá ser objeto de supervisión e inspección, hasta el punto de que si a juicio del SEPBLAC el Manual adoleciera de las medidas necesarias, podría formular al Comité Permanente de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias la adopción de las medidas correctoras oportunas.

Se comprende por tanto el interés de algunos sujetos obligados de presentar cuanto antes su propio manual al SEPBLAC para tratar de obtener la conformidad del mismo.

Yo no veo tan claro ese interés, por cuanto que la Ley establece que para recibir esta conformidad se tendría que adaptar el documento remitido a las recomendaciones formuladas por el SEPBLAC, por lo que si no hay recomendaciones explícitas, la supuesta conformidad por la simple remisión es discutible, aunque en verdad pudiera ser un argumento de defensa con ocasión de una inspección.

La Ley permite también la reserva del Manual a la espera de que el Servicio Ejecutivo de la Comisión lo solicite para analizarlo. En este supuesto, de no considerarlo apto, el SEPBLAC propiciaría la formulación de requerimientos instando al sujeto obligado a adoptar las medidas correctoras oportunas, lo que propiciaría, una vez adoptadas, la conformidad establecida legalmente.

Estimo que la remisión voluntaria del MANUAL DE PROCEDIMIENTOS al SEPBLAC es una decisión a valorar por cada empresa, siempre que previamente se haya hecho un trabajo serio para su confección y aplicación efectiva en la empresa.

Paso séptimo: Examen Externo

La Ley, en su Art. 28.1, dispone un nuevo mecanismo para la actualización del Manual de Procedimiento, y es a través del examen externo:

“Las medidas de control interno a que se refiere el artículo 26 serán objeto de examen anual por un experto externo.

Mediante Orden del Ministro de Economía y Hacienda podrán aprobarse los modelos a que habrán de ajustarse los informes emitidos.

Teniendo en cuenta que la prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo ha sido modificada profundamente con la entrada en vigor de la nueva Ley, todos los sujetos obligados han de efectuar el examen externo completo en el primer año de su aplicación, por lo que deberán determinar el experto externo que deba realizarlo y que deberá cumplir con las especificaciones determinadas en la Ley.

Fabián Zambrano Viedma

Responsable del SISO

EL ÓRGANO DE CONTROL INTERNO Y EL REPRESENTANTE ANTE EL SEPBLAC (I)

2010-10-29T10:58:00.000+02:00

NOTA INTRODUCTORIA:

Las ideas expresadas en este artículo y en los siguientes que tratarán del “Órgano de Control Interno y del Representante ante el SEPBLAC”, pretenden definir un Modelo operativo para el cumplimiento de la normativa española de prevención del blanqueo de capitales, en base a lo establecido en la Ley 10/2010.

Los Modelos son simples ejercicios teóricos que, para que funcionen, deben ser adaptados a la propia realidad, pero también es cierto que pueden ayudarnos a estructurar de una forma eficiente el problema que pretendemos resolver.

Cualquier adaptación de un modelo debe hacerse, en lo posible, con asesoramiento especializado, que ayude a acoplar las piezas útiles y a eliminar las innecesarias.

EL ÓRGANO DE CONTROL INTERNO Y EL REPRESENTANTE ANTE EL SEPBLAC (I)

“2. Los sujetos obligados designarán como representante ante el Servicio Ejecutivo de la Comisión a una persona que ejerza cargo de administración o dirección de la sociedad. En el caso de empresarios o profesionales individuales será representante ante el Servicio Ejecutivo de la Comisión el titular de la actividad. Con las excepciones que se determinen reglamentariamente, la propuesta de nombramiento del representante, acompañada de una descripción detallada de su trayectoria profesional, será comunicada al Servicio Ejecutivo de la Comisión que, de forma razonada, podrá formular reparos u observaciones. El representante ante el Servicio Ejecutivo de la Comisión será responsable del cumplimiento de las obligaciones de información establecidas en la presente Ley, para lo que tendrá acceso sin limitación alguna a cualquier información obrante en el sujeto obligado.

Los sujetos obligados establecerán un órgano adecuado de control interno responsable de la aplicación de las políticas y procedimientos a que se refiere el apartado 1. El órgano de control interno, que contará, en su caso, con representación de las distintas áreas de negocio del sujeto obligado, se reunirá, levantando acta expresa de los acuerdos adoptados, con la periodicidad que se determine en el procedimiento de control interno. Reglamentariamente se podrán determinar las categorías de sujetos obligados para las que no resulte preceptiva la constitución de un órgano de control interno, siendo las funciones de éste ejercidas en tales supuestos por el representante ante el Servicio Ejecutivo de la Comisión.

Para el ejercicio de sus funciones el representante ante el Servicio Ejecutivo de la Comisión y el órgano de control interno deberán contar con los recursos materiales, humanos y técnicos necesarios. Reglamentariamente se determinará para determinadas categorías de sujetos obligados la exigencia de constitución de unidades técnicas para el tratamiento y análisis de la información.

Los órganos de prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo operarán, en todo caso, con separación funcional del departamento o unidad de auditoría interna del sujeto obligado.”

(Art. 26.2 de la Ley 10/2010)

NUEVA ESTRUCTURA OPERATIVA

La nueva Ley determina, como norma general, el que los Sujetos Obligados establezcan la siguiente estructura operativa para la prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo:

Un órgano adecuado de control interno (OCI), responsable de la aplicación de las políticas y procedimientos en materia de diligencia debida, información, conservación de documentos, control interno, evaluación y gestión de riesgos, garantía del cumplimiento de las disposiciones pertinentes y comunicación, con objeto de prevenir e impedir operaciones relacionadas con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo. Igualmente el OCI será responsable del cumplimiento de la política expresa de admisión de clientes.
Un representante ante el SEPBLAC, que será el responsable del cumplimiento de las obligaciones de información establecidas en la Ley, a saber: examen especial, comunicación por indicio, abstención de ejecución, comunicación sistemática y colaboración.

Sólo existen tres excepciones a esta norma general:

Empresarios o profesionales individuales: En estos supuestos, el titular de la actividad será el representante ante el SEPBLAC y al mismo tiempo el responsable de las políticas y procedimientos exigidos por la nueva Ley.
Las categorías de sujetos obligados a los que reglamentariamente se les exonere de la obligación de constituir un órgano de control interno: En estos supuestos, las funciones del órgano de control interno serán ejercidas por el Representante ante el SEPBLAC.
Las profesiones colegiadas sujetas a la presente Ley, para las que se acuerde la constitución de órganos centralizados de prevención (OCP): Estos sujetos obligados se regirán por un procedimiento específico, según se indica en el artículo 27.

FUNCIONAMIENTO DE LA NUEVA ESTRUCTURA OPERATIVA EN LA NORMA GENERAL

Para operar en la forma especificada en el Art. 26 de la Ley, los sujetos obligados sometidos a la norma general, entre los que están las entidades financieras, han de planificar una nueva estructura de “compliance AML” en la que deberá estar involucrada toda la empresa.

Esta estructura global deberá estar dotada de:

una normativa (PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA)
un equipo de control que impulse el cumplimiento de la normativa (PLANIFICACIÓN TÁCTICA)
contar con los recursos humanos y materiales necesarios. (PLANIFICACIÓN LOGÍSTICA)

INTRODUCCIÓN A LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA:

El funcionamiento de la nueva estructura ha de basarse en un documento estratégico que la Ley denomina: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, que deberá tener el siguiente contenido:

Políticas y procedimientos adecuados en materia de diligencia debida, información, conservación de documentos, control interno, evaluación y gestión de riesgos, garantía del cumplimiento de las disposiciones pertinentes y comunicación.
Política expresa de admisión de clientes.

Responsable de la Planificación Estratégica:

El responsable de la aprobación por escrito y de la aplicación del MANUAL DE PROCEDIMIENTOS será cada Sujeto obligado, o lo que es lo mismo, él o los máximos responsables directivos de cada Sujeto Obligado.

Delegación en la práctica de la Planificación Estratégica:

Aunque, según la Ley, la confección del MANUAL DE PROCEDIMIENTOS es responsabilidad de cada Sujeto Obligado, en la práctica los máximos responsables directivos de cada Sujeto Obligado delegarán esta función, y lo harán en el Órgano de Control Interno (OCI), por la siguiente razón:

Si el Órgano de Control Interno (OCI) es directamente responsable de la aplicación de las políticas y procedimientos de prevención del blanqueo (es decir, es el responsable de la Planificación Táctica), se deduce que cumpliría mucho más eficientemente su cometido táctico si se le responsabilizara también de la Planificación Estratégica, por delegación de la Alta Dirección.

INTRODUCCIÓN A LA PLANIFICACIÓN TÁCTICA:

El Órgano de Control Interno (OCI), es, según el Art. 26 de la Ley 10/2010, el responsable de la aplicación de las siguientes políticas y procedimientos, con las excepciones que se determinen reglamentariamente:

Aplicación de las políticas y procedimientos en materia de diligencia debida AML.
Aplicación de las políticas de información AML.
Aplicación de las políticas de conservación de documentos AML
Aplicación de las políticas de control interno en la materia de prevención AML
Aplicación de las políticas de evaluación y gestión de riesgos AML
Aplicación de las políticas que garanticen el cumplimiento de las disposiciones de la normativa AML y las de comunicación del Capítulo III de la Ley 10/2010.
Aplicación de las políticas de comunicación (difusión) del Manual de Procedimiento, internamente y a las sucursales y filiares con participación mayoritaria situadas en terceros países.

INTRODUCCIÓN A LA PLANIFICACIÓN LOGÍSTICA:

La PLANIFICACIÓN LOGÍSTICA es responsabilidad directa de la Alta Dirección, aunque por las razones prácticas indicadas anteriormente en el caso de la planificación estratégica, considero que aquella debería delegarse también en el OCI.

Entenderemos por LOGÍSTICA los medios humanos y tecnológicos que va a requerir la estructura de prevención del blanqueo y de financiación del terrorismo exigida por la nueva Ley, a saber:

RECURSOS HUMANOS:

Todo el personal que trabaje en los Departamentos que estén afectados por el Manual de Procedimientos de prevención del blanqueo.
Todo el personal que trabaje en el Departamento de prevención del blanqueo.

Departamentos afectados por el Manual de Procedimientos:

Dentro de cada Área de Negocio afectada por el Manual de Procedimientos, el equipo humano de prevención del blanqueo será el mismo que integra esa Área en su vertiente productiva. De ahí la obligación de su formación general y específica en esta materia.

El Director de cada Área de Negocio afectada, por deducción lógica, será también en su Área, el máximo responsable del cumplimiento de la normativa de prevención del blanqueo, y debería ser, por tanto, el Representante de su Área en el OCI. (Miembro titular en el OCI).

Con todo, en las entidades complejas el Director del Área se podría apoyar en un subordinado de su Área, especializado en “compliance AML”, que sería el delegado del primero en el Órgano de Control Interno (OCI). (Miembro delegado en el OCI)

Departamento de Prevención AML:

El Equipo humano del Departamento de prevención del blanqueo, donde lo haya (y que se denomina Unidad Técnica para el Tratamiento y Análisis de la Información), estará bajo el control de su Director, que es también el Representante ante el SEPBLAC.

RECURSOS MATERIALES

Medios materiales y técnicos necesarios para el cumplimiento de la Ley en cada Área de negocio afectada por el Manual de Procedimientos, más (+)
Medios materiales y técnicos necesarios para el cumplimiento de las obligaciones de Información del Departamento de Prevención del Blanqueo, más (+)
Medios materiales y técnicos para asegurar el control, por el Órgano de Control Interno, de la estructura de prevención del blanqueo de las distintas Áreas de negocio.

Consideraciones finales a esta introducción:

Tal como he indicado y por razones prácticas, el Órgano de Control Interno, responsable de la Planificación Táctica, debería ser también el Responsable de las planificaciones Estratégica y Lógística, por delegación de la Alta Dirección.

El Órgano de Control Interno (OCI), debería estar compuesto por los Directores Generales de las distintas áreas de negocio afectadas por el Manual de Procedimientos.

En las entidades con un cierto grado de complejidad, el OCI Titular estaría apoyado por un Equipo de Trabajo transversal (OCI Delegado), que estaría constituido por los profesionales de cada Área a los que su Director General les hubiera delegado esta responsabilidad.

Este Equipo Delegado, sería el encargado de preparar los borradores de los documentos relativos a la PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA, TÁCTICA y LOGÍSTICA en materia de prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo, que serán aprobados posteriormente por el OCI Titular y elevados por éste a la Alta Dirección bajo la forma resumida de Manual de Procedimientos.

En la elaboración de los borradores indicados ha de colaborar necesariamente el Responsable ante el SEPBLAC, que presidiría el OCI Delegado.

El Responsable ante el SEPBLAC sería Miembro de pleno derecho del OCI Titular, que estaría presidido por el Miembro que ostente el cargo más relevante dentro del organigrama de la empresa.

Como trataré de justificar en las publicaciones que seguirán a ésta, considero que la estructura de “compliance” dentro de la empresa debe simplificarse para que resulte efectiva. No debería delegarse en otras estructuras preexistentes, como por ejemplo la jurídica, porque entonces desviaremos la actividad jurídica de sus funciones de asesoramiento legal, y la convertiremos en un filtro ralentizador de la actividad productiva, por razones de simple supervivencia de los que asumen esta responsabiliad. Tampoco soy partidario de crear estructuras de “compliance” internas para cada nueva normativa que aparezca, a excepción de las que sean obligatorias legalmente (vg.: el responsable ante el SEPBLAC), porque las mismas distorsionan la estructura operativa básica de producción y comercialización, y son percibidas por ésta como elementos perturbadores de la productividad.

La estructura de “compliance” debe imbuirse directamente en la estructura productiva y comercial, sin intermediación alguna, y sus “reglas de funcionamiento” pasarán entonces a formar parte de las reglas normales de producción y comercialización.

Bajo mi criterio, la estructura OCI que propongo para la prevención del blanqueo de capitales, sería la estructura ideal para el control interno de toda la normativa de “compliance”, entre la que se encuentra la prevención del blanqueo de capitales.

Cuando el cumplimiento lo asume directamente quien debe llevarlo a la práctica en su actividad operativa, se convierte de forma natural en regla propia de producción y comercialización y deja de percibirse como regla externa que limita la actividad.

Para que el OCI pueda cumplir perfectamente sus objetivos, sólo necesita valerse del asesoramiento interno y/o externo especializado que le ayude a comprender la norma y sus reglas de funcionamiento; será entonces cuando el propio OCI se encargue de interiorizar esa norma y convertirla en regla productiva dentro de la Organización, con la consiguiente efectividad “compliance” y reducción de costes de estructura.

Función del Departamento de Prevención del Blanqueo en esta Fase de Trabajo:

Legalmente, el Responsable ante el SEPBLAC sólo tiene la responsabilidad de las Obligaciones de Información establecidas en el Capítulo III de la Ley, y por consiguiente, tanto él, como su Departamento, no son directamente responsables, ni de la Planificación Estratégica, ni de la Planificación Táctica, ni, por supuesto, de la Planificación Logística.

Afirmado lo anterior, recuerdo lo que indiqué en otro punto de este escrito:

El Representante ante el SEBLAC debe ser Miembro de pleno derecho del OCI.
El Representante ante el SEPBLAC, como Miembro del OCI y especialista en la materia, debería presidir el OCI Delegado cuando se reúna para tratar sobre prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.

Al margen de esta implicación en el OCI del Representante ante el SEPBLAC, en las empresas a las que se le exija la constitución de un Órgano de Control Interno, su misión fundamental debería limitarse al cumplimiento de las obligaciones legales establecidas en el Capítulo III de la Ley 10/2010, excepto en los casos en los que no exista OCI, en los que legalmente ha de responsabilizarse también de las funciones de éste.

Bajo mi criterio, para que el Representante ante el SEPBLAC, pueda cumplir eficazmente su función legal y su función de apoyo, debería depender directamente de un Alto directivo que esté muy cercano a la Presidencia Ejecutiva o Dirección General, como por ejemplo el Secretario General de la empresa. Esta dependencia directa incrementaría su independencia operativa y ofrecería a la Alta Dirección información muy valiosa del estado de cumplimiento AML dentro de la empresa.

Fabián Zambrano Viedma

Responsable del SISO

LA COMUNICACIÓN SISTEMÁTICA DE OPERACIONES

2010-09-23T10:28:00.000+02:00

“1. En todo caso los sujetos obligados comunicarán al Servicio Ejecutivo de la Comisión con la periodicidad que se determine las operaciones que se establezcan reglamentariamente.

Sin perjuicio de ello, cuando las operaciones sujetas a comunicación sistemática presenten indicios o certeza de estar relacionadas con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo, se estará a lo dispuesto en los artículos 17, 18 y 19.

Reglamentariamente podrá exceptuarse de la obligación de comunicación sistemática de operaciones a determinadas categorías de sujetos obligados.

De no existir operaciones susceptibles de comunicación los sujetos obligados comunicarán esta circunstancia al Servicio Ejecutivo de la Comisión con la periodicidad que se determine reglamentariamente.

2. La comunicación sistemática de operaciones se efectuará por los sujetos obligados en el soporte y con el formato que determine el Servicio Ejecutivo de la Comisión.”

(Art. 20 de la Ley 10/2010)

“Hasta la entrada en vigor de las disposiciones reglamentarias de la presente Ley, mantendrán su vigencia el Reglamento de la Ley 19/1993, de 28 de diciembre, sobre determinadas medidas de prevención del blanqueo de capitales, aprobado por Real Decreto 925/1995, de 9 de junio, y sus normas de desarrollo, en cuanto no resulten incompatibles con aquélla.”

(Disposición transitoria primera de la Ley 10/2010)

Sigue vigente el artículo 7.2 del Reglamento de la Ley 19/1993, respecto a la comunicación sistemática de operaciones al SEPBLAC.

COMUNICACIÓN MENSUAL

Tipos de operaciones que exigen comunicación mensual:

a) Las operaciones que lleven aparejado movimiento físico de moneda metálica, billetes de banco, cheques de viaje, cheques u otros documentos al portador librados por entidades de crédito, con excepción de las que sean objeto de abono o cargo en la cuenta de un cliente, por importe superior a 30.000 euros o su contravalor en moneda extranjera. Los sujetos obligados a los que se refiere el artículo 2.1.h del Reglamento (las personas físicas o jurídicas que ejerzan la actividad de cambio de moneda o gestión de transferencias, sea o no como actividad principal, respecto a las operaciones relacionadas con esa actividad), comunicarán al Servicio Ejecutivo las operaciones que lleven aparejado movimiento físico de moneda metálica, billetes de banco, cheques de viaje, cheques u otros documentos al portador por importe superior a 3.000 euros o su contravalor en moneda extranjera.
b) Las operaciones con o de personas físicas o jurídicas que sean residentes, o actúen por cuenta de estas, en territorios o países designados a estos efectos mediante orden del Ministro de Economía y Hacienda, así como las operaciones que impliquen transferencias de fondos a o desde dichos territorios o países, cualquiera que sea la residencia de las personas intervinientes, siempre que el importe de las referidas operaciones sea superior a 30.000 euros o su contravalor en moneda extranjera.
c) Cualesquiera otras operaciones que, a propuesta de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias, se recojan en las disposiciones de aplicación del Reglamento.

Cuando los clientes fraccionen una operación en varias para eludir las operaciones referenciadas anteriormente (lo dispuesto en este artículo 7.2 del Reglamento), se sumará el importe de todas ellas y se procederá por los sujetos obligados a la comunicación de aquellas.

En los casos en que cualquiera de las operaciones incluidas en este apartado presente indicios o certeza de estar relacionada con el blanqueo de capitales, se estará a lo dispuesto en el Art. 18 de la Ley 10/2010 y a lo dispuesto por el SEPBLAC para cumplir de forma práctica con la obligación.

COMUNICACIÓN SEMESTRAL

En todo caso, de no existir operaciones susceptibles de comunicación, los sujetos obligados comunicarán semestralmente esta circunstancia al Servicio Ejecutivo. Esta comunicación se realizará mediante la remisión por vía telemática al SEPBLAC de una “declaración semestral negativa” generada en la aplicación DMO 2.0 -a la que se hace referencia en el párrafo siguiente- siempre que a lo largo de un semestre natural (enero a junio o julio a diciembre) no hayan existido operaciones susceptibles de comunicación.

FORMALIZACIÓN PRÁCTICA DEL CUMPLIMIENTO DE LA OBLIGACIÓN

Para facilitar el tratamiento y la explotación de la información, la declaración mensual de las operaciones se efectuará en el soporte y con el formato determinado por el Servicio Ejecutivo (aplicación DMO 2.0) y se adoptarán las medidas necesarias que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal, de conformidad con lo prevenido en el artículo 9 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

Cuando no se disponga de la aplicación DMO 2.0 para realizar las declaraciones mensuales de operaciones o las declaraciones semestrales negativas, será necesario que el representante del sujeto obligado ante el Servicio Ejecutivo la solicite al mismo por correo electrónico.

Excepcionalmente, la presente obligación de comunicación no será de aplicación cuando, por tratarse de operaciones relativas a clientes habituales y respecto de los que los sujetos obligados conozcan suficientemente la licitud de sus actividades, no concurran las circunstancias previstas en el apartado 1 del artículo 7 del Reglamento de la Ley 19/1993. En estos casos, el órgano de control interno aprobará previamente la relación de clientes objeto de excepción, y reseñará por escrito los motivos que la justifiquen.

Asimismo, la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias podrá acordar, de oficio o a instancia de uno o varios sujetos obligados, la no inclusión de determinados clientes o grupos de clientes dentro de las comunicaciones señaladas en este apartado, en las condiciones que establezca la Comisión en cada caso.

Notas sobre la actualización DMO 2.0 (versión 2.0.0.200801101556)

Herramientas para la actualización DMO 2.0 (versión 2.0.0.200801101556)

Notas sobre la actualización DMO 2.0 (versión 2.0.0.200811101627)

DECLARACIÓN SISTEMÁTICA DE MOVIMIENTOS DE MEDIOS DE PAGO

(Orden EHA /1439/2006).

La Orden EHA/1439/2006, eleva las cuantías sujetas a declaración: 10.000 euros para la entrada o salida por frontera y en 100.000 euros para los movimientos por territorio nacional.

Regula el modelo de declaración que será único y portado y exhibido ante las autoridades para que éstas comprueben que se ha cumplido la obligación de declaración. (Modelo de Declaración S-1)

Establece la intervención de la totalidad de los medios de pago en caso de omisión o falsedad en la declaración, fijando un máximo de 1.000 euros en concepto de mínimo de supervivencia.

Fija la obligación de los sujetos obligados de incluir en sus comunicaciones mensuales o sistemáticas al SEPBLAC de las operaciones en las que intervengan que supongan movimientos de medios de pago sujetos a la obligación de ser declarados.

Regula la colaboración administrativa, siendo relevante el intercambio de información entre el SEPBLAC y la AEAT.

Sujetos Obligados a la comunicación sistemática mensual de movimientos de medios de pago

(Los relacionados en el artículo 2.1 de la Ley 19/1993, de 28 de diciembre ya derogada, pero que están recogidos en el Reglamento de la misma, que aún está en vigor)

“Los sujetos obligados relacionados en el artículo 2.1 de la Ley 19/1993, de 28 de diciembre, sobre determinadas medidas de prevención del blanqueo de capitales, comunicarán mensualmente al Servicio Ejecutivo de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias cualesquiera operaciones en las que intervengan que supongan movimientos de medios de pago sujetos a declaración obligatoria de conformidad con la presente Orden. En el caso de que el portador de los medios de pago, estando obligado a ello, no presente o exhiba la declaración debidamente diligenciada, los sujetos obligados indicarán esta circunstancia en su comunicación al Servicio Ejecutivo. La obligación de comunicación establecida en el presente apartado se entiende sin perjuicio de los restantes deberes impuestos a los sujetos obligados por la normativa de prevención del blanqueo de capitales, especialmente el deber de análisis y comunicación de las operaciones que, por su naturaleza, puedan estar particularmente vinculadas al blanqueo de capitales.” (Séptimo punto de la Orden EHA /1439/2006)

Sujetos Obligados relacionados en el Art. 2.1. de la Ley 19/1993, de 28 de diciembre:

Las entidades de crédito.
Las entidades aseguradoras autorizadas para operar en el ramo de vida y los corredores de seguros cuando actúen en relación con seguros de vida u otros servicios relacionados con la inversión.
Las sociedades y agencias de valores.
Las sociedades gestoras de instituciones de inversión colectiva y las sociedades de inversión colectiva cuya gestión no esté encomendada a una sociedad gestora.
Las entidades gestoras de fondos de pensiones.
Las sociedades gestoras de cartera.
Las sociedades gestoras de entidades de capital-riesgo y las sociedades de capital-riesgo cuya gestión no esté encomendada a una sociedad gestora.
Las sociedades de garantía recíproca.
Las sociedades emisoras de tarjetas de crédito.
Las personas físicas o jurídicas que ejerzan actividad de cambio de moneda o gestión de transferencias, con inclusión de las actividades de giro o transferencia internacional, realizadas por los servicios postales.
Las entidades de pago.
Las empresas de asesoramiento financiero.

Se entenderán comprendidas entre las anteriores las personas o entidades extranjeras que, a través de sucursales o mediante prestación de servicios sin establecimiento permanente, desarrollen en España actividades de igual naturaleza a las de las personas o entidades anteriormente citadas.

Los sujetos obligados quedarán, asimismo, sometidos a las obligaciones establecidas en la presente Ley respecto de las operaciones realizadas a través de agentes u otras personas físicas o jurídicas que actúen como intermediarios de aquéllos.

FORMALIZACIÓN PRÁCTICA DEL CUMPLIMIENTO DE LA OBLIGACIÓN

Comunicación mensual de operaciones con/sin presentación de declaración S1

Los sujetos obligados relacionados en el artículo 2.1 de la Ley 19/1993, de 28 de diciembre, sobre determinadas medidas de prevención del blanqueo de capitales, comunicarán mensualmente al Servicio Ejecutivo de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias cualesquiera operaciones en las que intervengan que supongan movimientos de medios de pago sujetos a declaración obligatoria de conformidad con la Orden EHA/1439/2006.

En el caso de que el portador de los medios de pago, estando obligado a ello, no presente o exhiba la declaración debidamente diligenciada, los sujetos obligados indicarán esta circunstancia en su comunicación al Servicio Ejecutivo.

ORDEN EHA/1439/2006, de 3 de mayo, reguladora de la declaración de movimientos de medios de pago en el ámbito de la prevención del blanqueo de capitales.

DECLARACIÓN SISTEMÁTICA DE OPERACIONES DE CAMBIO DE MONEDA

(Orden EHA/2619/2006).

La Orden EHA/2619/2006 no regula íntegramente el régimen jurídico de prevención del blanqueo de capitales aplicable a las operaciones de cambio de moneda, limitándose a desarrollar determinadas obligaciones de prevención en las que se estima que son necesarias o convenientes ciertas precisiones, por apreciarse que en las restantes son suficientemente precisas las exigencias contenidas en el Reglamento de la Ley 19/1993, de 28 de diciembre.

Regula la actividad de cambio de moneda o transferencias con el exterior realizadas por los sujetos obligados cuyas operaciones no sean objeto de cargo o abono en cuenta del cliente que las realiza. Establece determinados criterios de identificación de clientes. Regula la conservación de documentos por un período de seis años. Orienta a proporcionar a los sujetos obligados principios precisos respecto de las materias de control interno.

Sujetos Obligados a la comunicación mensual de operaciones de cambio de moneda:

LOS SUJETOS OBLIGADOS QUE REALICEN ACTIVIDAD DE CAMBIO DE MONEDA O GESTIÓN DE TRANSFERENCIAS CON EL EXTERIOR.

Materia de comunicación sistemática que regula la Orden: Las operaciones no ejecutadas

“Si el cliente no pudiese o se negase a aportar la documentación requerida, el sujeto obligado no ejecutará la operación, quedando registrada como operación no ejecutada junto con los datos que se hayan podido obtener. Estas operaciones serán incluidas en la comunicación mensual de operaciones al Servicio Ejecutivo de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias.”(Art. 3.4 de la Orden EHA/2619/2006)

FORMALIZACIÓN PRÁCTICA DEL CUMPLIMIENTO DE LA OBLIGACIÓN

Los sujetos obligados que realicen actividad de cambio de moneda o gestión de transferencias con el exterior, respecto de las operaciones que no sean objeto de cargo o abono en cuenta del cliente en la entidad, con independencia de que las mismas sean realizadas en sus establecimientos o locales de negocio o a través de agentes u otras personas físicas o jurídicas que actúen como mediadores o intermediarios de aquéllos, incluirán en la comunicación mensual de operaciones al Servicio Ejecutivo las operaciones que no se hayan ejecutado por haberse negado o no haber podido aportar el cliente la documentación requerida.

Orden EHA/2619/2006, de 28 de julio, por la que se desarrollan determinadas obligaciones de prevención del blanqueo de capitales de los sujetos obligados que realicen actividad de cambio de moneda o gestión de transferencias con el exterior.

COMUNICACIÓN SISTEMÁTICA DE OPERACIONES EN RELACIÓN CON DETERMINADOS PAÍSES

(Orden ECO/2652/2002 modificada por la Orden EHA/1464/2010)

La Orden ECO/2652/2002, actualiza la lista de países o territorios no cooperantes identificados por el Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI) que han de tenerse en cuenta en la comunicación mensual, al incluir las operaciones realizadas con estas jurisdicciones.

La Orden EHA/1464/2010, de 28 de mayo, modifica la Orden ECO/2652/2002, de 24 de octubre, al incluir en la Lista también las operaciones que se hagan con la República Islámica de Irán, estableciendo al efecto unas peculiaridades que se analizarán en el apartado siguiente.

El Reglamento de la Ley 19/1993 establece en su artículo 7.2 que, “en todo caso, los sujetos obligados comunicarán mensualmente al Servicio Ejecutivo: […] b) las operaciones con o de personas físicas o jurídicas que sean residentes, o actúen por cuenta de éstas, en territorios o países designados a estos efectos mediante orden del Ministro de Economía y Hacienda, así como las operaciones que impliquen transferencias de fondos a o desde dichos territorios o países, cualquiera que sea la residencia de las personas intervinientes, siempre que el importe de las referidas operaciones sea superior a 30.000 euros o su contravalor en moneda extranjera.”

En la actualidad, esos “países y territorios designados” son, según lo dispuesto en la disposición transitoria única del Real Decreto 54/2005, de 21 de enero, los que resultan de aplicar la relación establecida en el Real Decreto 1080/1991, de 5 de julio, completada mediante Orden ECO/2652/2002, de 24 de octubre.

Países o territorios que deben tenerse en cuenta en la comunicación mensual de operaciones:

Egipto, Filipinas, Guatemala, Indonesia, Mianmar (antigua Birmania), Nigeria, Ucrania.

A partir del 8 de junio de 2010 en esta Lista se incluye a Irán.

FORMALIZACIÓN PRÁCTICA DEL CUMPLIMIENTO DE LA OBLIGACIÓN

Las operaciones con o de personas físicas o jurídicas que sean residentes en estos Países, o actúen por cuenta de éstas, así como las operaciones que impliquen transferencias de fondos a o desde estos Países, cualquiera que sea la nacionalidad de las personas intervinientes, siempre que el importe de las operaciones sea superior a 30.000 euros o su contravalor en moneda extranjera, se comunicarán al SEPBLAC mediante la aplicación informática DMO.

Orden ECO/2652/2002, de 24 de octubre, por la que se desarrollan las obligaciones de comunicación de operaciones en relación con determinados países al Servicio Ejecutivo de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias.

COMUNICACIÓN SISTEMÁTICA DE OPERACIONES EFECTUADAS CON LA REPÚBLICA ISLÁMICA DE IRÁN

(Orden EHA/1464/2010)

La Orden EHA/1464/2010, de 28 de mayo (B.O.E. de 7 de junio), ha modificado el artículo único de la Orden ECO/2652/2002 para incluir a la República Islámica de Irán en la relación de países y territorios establecida en el mismo.

FORMALIZACIÓN PRÁCTICA DEL CUMPLIMIENTO DE LA OBLIGACIÓN

Deberán comunicarse, mediante la aplicación informática DMO, las operaciones con o de personas físicas o jurídicas que sean residentes en Irán, o actúen por cuenta de éstas, así como las operaciones que impliquen transferencias de fondos a o desde Irán, cualquiera que sea la nacionalidad de las personas intervinientes, siempre que el importe de las operaciones sea superior a 30.000 euros o su contravalor en moneda extranjera.

Atendiendo a lo dispuesto en la Orden EHA/1464/2010 en relación con su entrada en vigor, deberán comunicarse las operaciones que se realicen a partir del 1 de julio de 2010. La primera declaración mensual con operaciones con Irán será la correspondiente al mes de julio de 2010, que deberá enviarse entre los días 1 y 15 del mes de agosto siguiente.

Fabián Zambrano Viedma

Responsable del Servicio de Información de los Sujetos Obligados (SISO)

LA COMUNICACIÓN DE OPERATIVAS SOSPECHOSAS POR INDICIOS

2010-09-20T09:43:00.000+02:00

“Los sujetos obligados comunicarán, por iniciativa propia, al Servicio Ejecutivo de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias (en adelante, el Servicio Ejecutivo de la Comisión) cualquier hecho u operación, incluso la mera tentativa, respecto al que, tras el examen especial a que se refiere el artículo precedente, exista indicio o certeza de que está relacionado con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo.

En particular, se comunicarán al Servicio Ejecutivo de la Comisión las operaciones que, en relación con las actividades señaladas en el artículo 1 de la Ley, muestren una falta de correspondencia ostensible con la naturaleza, volumen de actividad o antecedentes operativos de los clientes, siempre que en el examen especial previsto en el artículo 17 no se aprecie justificación económica, profesional o de negocio para la realización de las operaciones.”

(Art. 18.1 de la Ley 10/2010)

“Las comunicaciones a que se refieren los párrafos precedentes se efectuarán sin dilación de conformidad con los procedimientos correspondientes según el artículo 26 de la Ley y contendrán, en todo caso, la siguiente información:

a) Relación e identificación de las personas físicas o jurídicas que participan en la operación y concepto de su participación en ella.
b) Actividad conocida de las personas físicas o jurídicas que participan en la operación y correspondencia entre la actividad y la operación.
c) Relación de operaciones vinculadas y fechas a que se refieren con indicación de su naturaleza, moneda en que se realizan, cuantía, lugar o lugares de ejecución, finalidad e instrumentos de pago o cobro utilizados.
d) Gestiones realizadas por el sujeto obligado comunicante para investigar la operación comunicada.
e) Exposición de las circunstancias de toda índole de las que pueda inferirse el indicio o certeza de relación con el blanqueo de capitales o con la financiación del terrorismo o que pongan de manifiesto la falta de justificación económica, profesional o de negocio para la realización de la operación.
f) Cualesquiera otros datos relevantes para la prevención del blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo que se determinen reglamentariamente.

En todo caso, la comunicación al Servicio Ejecutivo de la Comisión vendrá precedida de un proceso estructurado de examen especial de la operación de conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley. En los casos en que el Servicio Ejecutivo de la Comisión estime que el examen especial realizado resulta insuficiente, devolverá la comunicación al sujeto obligado a efectos de que por éste se profundice en el examen de la operación, en la que se expresarán sucintamente los motivos de la devolución y el contenido a examinar.

En el caso de operaciones meramente intentadas, el sujeto obligado registrará la operación como no ejecutada, comunicando al Servicio Ejecutivo de la Comisión la información que se haya podido obtener."

(Art. 18.2 de la Ley 10/2010)

"La comunicación por indicio se efectuará por los sujetos obligados en el soporte y con el formato que determine el Servicio Ejecutivo de la Comisión.”

(Art. 18.3 de la Ley 10/2010)

FORMALIZACIÓN PRÁCTICA DEL CUMPLIMIENTO DE LA OBLIGACIÓN

BANCOS, CAJAS DE AHORROS, COORPERATIVAS DE CRÉDITO Y SUCURSALES DE ENTIDADES DE CRÉDITO EXTRAJERAS:

Estos Sujetos Obligados han de utilizar el procedimiento técnico de comunicación telemática que se apoya en la aplicación informática CTL, que ha sido actualizada por el SEPBLAC para el cumplimiento de esta obligación según lo dispuesto por la nueva Ley. (Actualización CTL., versión 1.1)

Descripción de las mejoras y correcciones de la versión CTL 1.1, junto con el procedimiento de actualización

Ficheros a descargar para actualizar la versión CTL 1.1

RESTO DE SUJETOS OBLIGADOS:

El resto de los sujetos obligados realizarán las comunicaciones según el procedimiento de comunicación establecido en el artículo 13 del Reglamento de la Ley 19/1993.

Se establece el formulario F19-1, en el que se concreta la estructura que han de tener las comunicaciones de operativas sospechosas por indicio para el resto de Sujetos Obligados.

Formulario F19-1 "Comunicación de operativa sospechosa por indicio"

Fabián Zambrano Viedma

Responsable del SISO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

2010-09-13T10:16:00.000+02:00

El “manual de procedimientos” constituye la concreción práctica y por escrito, de las medidas de control interno que deben imponerse a sí mismos, según el Art. 26 de la Ley, la mayoría de los sujetos obligados, entre los que están nuestras empresas.

Es el resultado documental de la autoaplicación, por cada sujeto obligado, de los conceptos legales que hemos ido analizando en las entradas anteriores, bajo su particular criterio de valoración del riesgo de blanqueo de capitales y de financiación del terrorismo existente en su actividad de negocio.

La nueva legislación es bastante abierta en su aplicación por parte de los sujetos obligados, siempre que no se rebase el marco normativo que resulta de obligado cumplimiento, y se pueda justificar, en todo lo que no sea taxativo, la respectiva valoración del riesgo.

Para la confección de un buen “manual de procedimientos” son necesarios dos requisitos:

Conocimiento profundo de los conceptos legales que contiene la nueva Ley, con el fin de transitar por ella con seguridad.
Normalización de los procedimientos por cada sector de actividad, con el fin de conseguir una base común de seguridad jurídica.

La confección del manual debería hacerse teniendo en cuenta el trabajo de análisis previo, efectuado por los departamentos afectados por las medidas que deban adoptarse para el cumplimiento de esta Ley, a la luz de la política de cumplimiento de la empresa.

Muchas entidades están optando por crear internamente una estructura transversal de “Función de Compliance”, cuyo máximo dirigente está integrado en la Alta Dirección de la empresa. Dentro de esta estructura estará el Órgano de Control Interno establecido en esta Ley, bajo cuyo control estará el Representante ante el Servicio Ejecutivo de la Comisión. Éste Órgano de Control Interno, contará, en su caso, con representación de las distintas áreas de negocio del sujeto obligado, y será el responsable de la aplicación del “manual de procedimientos” dentro de la empresa. (Art. 26.2.)

El Órgano de Control y el Responsable ante el SEPBLAC (Órganos de prevención del blanqueo de capitales) operarán, en todo caso, con separación funcional del departamento o unidad de auditoría interna del sujeto obligado. (Art. 26.2.)

En el “manual de procedimientos” se especificará la periodicidad de las reuniones del Órgano de Control, levantándose acta de las mismas con los acuerdos adoptados. (Art. 26.2.)

Este Equipo de Trabajo, deberá ir integrando en cumplimiento normativo a las diferentes áreas del negocio. Esto será posible porque el Órgano de Control está estructurado por decisión legal, como un abanico en el que cada palo de la baraja es un alto responsable, sino el máximo, de cada área de actividad.

Esta previsión legal resulta oportuna porque involucra directa o indirectamente al máximo responsable de cada área de negocio en el cumplimiento normativo de prevención del blanqueo, no sólo para el funcionamiento operativo de la misma, sino también en las decisiones de formación y selección de los empleados que están bajo su responsabilidad.

El cumplimiento normativo sobre prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo ha de quedar estructurado como un árbol de decisión imbricado en todos los departamentos de la empresa, cuyos nudos (directivos) coordinarán sus respectivas ramas en el transporte de la savia, hasta llegar al tronco común del Órgano de Control, que a su vez estará enraizado en la “Función de Compliance”.

Teniendo clara la estructura organizativa y de decisión del Órgano de Control, éste deberá proceder a la confección de los distintos procedimientos que compondrán el “manual” y para ello nada mejor que desmenuzar la Ley en cada uno de sus conceptos fundamentales y adaptar la operativa que pudiera estar afectada por cada uno de estos conceptos al cumplimiento de las normas establecidas o a la valoración del riesgo.

Esta planificación operativa, como he indicado en un punto anterior, sólo puede hacerse si transitamos con seguridad a través de los conceptos que hemos ido analizando en las entradas anteriores, como:

Medidas de diligencia debida (normales, simplificadas y reforzadas)

Identificación formal
Identificación del titular real
Propósito e índole de la relación de negocios
Seguimiento continuo de la relación de negocios
Personas con responsabilidad pública
Política expresa de admisión de clientes

Obligaciones de información

Examen especial de operaciones
Comunicación de operaciones

Por indicio y Sistemática

Colaboración con la Comisión
Abstención de ejecución de operaciones

Conservación de documentos
Protección de datos de carácter personal (Creación de ficheros, tratamiento de los datos e intercambio de información, en coordinación con la Función de Compliance de Protección de Datos).

Las medidas de control interno que propicia el Art. 26.1 de la Ley no son otra cosa que el ensamblaje operativo de todas estas piezas, con el fin de crear los documentos de obligado CUMPLIMIENTO de esta normativa (procedimientos a integrar en el Manual), que se complementarán con otras medidas que también están establecidas en la nueva Ley:

El nombramiento del Representante ante el Servicio Ejecutivo de la Comisión (Art. 26.2)
La creación de un Órgano de Control Interno en todos aquellos sujetos obligados que no estén excepcionados para ello por el nuevo Reglamento. (Art. 26.2)
El nombramiento de experto externo para la Auditoría anual. (Art. 28)
La planificación de la formación de directivos y empleados en esta materia. (Art. 29)

El “manual de procedimientos” constituye para cada entidad el eje directivo para el cumplimiento de la nueva Ley, que se obliga a los sujetos obligados a revisar sus anteriores manuales.

Es responsabilidad de las entidades comenzar a planificar debidamente el cumplimiento de la Ley, lo que exige numerosos trabajos previos que deberán ser abordados dentro de cada empresa para la modificación y adaptación de los anteriores manuales.

En este trabajo preparatorio entra de lleno el segundo criterio que exponía al inicio de este trabajo para la confección de un buen manual de procedimientos y que seguidamente simplifico en el:

Proceso de Normalización

Sabemos que según el Art. 26.3 de la Ley, el “Manual de procedimientos” estará a disposición del SEPBLAC para el ejercicio de sus funciones de supervisión e inspección, puesto que esta documentación es la que justifica legalmente nuestra política de riesgos en esta materia y por tanto nuestro particular cumplimiento de la ley, con las consiguientes responsabilidades derivadas.

Pero aunque el manual es responsabilidad de cada sujeto obligado, su confección no puede ser caprichosa sino que debe estar fundamentada en un análisis objetivo de cada una de sus partes. Por esa razón el SEPBLAC podrá proponer al Comité Permanente de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias la formulación de requerimientos instando a los sujetos obligados a adoptar las medidas correctoras oportunas.

Por pura lógica reputacional no deberíamos llegar a esa situación extrema, sino que tendríamos que buscar un “suelo” de seguridad jurídica que sea compartido por cada sector de actividad, sobre el que cada entidad construya su propio ensamblaje normativo.

Esta función de coordinación sectorial puede llevarse perfectamente a cabo a través de las Asociaciones representativas del Sector Financiero, por lo que las mismas están impelidas de alguna forma a facilitar a sus Asociados este proceso cooperativo.

Nuestra Asociación está sensibilizada con este problema y por ello ha establecido dos líneas de actuación:

La creación de una Comisión para la prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, (COMISION AML) que estará apoyada, dentro de la Secretaría General, mediante el Servicio de Información de los Sujetos Obligados (SISO). Esta Comisión funcionará en tantos Grupos de Trabajo como nichos de negocio deban ser analizados específicamente para conseguir configurar las líneas básicas normalizadas que ayuden a cada uno de los Sectores a la confección de sus respectivos “Manuales de procedimientos”.
La creación del “Sistema de Información de los Sujetos Obligados” (SISO), para aquellas entidades que lo necesiten, que facilitará a las mismas todas las posibilidades operativas de colaboración entre empresas que la nueva Ley permitirá crear, especialmente la utilización de plataformas tecnológicas conjuntas para el cumplimiento del deber de identificación de clientes y análisis de operaciones, y los servicios legales necesarios para la normalización de procedimientos, la auditoría y la formación. Para el funcionamiento del SISTEMA SISO se ha creado la empresa "SOLUCIONES CONFIRMA ASNEF-SIGNE, S.L., con CIF.: B86016649.

Este nuevo Servicio facilitará a los Representante ante el SEPBLAC y a los Órganos de Control de cada una de las entidades usuarias del mismo, una parte importante de los recursos materiales, tecnológicos y de asesoramiento legal necesarios para el ejercicio de sus funciones, mediante un sistema cooperativo que garantiza la seguridad jurídica en el cumplimiento de la normativa y un evidente ahorro de costes.

Fabián Zambrano Viedma

Responsable del Servicio

LA COMUNICACIÓN DE OPERACIONES Y LA COLABORACIÓN

2010-07-30T10:03:00.000+02:00

Para el SEPBLAC: Se establecen dos modalidades de comunicación

Comunicación por indicio (Art. 18)
Comunicación sistemática (Art. 20)

Para la COMISIÓN: Se sistematizan la solicitud de colaboración y el aporte de la documentación y de la información por parte de los sujetos obligados (Art. 21)

Colaboración con la propia Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias (Sus funciones están definidas en el Art. 44)
Colaboración con los Órganos de apoyo de la Comisión (Sus respectivas funciones están definidas en el Art. 45)

La Secretaría de la Comisión
El Servicio Ejecutivo de la Comisión (SEPBLAC)

La colaboración con las Autoridades competentes, se considera colaboración con la Comisión a todos los efectos en la nueva Ley. (Art. 21.2)

Comunicación por indicio de hechos u operaciones (Art. 18)

En una entrada anterior estudiamos las operaciones que según la nueva ley estarían sometidas al deber de EXAMEN ESPECIAL

La comunicación por indicios se producirá, por tanto, cuando resulte positivo el:

EXAMEN ESPECIAL DE OPERACIONES

El examen especial de operaciones estará delimitado dentro de cada empresa (sujeto obligado), en función del riesgo de blanqueo de capitales y de financiación del terrorismo que presenten éstas.

El Art. 17 nos define las claves que cada sujeto obligado debe utilizar para delimitar sus operaciones en función del riesgo:

Operaciones reconocidas como susceptibles de estar relacionadas con el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo dentro de cada actividad de negocio. Estas operaciones deberán ser incluídas en un listado revisable en el tiempo, que será difundido entre los directivos y empleados del sujeto obligado.
Operaciones complejas, inusuales o sin un propósito económico o lícito aparente.
Operaciones que presenten indicios de simulación o fraude

Toda operación u hecho, aún intentados, que cumplan cualquiera de los tres criterios señalados deberá pasar por un EXAMEN ESPECIAL, que para determinadas categorías de sujetos obligados deberá hacerse por unidades técnicas para el tratamiento y análisis de la información, dependientes del Órgano de Control y del Representante ante el SEPBLAC. (Art. 26.2). La nueva Ley en el Art. 27 permite la constitución de órganos centralizados de prevención de las profesiones colegiadas, que actuarán como unidades técnicas de tratamiento de los sujetos obligados pertenecientes a las mismas.

En cualquiera de los tres tipos de operaciones u hechos para las que hayan de hacerse exámenes especiales, se tendrán que abrir también los correspondientes expedientes que justifiquen el cumplimiento de esta obligación.

Insisto en la complejidad operativa de estos procesos, porque las entidades han de reflexionar sobre la necesidad de colaboración proactiva de otros departamentos en la prevención del blanqueo, junto con el Órgano de Control y el Responsable ante el SEPBLAC, evitando así los cuellos de botella que podrían producirse en la actividad ordinaria, a causa del EXAMEN ESPECIAL DE OPERACIONES.

Estos cuellos de botella serán menores si los departamentos de riesgo operacional, seguridad y prevención del fraude hacen de forma eficaz su trabajo de análisis operacional, y para ello deberán contar con los medios necesarios, junto con el Órgano de control y el Responsable ante el SEPBLAC, tal como lo exige la Ley (Art. 26.2). Han de poder acceder, por tanto, a las bases de datos internas y externas que sean de interés, especialmente a las bases de datos comunes de prevención del fraude que son las que legalmente permiten generar inteligencia intersectorial contra la simulación y el fraude. La conjunción operativa del trabajo de todos los departamentos implicados, permitiría realizar una gran parte del trabajo previo de investigación que es necesario para el EXAMEN ESPECIAL DE OPERACIONES, al mismo tiempo que se potenciaría la seguridad de la propia empresa.

Es cierto que las bases de datos comunes de prevención del fraude necesitan del consentimiento previo de los clientes o de los que pretendan serlo, pero tambien es verdad que ese consentimiento va a ser necesario para casi todo lo que queramos hacer en el futuro dentro de la actividad financiera y podremos recogerlo de una forma eficiente en el mismo momento de la identificación formal de los clientes. Para ello sólo necesitamos adaptar nuestras políticas comerciales a la nueva realidad normativa y educar a los clientes sobre la necesidad de esta medida para reforzar la seguridad de la actividad financiera y comercial.

Con la nueva Ley (Art. 33.2), el Órgano de control y sus unidades técnicas podrán acceder sin el consentimiento de los Titulares de los datos a los ficheros de prevención del fraude, pero si no instauramos la cultura del consentimiento no podremos alimentar las bases de datos de prevención del fraude y por tanto se secará irremediablemente una fuente de información que cada cada vez resulta más imprescindible para nuestra propia seguridad operacional.

No sería inteligente tampoco caer en la tentación de usar la vía de la prevención del blanqueo para la prevención del fraude, porque ello sería ilegal fuera del Órgano de Control y al margen de las operaciones de riesgo que exijan un examen especial. Este filtro no podrá usarse de forma generalizada sin asumir un riesgo evidente de inclumpliminto de la legislación sobre protección de datos, tal como indiqué en una entrada anterior. No nos olvidemos tampoco que siempre quedarán disponibles para la Agencia Española de Protección de Datos los rastros probatorios del acceso ilegal.

Si como resultado del exámen especial de operaciones, aparecieren indicios o pruebas de blanqueo, éstos se deberán comunicar de inmediato al SEPBLAC.

Los sujetos obligados se abstendrán o no se abstendrán de ejecutar las operaciones de acuerdo con los criterios que analizamos en la entrada anterior, según los casos. Estos criterios están referenciados en el art. 19. (Abstención de ejecución de operaciones)

Procedimiento para la comunicación por indicio

Hemos visto que la comunicación por indicio deriva de un proceso sistematizado de control interno establecido en el Art. 26 y que analizaremos con más en detalle en una entrada posterior.

Entre las medidas de control interno está la definición de un PROCESO ESTRUCTURADO DE EXAMEN ESPECIAL DE OPERACIONES, para el que las entidades tendrán que utilizar, como se indica en el Art. 17 de la Ley, aplicaciones informáticas apropiadas si así lo exigiera el tipo de operaciones, el sector de negocio, el ámbito geográfico y el volumen de la información que tengan que manejar.

Todos los sujetos obligados, con las excepciones que establezca en su día el Reglamento de la nueva Ley, deberán definir procesos estructurados de exámen especial de operaciones, que permitan obtener aquellas informaciones que necesariamente deberán contener las comunicaciones por indicio que hagan, si no quieren que el SEPBLAC las considere insuficientes, y las devuelva expresando suscintamente los motivos de la devolución y el contenido a examinar.

Información que deberá contener cada comunicación singular:

Relación e identificación de las personas físicas o jurídicas que participan en la operación y concepto de su participación en ella.
Actividad conocida de las personas físicas o jurídicas que participan en la operación y correspondencia entre la actividad y la operación.
Relación de operaciones vinculadas y fechas a que se refieren con indicación de su naturaleza, moneda en que se realizan, cuantía, lugar o lugares de ejecución, finalidad e instrumentos de pago o cobro utilizados.
Gestiones realizadas por el sujeto obligado comunicante para investigar la operación comunicada.
Exposición de las circunstancias de toda índole de las que pueda inferirse el indicio o certeza de relación con el blanqueo de capitales o con la financiación del terrorismo o que pongan de manifiesto la falta de justificación económica, profesional o de negocio para la realización de la operación.
Cualesquiera otros datos relevantes para la prevención del blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo que se determine reglamentariamente..

La comunicación por indicio se efectuará por los sujetos obligados en el soporte y con el formato que determine el Servicio Ejecutivo de la Comisión. (Art. 18.3)

Hasta tanto se determine el soporte y el formato que el SEPBLAC quiera dar en el futuro a las comunicaciones singulares, no nos olvidemos que la Disposición transitoria primera de la nueva Ley determina que hasta la entrada en vigor del nuevo Reglamento seguirá vigente el actual y sus Normas de desarrollo, con lo que también lo estará el sistema de comunicación telemática con bancos, cajas de ahorros, cooperativas de crédito y sucursales de entidades de crédito extranjeras que se apoya en la aplicación CTL establecida en la actualidad por el Servicio Ejecutivo.

El resto de los sujetos obligados seguirán utilizando los medios y formas que les hayan sido autorizados por el SEPBLAC para llevar a cabo las comunicaciones por indicio, siempre que quede constancia de la remisión y de la recepción de las mismas. Con todo, el escrito de comunicación con la información exigida por la nueva Ley se deberá de remitir en el plazo máximo de quince días hábiles, a contar desde el momento en que se produjo la comunicación inicial sobre la existencia de indicios de blanqueo en las operaciones, tal como sucede actualmente.

Procedimiento interno para el cumplimiento del deber de información con los directivos y empleados que comuniquen al Órgano de Control la existencia de una operación sospechosa.

El Art. 18.4 permite a los directivos o empleados de los sujetos obligados comunicar directamente al Servicio Ejecutivo de la Comisión las operaciones que conocieran en el ejercicio de sus funciones, y respecto de las cuales estimen que concurren indicios o certeza de estar relacionadas con el blanqueo de capitales o con la financiación del terrorismo, en los casos en que, habiendo sido puestas de manifiesto internamente, la entidad no hubiese informado al directivo o empleado comunicante del curso dado a su comunicación.

Resulta por tanto del máximo interés que en el PROCESO ESTRUCTURADO DE EXAMEN ESPECIAL DE OPERACIONES se establezca el deber de información sobre el resultado de la comunicación interna efectuada por los directivos y empleados al Órgano de Control a través de la cadena de comunicación interna que cada entidad establezca, porque si no se cumple con este deber, el sujeto obligado quedaría expuesto al riesgo de que las comunicaciones viajen directamente al SEPBLAC desde los propios directivos y empleados con total exención de responsabilidad por parte de los mismos, si se producen tal como se estipula en el Art. 23.

Como conclusión a la comunicación por indicio debo añadir que del examen del artículo 18 de la Ley se desprenden consecuencias operativas muy interesantes:

La ratificación de la obligación que tienen los sujetos obligados de tener iniciativa en el análisis de operaciones sospechosas.
La obligación de comunicación, aún para operaciones meramente intentadas.

La nueva ley obliga a las entidades a un esfuerzo de sistematización de las obligaciones de comunicación, mediante listados e identificación de personas físicas y jurídicas, conocimiento de las mismas a través de la correspondiente investigación previa, vinculación de operaciones, fechas y circunstancias, así como la consiguiente justificación documental acerca de la investigación realizada y de los resultados obtenidos.

Igualmente fomenta el que los directivos y empleados puedan comunicar directamente al SEPBLAC sus operaciones sospechosas, lo que genera todo un proceso de control indirecto de la Administración sobre aquellos sujetos obligados que no cumplan con sus obligaciones.

En entradas posteriores profundizaré en el proceso de investigación sistemátizada y tecnificada al que están obligadas las entidades con la nueva Ley.

Comunicación sistemática de operaciones (Art. 20)

Junto a la comunicación por indicio, la nueva ley mantiene como hasta ahora la Comunicación sistemática de operaciones.

Se trata de aquellas operaciones que los sujetos obligados deberán comunicar periódicamente al Servicio Ejecutivo y que serán determinadas reglamentariamente. Hasta que no se publique el nuevo Reglamento se deberán seguir remitiendo todas aquellas operaciones que ya están indicadas en el Reglamento actualmente vigente y que probablemente seguirán recogidas en el nuevo.

De no existir operaciones susceptibles de comunicación, los sujetos obligados comunicarán esta circunstancia al Servicio Ejecutivo de la Comisión con la periodicidad que se determine. Actualmente esta obligación es semestral.

La nueva Ley, a diferencia de lo que se establece en el actual Reglamento, indica que cuando las operaciones sujetas a comunicación sistemática presenten indicios o certeza de estar relacionadas con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo, no sólo serán objeto de una comunicación por indicio, sino que deberán pasar por todo el proceso previo, a saber:

Examen especial de operaciones (Art. 17)
Información necesaria para la comunicación por indicio ( Art. 18)
Abstención de ejecución de operaciones (Art. 19)

Actualmente hay una serie de sujetos obligados que están exceptuados de la obligación de comunicación sistemática de operaciones, por lo que con la entrada en vigor de la nueva ley lo seguirán estando hasta que no se modifique esta condición con el nuevo Reglamento.

Durante el año que tardará la Administración en confeccionar el nuevo Reglamento según la nueva Ley, los distintos sectores de actividad, a través de sus organizaciones profesionales, tendrán la oportunidad de elevar a la Dirección General del Tesoro y Política Financiera los estudios razonados que justifiquen la simplificación de las medidas de diligencia debida (Art. 9.2), la obligación de conservar los documentos de identificación en soportes ópticos, magnéticos o electrónicos (Art. 25.2), la comunicación sistemática de operaciones (Art. 20) o las medidas de control interno (Art. 26.1).

La nueva ley habilitará al Servicio Ejecutivo de la Comisión a determinar el soporte y el formato que considere necesario en el futuro para la comunicación sistemática de operaciones, pero hasta que esto llegue se estará a lo determinado por el actual Reglamento y que he recordado en el apartado anterior.

Colaboración con la Comisión

Además de las comunicaciones singulares y sistemáticas que ya hemos analizado, en el anteproyecto se establece una colaboración expresa con la Comisión en su art. 21, que tiene un hondo calado operativo.

En la nueva ley se entenderá como colaboración el deber de los sujetos obligados de facilitar documentos y de informar a requerimiento de la Comisión, de sus Órganos y de las Autoridades que estén investigando el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo.

Los requerimientos deberán precisar con toda claridad:

Los aspectos que hayan de ser informados o la documentación que haya de ser aportada
El plazo en que hayan de ser atendidos.

Transcurrido el plazo para la remisión de la documentación o información requerida sin que ésta haya sido aportada o cuando se aporte de forma incompleta por omisión de datos que impidan examinar la situación en debida forma, se entenderá incumplida la obligación establecida en el Art. 21, lo que daría lugar a una infracción que será leve, grave o muy grave, en atención a lo que finalmente se sustancie en el procedimiento que se abra al respecto. (Podría considerarse una negativa o resistencia a proporcionar documentación o información).

En el caso de una investigación judicializada, la negativa o resitencia podría dar lugar a un delito.

El deber de Comunicación con la Comisión obligará a las entidades a hilar muy fino en la cofección de los manuales de procedimiento y sobre todo, como ya se indica en el Art. 21.2, a establecer en el marco de las medidas de control interno, sistemas que les permitan responder de forma completa y diligente a las solicitudes de información que les curse la Comisión, sus órganos u otras autoridades competentes, sobre si mantienen o han mantenido a lo largo de los diez años anteriores relaciones de negocios con determinadas personas físicas o jurídicas y sobre la naturaleza de dichas relaciones.

Fabián Zambrano Viedma

Responsable del Servicio

Nota de interés sobre las comunicaciones sistemáticas:

Según el Art. 7.2. del Reglamento de la anterior Ley que sigue vigente de forma transitoria, los sujetos obligados comunicarán mensualmente al Servicio Ejecutivo:

a) Las operaciones que lleven aparejado movimiento físico de moneda metálica, billetes de banco, cheques de viaje, cheques u otros documentos al portador librados por entidades de crédito, con excepción de las que sean objeto de abono o cargo en la cuenta de un cliente, por importe superior a 30.000 euros o su contravalor en moneda extranjera. Los sujetos obligados a los que se refiere el artículo 2.1.h) comunicarán al Servicio Ejecutivo las operaciones que lleven aparejado movimiento físico de moneda metálica, billetes de banco, cheques de viaje, cheques u otros documentos al portador por importe superior a 3.000 euros o su contravalor en moneda extranjera.
b) Las operaciones con o de personas físicas o jurídicas que sean residentes, o actúen por cuenta de estas, en territorios o países designados a estos efectos mediante orden del Ministro de Economía y Hacienda, así como las operaciones que impliquen transferencias de fondos a o desde dichos territorios o países, cualquiera que sea la residencia de las personas intervinientes, siempre que el importe de las referidas operaciones sea superior a 30.000 euros o su contravalor en moneda extranjera.
c) Cualesquiera otras operaciones que, a propuesta de la Comisión de prevención del blanqueo de capitales e infracciones monetarias, se recojan en las disposiciones de aplicación de este reglamento.

Cuando los clientes fraccionen una operación en varias para eludir lo dispuesto en este apartado, se sumará el importe de todas ellas y se procederá por los sujetos obligados a la comunicación de aquellas. En los casos en que cualquiera de las operaciones incluidas en este apartado presente indicios o certeza de estar relacionada con el blanqueo de capitales, se estará a lo dispuesto en el apartado anterior.

En todo caso, de no existir operaciones susceptibles de comunicación, los sujetos obligados comunicarán semestralmente esta circunstancia al Servicio Ejecutivo.

Para facilitar el tratamiento y la explotación de la información, la declaración de las operaciones que se señalan en este apartado se efectuará en el soporte y con el formato que determine el Servicio Ejecutivo, y se adoptarán las medidas necesarias que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal, de conformidad con lo prevenido en el artículo 9 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. (Modificado por RD 54/2005)

(Art. 7.3 del Reglamento de la anterior Ley y que sigue vigente de forma transitorial): Excepcionalmente, la obligación de comunicación a que se refiere el apartado anterior no será de aplicación cuando, por tratarse de operaciones relativas a clientes habituales y respecto de los que los sujetos obligados conozcan suficientemente la licitud de sus actividades, no concurran las circunstancias previstas en el apartado 1 anterior. En estos casos, el órgano de control interno aprobará previamente la relación de clientes objeto de excepción, y reseñará por escrito los motivos que la justifiquen. Asimismo, la Comisión de prevención del blanqueo de capitales e infracciones monetarias podrá acordar, de oficio o a instancia de uno o varios sujetos obligados, la no inclusión de determinados clientes o grupos de clientes dentro de las comunicaciones señaladas en el apartado 2, en las condiciones que establezca la Comisión en cada caso. (Modificado por RD 54/2005)

ABSTENCIÓN DE EJECUCIÓN DE OPERACIONES

2010-07-29T09:08:00.000+02:00

Abstención de ejecución: (Art. 19):

De las operaciones en las que exista indicio o certeza de que están relacionadas con el blanqueo de capitales y/o en la financiación del terrorismo.
De las operaciones en las que se muestre una falta de correspondencia ostensible con la naturaleza, volumen de actividad o antecedentes operativos de los clientes.

Los sujetos obligados se abstendrán de ejecutar cualquiera de estas operaciones, aún las meramente intentadas, si tras el examen especial de las mismas, se comprueba que pertenecen a cualquiera de las dos categorías señaladas.

La primera categoría de operaciones está definida con claridad, pero la segunda habrá que definirla y calibrarla en los sistemas de alerta para no perjudicar la agilidad de la actividad y no ralentizar el funcionamiento de las mesas de análisis encargadas del examen especial de operaciones.

Excepciones para la no abstención en la ejecución:

Cuando dicha abstención no sea posible
Cuando se pueda dificultar la investigación

En estos dos casos se podrán ejecutar las operaciones, pero efectuando inmediatamente una comunicación al SEPBLAC.

Podemos comprobar que en artículo 19 de la nueva Ley se introduce la matización que tuvo que ser incluida en el Reglamento de la Ley 19/1993, pero se añade una exigencia nueva a los sujetos obligados que tiene un evidente interés operativo:

“La comunicación al Servicio Ejecutivo de la Comisión deberá contener, además de la información, los motivos que justificaron la ejecución de la operación.”

Esta exigencia nueva no es baladí y arroja sobre las empresas una gran responsabilidad en la profesionalización de las personas que deberán encargarse del examen especial de operaciones, porque deberán razonar ante el SEPBLAC el por qué de la no abstención cuando ésta se produzca.

Las razones que justifiquen la no abstención en la ejecución de las operaciones, además de ser expuestas en el momento de la comunicación al SEPBLAC, formarán parte del expediente que se archive, que será confeccionado por los analistas que trabajen para el Órgano de Control en el EXÁMEN ESPECIALES DE OPERACIONES. También deberá archivarse la propia comunicación al SEPBLAC.

Prohibiciones relacionadas con las Medidas de Diligencia Debida:

IDENTIFICACIÓN FORMAL DE LOS CLIENTES

En la nueva Ley se fija de modo explícito que en ningún caso los sujetos obligados mantendrán relaciones de negocio o realizarán operaciones con personas físicas o jurídicas que no hayan sido debidamente identificadas. (Art. 3.1)

La nueva Ley admite, con todo, que en el supuesto de no se pueda comprobar la identidad de los intervinientes mediante documentos fehacientes en un primer momento, se podrá contemplar lo establecido sobre las relaciones de negocio y operaciones no presenciales del Art. 12, y que ya analicé en una entrada anterior. En estos casos, las medidas normales de diligencia debida se convierten en medidas reforzadas.

En particular quedará prohibida, sin la diligencia debida en la identificación:

La apertura, contratación o mantenimiento de cuentas, libretas, activos o instrumentos numerados, cifrados, anónimos o con nombres ficticios. (Art. 3.1)

La identificación formal de los clientes es un tema que ya tratamos en una entrada anterior, en la que justificábamos que esta diligencia, desde el punto de vista operativo, está fuera de las responsabilidades directas de los órganos internos de prevención del blanqueo, pues cae directamente bajo la esfera de responsabilidad de los que se dedican de alguna forma al análisis del riesgo operacional.

Y sin embargo, de las medidas que tome cada empresa para asegurar adecuadamente la identificación de los clientes mediante documentos fehacientes, depende la abstención o no en la ejecución de operaciones y el mantenimiento de las relaciones de negocio, en cumplimiento de la legislación de prevención del blanqueo, con las responsabilidades que se derivarían de un posible incumplimiento.

Por este motivo considero que, junto con el Órgano de Control, otros departamentos dentro de la empresa también están implicados de forma proactiva en la prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, y por tanto, están obligados a justificar internamente la modificación de aquellas políticas comerciales que no aseguren debidamente la identificación de los clientes y, asimismo, a propiciar el uso de los instrumentos tecnológicos necesarios para evitar la usurpación de la identidad.

RESTANTES MEDIDAS DE DILIGENCIA DEBIDA

Identificación del titular real:

No se podrán establecer o mantener relaciones de negocio (Art. 4.4.)

Con personas jurídicas cuya estructura de propiedad o de control no pueda determinarse. En sociedades cuyas acciones estén representadas mediante títulos al portador se aplicará la prohibición siempre que el sujeto obligado no pueda determinar por otros medios la estructura de propiedad o de control.

En aquellas operaciones en las que sea necesario la identificación del titular real, o la averiguación del propósito e índole de la relación de negocio o el seguimiento continuo de la relación de negocios (restantes medidas de diligencia debida), cuando alguna entidad aprecie la imposibilidad de su cumplimiento, deberá poner fin a las mismas, procediendo a realizar el examen especial de operaciones. (Art. 7.3)

La abstención y no abstención de operaciones, respectivamente para los notarios y los registradores

Por las consecuencias operativas que pueden derivarse para nuestras empresas, hago seguidamente una mención a la abstención de ejecución de operaciones de notarios y registradores.

Abstención para los notarios:

Los notarios se abstendrán de autorizar o intervenir los actos o negocios jurídicos en que se aprecie indicio manifiesto de simulación o fraude de ley.

También se entenderá por justa causa para la negativa a la autorización del notario o su deber de abstención, la presencia en la operación de varios indicadores de riesgo de los señalados por el órgano centralizado de prevención. (Art. 19.2)

No abstención para los registradores:

La nueva ley obliga a los registradores a inscribir aunque alguno de los sujetos obligados no haya cumplido con su obligación de abstención, precisamente para que conste de forma fehaciente la prueba registrar del hecho y del incumplimiento. (Art. 19.2)

La abstención en la corresponsalía bancaria transfronteriza

Aunque no afecta directamente a las entidades que se dedican a la financiación del consumo, voy a terminar el tema de la abstención de ejecución de operaciones con la referencia a otros supuestos que tienen que ver con la corresponsalía bancaria transfronteriza y que están relacionados con las medidas reforzadas de diligencia debida.

Las entidades de crédito no establecerán o mantendrán relaciones de corresponsalía con bancos pantalla o con bancos que se conoce permiten el uso de sus cuentas por bancos pantalla. (Art. 13.2.)

Tampoco les está permitido a las entidades de crédito establecer o mantener relaciones de corresponsalía que permitan ejecutar operaciones, directamente o través de una subcuenta, a los clientes de la entidad de crédito representada. (Art. 13.3)

Consecuencias del incumplimiento de la obligación de abstención de ejecución de operaciones

Constituirá una infracción grave (Art. 52.i) el incumplimiento de la obligación de abstención de ejecución de operaciones, en los términos del artículo 19.

Considero interesante recordar, por una sola vez y aunque sea en este tema de la abstención las:

Sanciones por infracciones graves. (Artículo 57)

Por la comisión de infracciones graves se podrán imponer las siguientes sanciones:

a) Amonestación privada.
b) Amonestación pública.
c) Multa cuyo importe mínimo será de 60.001 euros y cuyo importe máximo podrá ascender hasta la mayor de las siguientes cifras: el 1 por 100 del patrimonio neto del sujeto obligado, el tanto del contenido económico de la operación, más un 50 por 100, o 150.000 euros.

La sanción prevista en el párrafo c), que ha de ser obligatoria en todo caso, se impondrá simultáneamente con alguna de las previstas en los párrafos a) o b).

Además de la sanción que corresponda imponer al sujeto obligado por la comisión de infracciones graves, se podrán imponer una o varias de las siguientes sanciones a quienes, ejerciendo en el mismo, cargos de administración o dirección, fueran responsables de la infracción:

a) Amonestación privada.
b) Amonestación pública.
c) Multa a cada uno de ellos por un importe mínimo de 3.000 euros y máximo de hasta 60.000 euros.
d) Suspensión temporal en el cargo por plazo no superior a un año.

La sanción prevista en el párrafo c), que ha de ser obligatoria en todo caso, se impondrá simultáneamente con alguna de las previstas en los párrafos a), b) o d).

En el caso de incumplimiento de la obligación de declaración establecida en el artículo 34 se impondrá la sanción de multa cuyo importe mínimo será de 600 euros y cuyo importe máximo podrá ascender hasta el duplo del valor de los medios de pago empleados.

Fabián Zambrano Viedma

Responsable del Servicio

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

2010-07-27T10:52:00.000+02:00

Plazo de conservación: Diez años (10) (Art. 25.1 de la Ley 10/2010)

Inicio del plazo de conservación:

Documentos relativos a la aplicación de la diligencia debida: Desde la terminación de la relación de negocios o la ejecución de la operación.
Documentos relativos a las operaciones y registros: Desde la ejecución de la operación o la terminación de la relación de negocios.

Documentos justificativos que hay que conservar:

Documentos relativos a la aplicación de la diligencia debida: En copia

Los relativos a la identificación formal, en todos los casos.
Los relativos a la identificación del titular real, en los casos en los que sea necesaria.
Los relativos a la averiguación del propósito e índole de la relación de negocios, en los casos en los que sea necesario.
Los relativos al seguimiento continuo de la relación de negocios, en los casos en los que sea necesario.

Documentos relativos a las operaciones y registros: En original o copia con fuerza probatoria

Los relativos a las operaciones.
Los relativos a las personas que intervienen en las mismas.
Los relativos a las relaciones de negocio

Autoridades que pueden exigirnos esta documentación

Servicio Ejecutivo de la Comisión (SEPBLAC)
Autoridades competentes en toda investigación o análisis en materia de posibles casos de blanqueo de capitales o de financiación del terrorismo

Sistema de archivo

El almacenamiento de la documentación relativa a la identificación formal de los clientes (Art. 3.2.), con las excepciones que se determinen reglamentariamente, se hará en:

Soportes ópticos, magnéticos o electrónicos que garanticen:

La integridad de la documentación
La correcta lectura de los datos
La imposibilidad de manipulación
La adecuada conservación y localización

En todo caso, el sistema de archivo de los sujetos obligados deberá asegurar la adecuada gestión y disponibilidad de la documentación, tanto a efectos de control interno, como de atención en tiempo y forma a los requerimientos de las autoridades.

La Disposición final séptima de la nueva Ley determina que la entrada en vigor de la obligación de almacenar las copias de los documentos de identificación en soportes ópticos, magnéticos o electrónicos, establecida en el Art. 25.2. entrará en vigor a los dos años de entrada en vigor de la nueva Ley.

Comentarios operativos sobre el tema

En la nueva ley de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo se eleva la obligación de conservación de los documentos a diez años. La Directiva exige una conservación mínima de la documentación de cinco años, por lo que la Ley española es mucho más exigente.

Desde el punto de vista operativo, al margen del número de años que se establezca para el archivo de los documentos, lo realmente novedoso es la obligación de conservar una copia de los documentos de identificación formal de los clientes en soportes ópticos, magnéticos o electrónicos que garanticen su integridad, la correcta lectura de los datos, la imposibilidad de manipulación y su adecuada conservación y localización.

Para todos los documentos, el sistema de archivo ha de asegurar la apropiada gestión y disponibilidad de la documentación, tanto a efectos de control interno, como de atención en tiempo y forma a los requerimientos de las autoridades.

Es cierto que hay un número creciente de nuestras empresas que están impulsando el desarrollo de los expedientes electrónicos y propiciando la copia electrónica de aquellos otros que se generan actualmente en papel, pero la exigencia legal de la nueva ley, supondrá un camino sin retorno en la informatización documental de nuestra actividad referida a la identificación formal de los clientes, puesto que las entidades financieras no quedarán excepcionadas de esta obligación en el futuro Reglamento.

Antes de que llegue a ser efectiva esta exigencia legal, que como hemos indicado será dentro de dos años, las entidades que lo necesiten deberían comenzar a estudiar algún sistema de archivo informático que asegurase la apropiada gestión y disponibilidad de toda la documentación en formato electrónico, tanto a efectos de control interno, como de atención en tiempo y forma a los requerimientos de las autoridades, y no sólo la referida a la identificación formal de los clientes.

Los procesos de modernización que tengamos que afrontar para adaptarnos a la nueva legislación deberían servirnos para optimizar nuestra propia actividad de negocio y por ende, nuestras estructuras de prevención del fraude, cuya modernización, por no ser obligatoria legalmente, siempre ha quedado supeditada a otras prioridades dentro de nuestras empresas.

En la prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo cada empresa se juega su prestigio reputacional, y la posibilidad de incurrir en responsabilidades muy graves que podrían afectar a los altos directivos.

Alguien podría pensar que la nueva legislación sobre blanqueo presionará abusivamente sobre la iniciativa de organización que deberían disfrutar las entidades. Pero este pensamiento no deja de ser una visión no histórica del devenir de las empresas capitalistas, que desde siempre están recibiendo recortes en su actividad por parte de los Estados, mediante todas las leyes que las afectan y a través de los órganos de supervisión que se han ido creando para controlar su funcionamiento.

La prevención del blanqueo de capitales es el último fenómeno mundial de este control, junto con las normas que van a imponerse en breve a la actividad financiera como consecuencia de la reciente crisis económica internacional y que serán propiciadas por los EE.UU, como así sucedió con la seguridad aérea. Y es que la prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo es una cuestión supranacional a la que España ha de adaptarse irremisiblemente, acomodando sus leyes al nuevo campo de operaciones que ya está perfilado en el ámbito internacional.

Para aceptar esta realidad, hemos de elevarnos sobre nuestra propia visión empresarial y conocer en profundidad el funcionamiento, en la estructura financiera internacional, del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, y la dificultad que conlleva su investigación dentro de un Estado de Derecho, donde resulta fundamental la preservación de las pruebas incriminatorias.

La nueva legislación que ha transpuesto la Directiva comunitaria, en el tema relativo a la conservación de los documentos, obligará a revolucionar los actuales sistemas de archivo documental de muchas empresas. Con esta legislación se ha iniciado un proceso de “compliance” similar al que supuso para nuestras entidades la legislación sobre protección de datos de carácter personal.

En el control de esta nueva legalidad no sólo estará el SEPBLAC, sino también los propios Tribunales de Justicia y las restantes autoridades que investiguen el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo.

Todos ellos nos exigirán en tiempo y forma la documentación justificativa de la identificación de los clientes y de las operaciones, por lo que si la nueva ley nos obliga a conservar la identificación formal de los clientes en formatos ópticos, magnéticos o electrónicos de fácil acceso, ha llegado el momento de plantear la posibilidad de ir adaptando el mismo procedimiento para el resto de la documentación.

Esta decisión estratégica de creación de expedientes electrónicos nos obliga a cambiar muchos de los protocolos que tenemos establecidos sobre comercialización, autentificación y archivo, y como contrapartida, nos permitirá exigir también, a través de nuestras Asociaciones profesionales, cambios legislativos sobre algunos procedimientos que encorsetan actualmente nuestra actividad, como por ejemplo la obligación de efectuar los contratos financieros en papel.

Fabián Zambrano Viedma

Responsable del Servicio

EXAMEN ESPECIAL

2010-07-26T17:16:00.002+02:00

En la actual ley de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo se copia prácticamente el texto del Reglamento de la anterior Ley para definir el “Examen especial", que en la nueva Ley pasa a formar parte del capítulo III, que trata “de las obligaciones de información”.

En esta entrada me gustaría profundizar sobre la aplicación práctica del examen especial y, para ello me basaré en lo que al efecto se establece en el Reglamento de la Ley anterior, que aún sigue vigente así como sus normas de desarrollo, en cuanto no resulte incompatible con la nueva Ley, según se dispone en su Disposición transitoria primera.

Todo lo especificado en el Reglamento sobre examen especial de operaciones es obligatorio con la nueva Ley.

En el Reglamento aún vigente se exige lo siguiente para el examen especial (Art. 5.1):

Un manual de procedimientos, y
El conocimiento de las operaciones que, por su naturaleza, puedan estar aparentemente vinculadas al blanqueo de capitales.

Según este artículo, queda bajo la responsabilidad de cada sujeto obligado la determinación de las operaciones que serán objeto de examen especial. Estas operaciones deberán constar explícitamente en el manual interno de procedimiento.

Estas exigencias aparecen, como he indicado, en el Art. 17 de la nueva Ley, en donde el examen especial tiene que se concretado dentro de las medidas de control interno (manuales de procedimientos), en los que se incluirá también la elaboración y difusión entre directivos, empleados y agentes de una relación de operaciones susceptibles de estar relacionadas con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo.

Según el Art. 17, los sujetos obligados examinarán con especial atención cualquier hecho u operación, con independencia de su cuantía, que, por su naturaleza, pueda estar relacionado con el blanqueo de capitales o la financiación de terrorismo, reseñando por escrito los resultados del examen. En particular, los sujetos obligados examinarán con especial atención toda operación o pauta de comportamiento compleja, inusual o sin un propósito económico o lícito aparente, o que presente indicios de simulación o fraude.

Cada entidad sujeto obligado, tendrá que hacer un examen especial de las operaciones que haya seleccionado dentro de su propia actividad, como de riesgo de blanqueo o de financiación del terrorismo.

Pero también deberá considerar como operaciones de riesgo de blanqueo o de financiación del terrorismo, aquellas cuya pauta de comportamiento sea compleja, inusual o sin un propósito económico o lícito aparente, o que presenten indicios de simulación o fraude.

El riesgo de blanqueo y de financiación del terrorismo es el criterio que ha ido apareciendo en los temas que ya hemos desarrollado en las entradas anteriores, como por ejemplo, el “Conocimiento de los Clientes” o el tratamiento de las “Personas con Responsabilidad Pública”.

Este mismo criterio es el que la nueva Ley establece para exigir el examen especial, que como exámen está plenamente integrado en la prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.

Ficheros centralizados de prevención del fraude

Pudiera suceder que para el estudio de estas operaciones consideradas de riesgo, los sujetos obligados necesitaran acceder a ficheros centralizados de prevención del fraude para los que sea necesario el consentimiento y éste no lo tuvieran.

Según en Artículo 33.3 de la Ley 10/2003, en aquellas operaciones de riesgo de blanqueo que estén referenciadas en el manual interno de procedimiento de cada sujeto obligado, o sean operaciones o pautas de comportamiento complejas, inusuales o sin un propósito económico o lícito aparente, o que presenten indicios de simulación y fraude, las personas que integren el Órgano de Control Interno o las unidades técnicas de prevención del blanqueo de los sujetos obligados podrán acceder a bases de datos centralizadas de prevención del fraude reguladas por el consentimiento, sin necesidad de poseer este consentimiento.

La justificación de que se ha actuando de conformidad con la legislación de prevención del blanqueo quedará salvaguardada, frente a terceros con competencia en el control de la protección de los datos de carácter personal. mediante las siguientes pruebas:

Que la operación esté especificada como de riesgo de blanqueo o de financiación del terrorismo en el manual de procedimiento interno.
Que la operación o pauta de comportamiento analizada sea compleja, inusual o sin un propósito económico o lícito aparente, o que presente indicios de simulación y fraude.
Que esté abierto un expediente en el que conste por escrito el resultado del examen especial de la operación.

El Consentimiento para el tramiento de datos para el cumplimiento de las obligaciones de información

Según el Art. 32. 2, se contempla que no será necesario el consentimiento para el tratamiento de datos para el cumplimiento de las obligaciones de información expecificadas en el Capítulo III de la nueva Ley, ni para la comunicación de información entre entidades financieras, si esta información está referida a un mismo cliente y a una misma operación, y si la información que se intercambia se utiliza exclusivamente a efectos de la prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.

PARA EL RESTO DE OPERACIONES SÍ SERÁ NECESARIO EL CONSENTIMIENTO.

Este criterio debería ser también válido para la verificación de datos en los ficheros públicos, por lo que nuestras entidades deberían negociar esta posibilidad con la Administración para facilitar así el cumplimiento de la legislación de prevención del blanqueo.

En la actualidad, únicamente pueden verificarse datos en la Tesorería General de la Seguridad Social a través de VEDACON (ASNEF) y de SVFI (AEB, CECA, UNACC), pero por ahora la posibilidad de acceso sin consentimiento está descartada en los Convenios de Colaboración firmados entre la TGSS y las entidades financieras.

Con la nueva Ley se podría negociar con la Tesorería General de la Seguridad Social la verificación de datos sin consentimiento para las operaciones de riesgo de blanqueo o de financiación del terrorismo, aunque éste es un tema delicado, que segúramente va a exigir el consentimiento.

Para el resto de las operaciones será necesario el consentimiento, especialmente para operaciones diferentes de la prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.

Elaboración de los manuales de procedimiento

En el apartado anterior he indicado que el riesgo de blanqueo deberá ser determinado por cada entidad y concretado en su manual de procedimiento.

En el Art. 17 de la nueva Ley de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo se dan las pautas que las entidades deberán seguir para determinar el riesgo en las operaciones:

La elaboración y difusión entre los directivos y empleados de una relación de operaciones susceptibles de estar relacionadas con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo.
La periódica revisión de tal relación.
La utilización de aplicaciones informáticas apropiadas, teniendo en cuenta el tipo de operaciones, sector de negocio, ámbito geográfico y volumen de la información.

Con la nueva ley cada sujeto obligado diseñará, como sucedía con la anterior Ley, su propio manual de procedimientos que contendrá aquellas operaciones que, bien fundamentadas, estime que deban pasar a un análisis especial, por ser susceptibles de estar relacionadas con el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo.

Quiero señalar que en según se afirma en el Art.ículo 17, “reglamentariamente, podrán determinarse las operaciones que serán en todo caso objeto de examen especial por los sujetos obligados”

Teniendo en cuenta que el Reglamento de la anterior Ley sigue en vigor, estarán dentro de las operaciones reglamentadas que ya son objeto de este examen, las que se incluyen en el Art. 5.2., del Reglamento, pero que no se enumeran en el texto de la nueva Ley para que no aparezca éste tan reglamentario, y son las siguientes:

Cuando la naturaleza o el volumen de las operaciones activas o pasivas de los clientes no se corresponda con su actividad o antecedentes operativos.
Cuando una misma cuenta, sin causa que lo justifique, venga siendo abonada mediante ingresos en efectivo por un número elevado de personas o reciba múltiples ingresos en efectivo de la misma persona.
Los movimientos con origen o destino en cuentas ubicadas en territorios o países a que se refiere el artículo 7.2 b) del Reglamento.
Las transferencias que reciban o en las que intervengan en las que no se contenga la identidad del ordenante o el número de la cuenta origen de la transferencia.
Los tipos de operaciones complejas, inusuales o que no tengan un propósito económico o lícito aparente que establezca la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias. Estas operaciones serán objeto de publicación o comunicación a los sujetos obligados, directamente o por intermedio de sus asociaciones profesionales.

Y las específicamente enumeradas en el Artículo 17 de la Ley 10/2010, a saber:

Cualquiwer hecho u operación, con independencia de su cuantía, que por su naturaleza, pueda estar relacionado con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo.
Las operaciones o pautas de comportamiento complejas, inusuales o sin un propósito económico o lícito aparente, o que presenten indicios de simulación o fraude.
Las operaciones que, en relación con las actividades señaladas en el Artículo 1, muestren una falta de correspondencia ostensible con la naturaleza volumen de actividad o antecedentes operativos de los clientes, siempre que en el examen especial previsto en el Artículo 17, exista indicio o certeza de que está relacionado con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo.

Estructura de investigación del blanqueo de capitales

La libertad de creación de los Manuales de Procedimiento va a suponer para las entidades un mayor coste con la entrada en vigor de la nueva ley, porque al mismo tiempo deberán poseer una estructura de investigación del blanqueo. Pero este coste podría reducirse mediante la colaboración entre las empresas de un mismo sector de actividad para abordar conjuntamente los siguientes trabajos:

Relación de operaciones susceptibles de estar particularmente vinculadas con el blanqueo de capitales, por cada Sector de actividad.
Revisión periódica de tal relación.
Utilización de aplicaciones informáticas comunes para realizar el análisis.
Confección de un Manual de procedimientos homogeneizado para cada Sector de actividad, que sería personalizado posteriormente por cada una de las entidades.

El sistema de colaboración que propongo, además de suponer importantes ahorros, ofrecería a las entidades una gran seguridad jurídica en la definición de aquellas operaciones relacionadas con su actividad que “aparentemente pudieran estar vinculadas al blanqueo de capitales o a la financiación del terrorismo.”

Este sería un trabajo en el que deberían estar involucrados todos los departamentos y no sólo los órganos de control y comunicación de prevención del blanqueo de capitales, porque si no fuera así no tendría objeto el mandato legal de difusión entre los directivos y empleados de una relación de operaciones susceptibles de blanqueo para que los alerte en su operativa diaria. La nueva normativa de prevención del blanqueo exige a las empresas que sean proactivas en esta materia y por eso involucra a todo el personal de las mismas en la prevención.

Fabián Zambrano Viedma

Responsable del Servicio